Was kann denn Ihre Aufgabenliste?

Es gibt viele Konzepte um seine Aufgaben zu verwalten. Aktuell dreht das Konzept “Getting Things Done”:http://de.wikipedia.org/wiki/GTD von David Allen berechtigter Weise die Runde.

Das Buch “Zeitmanagement mit Microsoft Outlook”:http://www.work-innovation.de/blog/2005/12/22/zeitmanagement-mit-outlook/ von Lothar Seiwert, Holger Wöltje und Christian Obermayr habe ich vor einiger Zeit schon vorgestellt. Ich verwende Outlook auf dem PC, laufend synchronisiert mit meinem “SmartPhone”:http://www.worldofi.de/HWTests/qtek8310.htm.

Also, meine funktioniert so:

* Kategorisierung der Aufgaben und Darstellung nach drei Hauptkategorien (Business Development, Projekte, Verwaltung).
* Zusätzliche Kategorie “Actionlist” für schnell zu erledigende Aufgaben. Wenn ein paar Minuten Zeit sind und es für aufwändigeres nicht reicht.
* Zusätzliche Kategorie “Irgendwann” für nicht dringliche Jobs, die ich aber nicht aus den Augen verlieren möchte.
* Aufgaben haben drei, auf einen Blick erfassbare, Wichtigkeiten: Hoch, normal, niedrig. Diese sind gleichzeitig das zweite Sortierkriterium (absteigend).
* Es gibt ein benutzerdefiniertes Feld “TP”, TagesPrioritäten, in welches ich am Abend oder am Morgen die maximal fünf Aufgaben eintrage (absteigend von 1 bis 5), die mir wichtig sind. Diese will ich an diesem Tag möglichst erledigt haben, beginnend mit der Nummer 1. Das ist die Basis für meine Tagesplanung und wird jeden Tag neu gemacht. Schnell und unkompliziert.
* Projekte haben ein Präfix, meist ein Projektkürzel. Innerhalb der Kategorien sind die Aufgaben als erstes Sortierkriterium aufsteigend nach Betreff und damit nach diesem Präfix sortiert. Das ist platzsparend und reicht für meine Ansprüche noch aus. Alternativ gäbe es pro Projekt eine eigene Kategorie mit Sortierung nach Wichtigkeit.
* Es werden natürlich nur die noch nicht erledigten Aufgaben angezeigt.
* Die Aufgabenliste ist im Outlook neben dem Kalender.

So habe ich schon mal alle Aufgaben übersichtlich und zusammengehörig erfasst. Nun haben Aufgaben die hervorstechende Eigenschaft, dass sie irgendwann fällig werden. Und dass man in einer Vielzahl von Aufgaben das schon mal übersieht. Da ich Erinnerungsfenster nicht mag, lasse ich mir die Aufgaben farblich darstellen:

* Aufgaben, die einen Eintrag im benutzerdefinierten Feld “TP” haben, also meine Tagesplanung, ist blau mit fetter Schrift dargestellt. So habe ich sie immer im Blick und sehe auch aus dem Augenwinkel, was ich schon geschafft habe. Das erleichtert mir die Konzentration auf das Wesentliche.
* Aufgaben, die innerhalb der nächsten Woche fällig werden, werden schwarz (Standardfarbe) und fett dargestellt. Damit hab ich die schon mal im Blickfeld.
* Aufgaben, die morgen oder heute fällig sind, werden dunkelrot und fett dargestellt. Schon mal ein Warnfarbe, die ins Auge fällt.
* Ist mir was terminiertes durch die Lappen gegangen, also überfällig, dann wird aus dem dunkel- ein grelles hellrot. Kommt immer weniger vor.
* Brauche ich für eine Aufgabe Zeit und Ruhe, wird sie per drag-and-drop im Kalender terminiert und als “gebucht” markiert. Das führt dazu, dass sich das Telefon automatisch stumm schaltet.

Dieses System erleichtert es mir

* die einfache und effiziente “Eisenhower-Methode”:http://de.wikipedia.org/wiki/Zeitmanagement#Eisenhower_Methode umzusetzen.
* eine effiziente Tagesplanung nach dem Grundgedanken der 25.000 $-Methode (pdf, 160 KB) durchzuführen.
* Aufgaben zu terminieren und auf einen Blick die Fälligkeiten visuell zu erfassen. Mit visuellem Countdown.
* Weder wichtige, noch dringende, dafür aber interessante Aufgaben sind separat und doch integriert erfasst.
* Alle Aufgaben, genauso wie den Kalender und die Kontakte, in einem kompakten Gerät dabei zu haben (eines, das man eh immer dabei hat). Fällt eine neue an, dann wird sie direkt in diesem System ohne aufwändige Nacharbeit erfasst. Erledigt sich etwas unterwegs, dann wird es gleich abgehakt. Telefoniert wird über ein Bluetooth-Headset, so dass der Zugriff auf Aufgaben und Kalender auch während eines Telefonates kein Problem ist.

Als Kalender auf dem Smartphone setze ich nicht den Standard-Kalender ein sondern das viel leistungsfähigere und flexiblere “Papyrus”:http://www.sbsh.net/products/papyrus/. Mit dem Plugin “Facade”:http://www.sbsh.net/products/facade/ für den Heute-Screen des Smartphones habe ich die nächsten Termine auf einen Blick sichtbar.

Mal sehen, was es noch alles zu optimieren gibt. Man kann da schon Zeit versenken gut anlegen.

1. Neues Performancetool: Logitech io2 Pen