“Wenn Sie an Ihre tägliche Arbeit denken, unter welchen der folgenden Probleme leidet Ihre Arbeit ganz besonders?” Diese Frage haben wir den Teilnehmern der “Studie zur Information Worker Performance”:http://www.work-innovation.de/blog/2006/03/21/studie-information-worker-performance/ gestellt. Heraus kam, dass
* Fehlende oder unzuverlässige Planungsgrundlagen,
* Organisatorische Mängel und ineffiziente Prozesse und
* Ineffiziente Meetings
von den Teilnehmern als die wesentlichen Störfaktoren benannt wurden. Die Top 6 zeigt die Grafik:
Schwatzende Kollegen, eintreffende E-Mails, klingelnde Telefone, Papier und Suchzeiten, fehlende Rückzugsmöglichkeiten etc. stehen hinter diesen doch sehr generellen Problemen hinten an.
Geht es Ihnen auch so? Einige Empfehlungen, was man im Unternehmen dagegen tun kann:
# *Planungsgrundlagen verbessern:*
Dazu gehören definierte und verbindliche Prioritäten. Und das Bewußtsein des Managements, dass die Mitarbeiter im “Daily-Work” dieses Problem haben. So können sie ihr Führungsverhalten danach ausrichten. Es ist auch immer wieder interessant zu beobachten, in wie wenig Unternehmen die Teamfunktionen zur Koordination und Information genutzt werden. Hier ist ebenfalls ein Ansatzpunkt.
# *Prozesse weiter optimieren:*
Immer wieder zeigt sich, dass die Schnittstellen in den Prozessen die kritischen Punkte sind. Ziel sollte sein, diese zu minimieren und genau zu spezifizieren. Dazu gehören auch integrierte Anwendungen, hier ist die IT-Abteilung gefordert. Ein besserer mobiler Zugriff auf die Prozessinformationen sorgt für geringere Verzögerungen. Daneben kann auch jeder Einzelne etwas tun, in dem das persönliche und das Team-Informationsmanagement verbessert wird.
# *Interne Bürokratie abbauen:* Ohne Worte.
# *Meetings effektiv und effizient gestalten:*
Immer schwieriger ist es, alle physisch an einen Tisch zu bekommen, Technologien wie Live-Meetings bzw. Web-Collaboration helfen, verteilt arbeitende Teams trotzdem zu integrieren. Eine gezielte Vor-/Nachbereitung und eine gute Leitung sollten eigentlich selbstverständlich sein, denn sie steigern die Effizienz. Ruhig sollte auch mal die Frage gestellt werden, welche Meetings überhaupt benötigt werden und wer die Teilnehmer sind. Auf Basis dieser Überlegungen können Meetings ausgedünnt werden. Statt dessen sollte die häufig effizientere informelle Kommunikation gestärkt werden. Ein früherer Beitrag hier im Blog gibt eine “Anregung für sinnvolle Meetingplanung”:http://www.work-innovation.de/blog/2006/03/02/meetings-alles-gar-nicht-so-schlimm/. Last but not least: Sorgen Sie für ein gemeinsames Verständnis der Inhalte, z.B. durch eine gute Gesprächsleitung und durch Visualisierungen.
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