Bill Gates verwendet zur Arbeitsorganisation hauptsächlich E-Mails. Dabei helfen ihm einige Funktionalitäten um den Überblick zu behalten. Dazu gehören zum Beispiel automatische Regeln und Suchordner zur ordnerübergreifenden Strukturierung (Originalquelle bei “CNNmoney.com”:http://money.cnn.com/2006/03/30/news/newsmakers/gates_howiwork_fortune/, siehe auch “JobBlog.ch”:http://www.jobblog.ch/wie-bill-gates-seine-arbeit-organisiert-675 und “Be Excellent”:http://sixdisciplines.blogspot.com/).
Wie sieht das aber bei uns aus? In der “Information Worker Performance-Studie”:http://www.work-innovation.de/blog/2006/03/21/studie-information-worker-performance/ hatten wir die Teilnehmer gefragt, welche Möglichkeiten sie zur Organisation von E-Mails nutzen. Hier die Antworten:
85 % der Teilnehmer organisieren eingehende E-Mails in einer Ordnerstruktur. Bei ausgehenden E-Mails wird dies von weniger als der Hälfte der Teilnehmer so gehandhabt. Sollten selbst geschriebene Mails tatsächlich unwichtiger sein als empfangene? Warum handhabt man das bei E-Mails anders als beim Schriftverkehr mittels Papier?
Interessant ist, dass erweiterte Organisationsfunktionalitäten nur vergleichsweise wenig genutzt werden. Da die Funktionalitäten wirklich hilfreich sind stellt sich natürlich die Frage, warum ausser Bill Gates nur wenig Nutzer auf diese Organisationsmöglichkeiten zurück greifen. Da es nicht an der Verfügbarkeit liegt, müssen es andere Gründe sein. Fehlendes Bewußtsein über die Möglichkeiten, nicht vorhandenes oder nicht kontextorientiert vermitteltes Wissen und die zu komplizierte Zugänglichkeit könnten Gründe dafür sein.
In Seminaren und Workshops frage ich gerne, wieviele Mails aktuell im Ordner “Posteingang” sind. Der aktuelle Rekord liegt bei etwas über 7.500 Mails. Wer hat mehr zu bieten?
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Meine Erfahrung ist, das ein manuelles E-Mail-Sortieren mittelfristig nicht durchzuhalten ist (spätestens nach dem erstem 3-wöchigen Urlaub). Daher verwende ich folgende einfache Praxis:
* Outlook-Ordner werden nur verwendet für zyklische Nachrichten, die dort auch über automatische Regeln hineinkommen (z.B. Newsletter etc.)
* daneben ein Ordner “Eingang” und ein Ordner “Archiv”. In letzteren kommen die E-Mails aus dem Eingang nach Bearbeitung manuell
* sonst muss die (leider immer noch langsame) Volltextsuche von Outlook ran. Das es schneller ginge sieht man z.B. beim “Emailorganizer für Outlook” (hat aber auch seine Nachteile…)
Die flache Ablage mache ich in den einzelnen Projekt-/Themenordnern. Dort gibt es keine weiteren Unterordner mehr. Den Aufwand dafür empfinde ich persönlich als erträglich, ich finde so schneller als in einem flachen Ordner, in dem alle Projekte und Themen sind.
Wenn es die Möglichkeit gibt Software zu installieren: Die MSN Desktop-Suche hat auch eine Outlook-Symbolleiste. Damit geht die Suche rasant.
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