Checkliste: Virtuelle Meetings halten

Vielleicht sind Web-Konferenzen deswegen (noch?) effizienter, weil sie (noch?) besser vorbereitet werden. Damit das möglichst lange so bleibt, hier eine kleine Checkliste für Web-Collaboration (womit die wesentlichen Begriffe erwähnt wären :

1. Vorbereitung:
* Bedienung und Funktionalität des Systems kennen lernen. Rumpfriemeln während der Moderation ist extrem störend.
* Einladung und Agenda zum Meeting rechtzeitig ankündigen.
* Spätestens 24 Stunden vor dem Meeting: Link und kurze Beschreibung für das Einloggen verschicken.
* Verfügbarkeit des Systems vor Beginn des Meetings checken.

2. Durchführung:
* Der Moderator kommt selbstverständlich als erster.
* Lächeln. Gleicher Effekt wie beim Telefonieren – man hört es.
* Es gibt keine Körpersprache in virtuellen Meetings. Formulierungen also besser überlegen!
* Den Zeigefinger sieht man nur selbst. Also verbal ankündigen, worüber man spricht.
* Vorsicht bei Headsets mit Mikro direkt vor dem Mund: jedes Schnaufen und Räuspern wird lautstark übertragen…
* Zu Beginn: Die Teilnehmer kurz vorstellen. Schafft Awareness. Man sieht sich schliesslich nicht persönlich.
* “Digital Drifters”. So nennt man die Teilnehmer, die zwischendruch “weg” sind, was man aber nicht wie gewohnt mitbekommt. Feedbackmöglichkeiten einfordern, nutzen und beachten.
* Fragen zulassen und zeitnah darauf eingehen.
* Hilfreich ist, wenn es einen technischen und einen inhaltlichen Moderator gibt. Alles in einer Person ist schaffen nur erfahrene Moderatoren. Besonders wertvoll ist das bei technischen Problemen bei einem Teilnehmer. So kann die Besprechung für die anderen weitergehen.

3. Und danach:
* Diskussionprotokolle generieren und verteilen.
* ToDo’s separieren und verteilen.
* Aktuelle Versionen der bearbeiteten Dokumente verteilen.
* Garniert mit einem “Danke” an die Teilnehmer.
* Der Moderator geht als letzter.

Wenn jetzt noch Stimmung und Ergebnis gut waren, dann machen die Teilnehmer gerne wieder mit.

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