In letzter Zeit mehren sich die Gespräche über die Rolle des Büros als Arbeitsumgebung bei der aktiven Gestaltung der täglichen Arbeit. Typische Anlässe sind noch Umzüge und Neubauten. Verstärkt allerdings auch die Erkenntnis, dass die traditionellen Bürostrukturen nur noch selten auf die modernen Anforderungen passen: “Da muß doch was zu holen sein”.

Fünf Anregungen, um intensiver über die Rolle des Büros für die Organisationsgestaltung nachzudenken:

1. Flexibilität bei organisatorischen Veränderungen: Organisatorische Änderungen sind heute an der Tagesordnung. Häufig findet man in Unternehmen Situationen vor, wo diese nicht oder nur unvollständig in die Belegungssituation umgesetzt sind. Nach einer Umorganisation sitzen dann plötzlich die Abteilungen nicht mehr zusammen, sind über die Stockwerke verstreut und kennen sich nur flüchtig. Der logistische Aufwand ist zu hoch und die nächste Umorganisation kommt ja eh bald. Wie kann man das lösen? Eine Ausstattung, sowohl des Arbeitsplatzes als auch der Technik, die auf den schnellen Umzug vorbereitet sind. Best Practice: In 15 Minuten an einem neuen Arbeitsplatz vollständig arbeitsfähig sein. Nicht schwer, nur selten realisiert.
2. Kommunikation fördern: Innovation genauso wie Problemlösung benötigt das “miteinander Reden”. Nicht immer kann und muß das als Meeting geplant werden, sehr häufig ist spontan und informell zielführender. Wie kann man das abbilden? Zum Beispiel über offene Kommunikationspunkte an Schnittstellen, die alles bereit halten, was zur Arbeit benötigt wird. Oder über Kaffeeküchen, die vom lieblosen Schattendasein am Ende des Ganges erlöst werden und zentral mit hoher Begegnungsqualität aktiv eingesetzt werden. Inklusive der dann notwendigen anderen Art der Mitarbeiterführung.
3. Prozesse optimieren, Wege verkürzen: Hundert Meter Laufweg und zwei Stockwerke entfernt sitzt die Kollegin, die für den Vorgängerschritt im Prozess zuständig ist. Ein Problem taucht auf, man müßte “nur” kurz bei ihr vorbei laufen. Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass das passiert? Oder doch eine E-Mail geschrieben wird. Und nach der Antwort nochmal rückgefragt werden muß. Wäre man kurz persönlich vorbei gegangen, wäre es schnell erledigt. So hat man Liegezeiten und Reibungsverluste. Wie wenig Kommunikation über Distanzen im Büro funktioniert beschreibt dieser Blogbeitrag. Lohnenswert wäre es zu überlegen, ob durch eine räumliche Nähe hier Verbesserungen erreicht werden können. Das ist mit Knobeleien verbunden, die sich lohnen.
4. Kreative Lösungen fördern: Wie läuft ein kreativer Prozeß? Nach dem man sich über ein Problem bewußt wurde, wird dieses intensiv bearbeitet und diskutiert. Während der sogenannten Inkubationsphase arbeitet das Unterbewusstsein am Problem, das neue Wissen über das Problem wird mit Erfahrungswissen verknüpft. Dies passiert in Entspannungsphasen, z.B. beim Sport, an der roten Ampel oder unter der Dusche. Ergebnisse sind die sogenannten Geistesblitze, welche einem der Lösung näher bringen. Diese wiederum werden validiert und diskutiert bevor sie dann umgesetzt werden. Rhetorische Frage: Unterstützen die traditionellen Büros diesen Prozess optimal? Vielleicht noch bei der Problemfindung und der Recherche, bereits bei der Diskussion von Aufgabe und Lösungsansätzen mit anderen sind sie oft kontraproduktiv. Für Inkubation und Geistesblitze sind traditionelle Büros nicht die richtige Umgebung. Allerdings existieren gute Ansätze, diese Kreativitätsphasen durch einen Mix von Arbeitsmöglichkeiten sehr gut zu unterstützen. Vom ruhigen Arbeitsplatz für die Konzentration über gute Kommunikationszonen bis hin zu “spinnerten” Flächen in guten Kreativräumen.
5. Schwachstellen auflösen: Probleme und Fälle werden “über die Mauer gekippt”, die Stimmung untereinander ist nicht optimal, das Verständnis für den gesamten Prozess ist nicht ausgeprägt, die rechte Hand weiß nicht, was die linke tut. Situationen, die Zeit kosten und für das Ergebnis nicht förderlich sind. Aber häufig so lange erduldet werden, bis man sich daran gewöhnt hat. Begünstigt wird das durch trennende Bürostrukturen die es ermöglichen, sich aus dem Weg zu gehen. Anstehende Umzüge und Neubauten bieten den in solchen Situationen häufig notwendigen Event um hier Verbesserungen einzuleiten. Durch die gezielte Gestaltung des neuen Arbeitsumfeldes und den begleitenden Change Management-Prozess (der übrigends bei allen hier diskutieren Punkten sehr zu empfehlen ist).

Was bedeutet das jetzt? Ein Handwerker hat für verschiedene Tätigkeiten darauf optimierte Werkzeuge im Koffer. Dagegen verfügen Büroarbeiter heute häufig einen sehr eingeschränkten Werkzeugsatz. Meist einen Schreibtisch und dazu Besprechungsräume. Beides notwendig. Bessere Ergebnisse werden jedoch erzielt, wenn für die unterschiedlichen Anforderungen optimierte Arbeitsumgebungen zur Verfügung stehen. Büroplanung nicht nur unter Flächengesichtspunkten, sondern als ein – nicht unwichtiger – Teil des Werkzeugsatzes und als Gestaltungselement für bessere Gesamtergebnisse.