Haben Sie sich auch schon mal gefragt, wofür dieses kleine Fähnchen neben jeder Mail in Outlook da ist? Dahinter verbirgt sich eine sehr praktische und leistungsfähige Funktion um den Überblick in seiner Mailbox zu behalten.

Die Idee dahinter ist so simpel wie praktisch: Häufig erhält man Mails, auf die man reagieren muß, schreibt selbst welche, die man nachverfolgen sollte oder erhält eine interessante Information für die die Zeit gerade fehlt. In einer umfangreichen Mailbox ist das Handling dieser Mails ohne geeignete Hilfsmittel recht unbefriedigend. Man würde eine Art “Marker” für E-Mails benötigen.

Genau hier helfen diese Fähnchen. Ab Outlook 2003 können dabei verschiedene Farben vergeben werden. Das ist praktisch, um Mails systemweit mit einheitlichen Bedeutungen zu versehen. Zum Beispiel:

  • Ein blaues Fähnchen für “Ich erwarte eine Antwort”
  • Ein gelbes Fähnchen für “To Do”
  • Ein grünes Fähnchen für “Info, Beachten”
  • Ein lila Fähnchen für “Interessanter Newsletter, lesen”
  • Ein rotes Fähnchen für “Achtung!”

Besonders spannend wird diese Funktionalität in Verbindung mit den Suchordnern von Outlook. Suchordner sind, wie der Name schon andeutet, eine Art gespeicherte Suche, die wie ein normaler Ordner zugreifbar sind. Dort werden alle Mails “gebündelt”, die gleiche Merkmale haben. So ist es möglich, zum Beispiel alle Mails in Projektordner abzulegen und trotzdem alle Mails vom Chef auf einen Blick in einem Suchordner zu haben.

Einen solchen Suchordner gibt es standardmäßig auch für Nachrichten, die zur Nachverfolgung markiert sind. Was bedeutet das? Man legt seine Mails sofort dorthin ab, wo sie gemäss der Ablagestrategie hingehören. Projektmails in den entsprechenden Projektordner, Newsletter per automatischer Regel in den zugehörigen Bibliothek-Ordner, Mails vom Steuerberater in den Steuer-Ordner, etc.

Erfordert eine Mail weitere Aktionen, dann markiert man sie vor dem Ablegen (oder auch danach ;-) mit der passenden Farbe. Im Suchordner “Zur Nachverfolgung” stehen jetzt alle Mails, zu denen noch etwas zu tun ist. Und in den Themen- bzw. Ablageordnern sieht man alle Mails, zum Beispiel zu einem Projekt, bei denen noch Aktionen offen sind.

Zusätzlich kann man zur Nachricht eine Erinnerung setzen. Klickt man mit der linken Maustaste auf das Fähnchen, dann wird die Mail mit einem Häckchen als erledigt markiert. Mit der rechten Maustaste kann man die Markierung verändern.

Im Suchordner “Zur Nachverfolgung” werden die Fähnchen in einer festen Reihenfolge angezeigt. Rote Markierungen stehen immer ganz oben, also eignet sich diese Farbe für Mails, die besonders wichtig sind. Bei mir: “Achtung!”

Ein zusammenfassendes Beispiel: Von einem Projektpartner benötigt man eine Auskunft, diese muss man bis zu einem bestimmten Meeting kennen. Nach dem Schreiben der Mail wird man sie aus dem Ordner “Gesendete Objekte” in den jeweiligen Projektordner verschieben. Zuvor markiert man sie mit dem blauen Fähnchen für “Delegiert bzw. Antwort erwartet” und legt eine Erinnerung fest. Damit findet man sie über den Projektkontext schnell wieder. Gleichzeitig hat man sie über den Suchordner jederzeit im Blick und kann sie, sofern man die gewünschte Antwort erhalten hat, abhaken. Im anderen Fall wird man zum festgelegten Termin erinnert, dass noch eine Antwort aussteht und kann entsprechend reagieren.

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Geschrieben von Alexander Greisle am 4. Juli 2006, Lizenz
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