Immer noch sind E-Mails das Kommunikationsmedium Nummer 1. Immer wieder hört man die Klagen, dass E-Mails ineffizient sind. Das liegt zu einem grossen Teil auch daran, wie wir mit dem Medium umgehen. Die nachfolgende Checkliste kann Ihnen einige Hinweise zur Optimierung geben:

Ziel

• Eine einfache Frage: Wäre ein Telefonat nicht schneller und zielführender? Wenn ja: Keine Mail schreiben.
• Genau 1 Ziel pro Mail. Das erleichtert die Bearbeitung.
• Möglichst wenige Fragen und ToDo’s pro Mail. Geht es Ihnen auch so, dass Sie auf die zweite und dritte Frage häufig gar keine Antwort mehr erhalten?
• Keine Mail um der Mail willen schreiben. Ist der Inhalt der Mail für eine gemeinsame Sache wichtig?
• Informieren Sie, aber erzählen Sie keine langen Geschichten. Zu langen Geschichten schmeckt ein gemeinsamer Kaffee oder ein Glas Bier oder Wein.
• Bei emotionalen Mails hat es sich bewährt, die alte Bundeswehr-Regel zu berücksichtigen: Erst eine Nacht drüber schlafen.
• Manchmal empfiehlt es sich – und ist höflich – zunächst nach der Erlaubnis zu fragen bevor man lange Texte oder Anhänge schickt.
• Eine E-Mail ist nicht das geeignete Werkzeug um einen anstrengenden oder unangenehmen persönlichen Kontakt zu vermeiden.
• Vereinbaren Sie im Team einen Service-Level für die Beantwortung von Mails. Meistens reicht es, innerhalb eines Arbeitstages eine Antwort zu haben.
• Nutzen Sie den Marker für “Wichtigkeit hoch” mit Bedacht. Bei inflationärer Verwendung glaubt das ohnehin niemand. Bei gezielter Verwendung könnte der Merker zum Beispiel bedeuten, dass eine Antwort schneller als beim vereinbarten Service-Level erwünscht ist. Allerdings könnte man in diesem Fall auch zum Telefon greifen.
• Eine E-Mail ist nicht Privat. Sie haben keine Kontrolle darüber, was der Empfänger damit macht und wer die E-Mail sonst noch liest. Beachten Sie das beim Schreiben.

Empfänger und Absender

• Ist es legitim, dass jeder Empfänger die Daten der anderen Empfänger sieht? Manchmal ist es besser, die Empfänger im Feld BCC unter zu bringen.
• Beschränken der Empfänger. Je mehr Personen Sie ansprechen, desto unwahrscheinlicher ist es, dass sich jemand konkret angesprochen fühlt und Ihnen antwortet.
• Kopien nur in für den Kopie-Empfänger wichtigen Fällen. Gehen Sie sehr sparsam mit dem CC-Feld um. Viele Mails gehen ohnehin in der Mailflut unter. Überlassen Sie es ruhig auch mal dem Empfänger, die Mail an für ihn wichtige Personen weiter zu leiten.
• Verwenden Sie einen klaren Absendernamen. Mit Firmennamen, ohne krypische E-Mail-Adresse.
• Eine aussagekräftige Signatur mit Namen, Firma, URL, Telefon/Handy und Adresse erleichtert dem Empfänger die Kontaktaufnahmen und erspart diesem langes Suchen. 5 bis 7 Zeilen reichen dafür.

Betreff

• Der Betreff soll Ziel und Inhalt prägnant aufzeigen.
• Kürzen Sie Ihren Betreff. Er ist eher ein Appetitmacher als ein Mittel zum Transportieren von Inhalten.
• Formulieren Sie Ihren Betreff verständlich.
• Gibt es ein Projektkürzel, dann schreiben Sie es an den Anfang des Betreffs. Zwei positive Effekte: Zum einen ist auf den ersten Blick klar, worum es geht. Zum anderen kann der Empfänger diese Mail mit einer automatischen Regel organisieren.
• Eine Unsitte ist es, alle Inhalte in den Betreff zu schreiben und die Mail mit leerem Body zu verschicken.

Aufbau

• Eine ordentliche Ansprache ist auch in der E-Mail Pflicht. Ein “Sehr geehrte…” führt nicht zum Absturz des Mailprogrammes.
• Eine klare Struktur und Gliederung erleichtert das Lesen Ihrer Mail. Arbeiten Sie mit Zeilenumbrüchen und Absätzen.
• Verschicken Sie keine HTML- oder aufwändig gestalteten und mit Grafiken verziehrten Mails. Wenn doch, dann kalkulieren Sie die Darstellungsprobleme beim Empfänger mit ein.
• Verwenden Sie keine GROßSCHREIBUNG IN IHREN MAILS. Das bedeutet, dass Sie den anderen anschreien. Und selbst wenn Sie das nicht möchten, ist es schwierig solche Mails zu lesen. genauso wie solche mails, die sie nur in kleinbuchstaben schreiben.
• Stellen Sie klare Fragen, die sich für kurze, klare Antworten eignen. Alles andere gehört in ein persönliches Gespräch.
• Kurze Zusammenfassungen der Kernaussagen am Anfang oder Ende der Mail erleichtern das Verständnis von langen Texten und unterstützen das Gedächtnis.

Inhalt

• Fassen Sie sich kurz. Lesen von längeren Texten am Bildschirm ist anstrengend, die Aufmerksamkeit schwindet schnell. Das bedeutet aber auch, dass der Leser das Wichige zum Schluß vielleicht gar nicht mehr mit voller Aufmerksamkeit liest.
• Achten Sie auf Ihre Aussagen. Das Medium E-Mail überträgt reinen Text, keine Zwischentöne, keine Körpersprache, keine Betonungen.
• Wenn Sie auf Fragen antworten: Zitieren Sie den Teil der Ursprungsmail vor Ihrer Antwort. Das erleichtert dem Leser das Überblicken des Zusammenhangs. Ist es eine ganze Antwortstafette, dann ziteren Sie diese komplett – und laden zu einer kurzen telefonischen oder persönlichen Besprechung. Offensichtlich gibt es dann mehr zu klären.
• Verändern Sie die Zitate nicht.
• Vorsicht beim Weiterleiten oder bein Hinzunehmen von neuen Empfängern. Vielleicht sollen die gar nicht alles sehen?
• Lange URLs werden häufig nicht richtig übertragen oder beim Empfänger zerrissen und führen damit beim Anklicken nicht mehr ans Ziel. Mit einem Dienst wie http://kuerzer.de/ generieren Sie aus einer langen eine kurze URL.
• Attachments sind problematisch: Hat der Empfänger die richtige Software zum Öffnen der Datei? Wie groß darf die Datei maximal sein, damit sie beim Empfänger ankommt? Welche Informationen enthält die Datei? Ist es die richtige Datei in der richtigen Version? Ist alles entfernt, das nicht für die Empfänger bestimmt ist?

Und wenn Sie zu den Menschen mit hohem E-Mail-Aufkommen gehören: Schalten Sie doch die automatische Benachrichtigung bei neuen Mails aus. So können Sie sich besser konzentrieren, werden weniger abgelenkt, müssen sich weniger häufig wieder in unterbrochene Aufgaben rein denken und arbeiten Ihre Mails gezielter ab. Das schafft Zeit.