Haben Sie sich auch schon mal gefragt, wofür dieses kleine Fähnchen neben jeder Mail in Outlook da ist? Dahinter verbirgt sich eine sehr praktische und leistungsfähige Funktion um den Überblick in seiner Mailbox zu behalten.
Die Idee dahinter ist so simpel wie praktisch: Häufig erhält man Mails, auf die man reagieren muß, schreibt selbst welche, die man nachverfolgen sollte oder erhält eine interessante Information für die die Zeit gerade fehlt. In einer umfangreichen Mailbox ist das Handling dieser Mails ohne geeignete Hilfsmittel recht unbefriedigend. Man würde eine Art “Marker” für E-Mails benötigen.
Genau hier helfen diese Fähnchen. Ab Outlook 2003 können dabei verschiedene Farben vergeben werden. Das ist praktisch, um Mails systemweit mit einheitlichen Bedeutungen zu versehen. Zum Beispiel:
* Ein blaues Fähnchen für “Ich erwarte eine Antwort”
* Ein gelbes Fähnchen für “To Do”
* Ein grünes Fähnchen für “Info, Beachten”
* Ein lila Fähnchen für “Interessanter Newsletter, lesen”
* Ein rotes Fähnchen für “Achtung!”
Besonders spannend wird diese Funktionalität in Verbindung mit den *Suchordnern* von Outlook. Suchordner sind, wie der Name schon andeutet, eine Art gespeicherte Suche, die wie ein normaler Ordner zugreifbar sind. Dort werden alle Mails “gebündelt”, die gleiche Merkmale haben. So ist es möglich, zum Beispiel alle Mails in Projektordner abzulegen und trotzdem alle Mails vom Chef auf einen Blick in einem Suchordner zu haben.
Einen solchen Suchordner gibt es standardmäßig auch für Nachrichten, die zur Nachverfolgung markiert sind. Was bedeutet das? Man legt seine Mails sofort dorthin ab, wo sie gemäss der Ablagestrategie hingehören. Projektmails in den entsprechenden Projektordner, Newsletter per automatischer Regel in den zugehörigen Bibliothek-Ordner, Mails vom Steuerberater in den Steuer-Ordner, etc.
Erfordert eine Mail weitere Aktionen, dann markiert man sie vor dem Ablegen (oder auch danach 
mit der passenden Farbe. Im Suchordner “Zur Nachverfolgung” stehen jetzt alle Mails, zu denen noch etwas zu tun ist. Und in den Themen- bzw. Ablageordnern sieht man alle Mails, zum Beispiel zu einem Projekt, bei denen noch Aktionen offen sind.
Zusätzlich kann man zur Nachricht eine Erinnerung setzen. Klickt man mit der linken Maustaste auf das Fähnchen, dann wird die Mail mit einem Häckchen als erledigt markiert. Mit der rechten Maustaste kann man die Markierung verändern.
Im Suchordner “Zur Nachverfolgung” werden die Fähnchen in einer festen Reihenfolge angezeigt. Rote Markierungen stehen immer ganz oben, also eignet sich diese Farbe für Mails, die besonders wichtig sind. Bei mir: “Achtung!”
Ein zusammenfassendes Beispiel: Von einem Projektpartner benötigt man eine Auskunft, diese muss man bis zu einem bestimmten Meeting kennen. Nach dem Schreiben der Mail wird man sie aus dem Ordner “Gesendete Objekte” in den jeweiligen Projektordner verschieben. Zuvor markiert man sie mit dem blauen Fähnchen für “Delegiert bzw. Antwort erwartet” und legt eine Erinnerung fest. Damit findet man sie über den Projektkontext schnell wieder. Gleichzeitig hat man sie über den Suchordner jederzeit im Blick und kann sie, sofern man die gewünschte Antwort erhalten hat, abhaken. Im anderen Fall wird man zum festgelegten Termin erinnert, dass noch eine Antwort aussteht und kann entsprechend reagieren.
Ähnliche Beiträge:
Obwohl ich immer in meinen Mailordner aufzuräume, fällt es immer schwerer. Die Mailflut ist inzwischen einfach zu groß. Habe zwar auch mit Fähnchen gearbeitet, aber die waren alle rot!!!
Nun arbeite ich mit dem work.innovation Prinzip. Damit ich mir die Farben einpräge, habe ich an den PC einen kleinen Zettel befestigt. Die Fähnchen Ordnung funktioniert wunderbar und ich habe jetzt einfach einen guten Überblick.
Danke für den guten Tipp!!
Kann mir einer sagen, wie das mit Googlemail funktioniert???
Sollte man da Labes anlegen – oder was schlagt ihr vor???
Habe mich von Outlook verabschiedet und bin bisher mit Googlemail sehr zufrieden.
Labels wären ein Ansatz, da man ja mehrere Labels vergeben kann.
Um das Handling besser zu machen würde ich den Labels ein Sonderzeichen voranstellen, also zum Beispiel !Kontrollieren / !Erledigen / !Zwischenlager, etc. So stehen Aktionskategorien vorne in der Liste.
Schön ist die Mehrdimensionalität bei der Vergabe der Labels. Wenn man da etwas Hirnschmalz in die Benamsung und Struktur der Labels steckt, dann ist das hoch flexibel. Sie müssen halt auf die Farben verzichten, können sich dafür aber mehr als sechs Aktionskategorien machen und auch mehrere pro Mail vergeben. Das klappt bei Outlook nicht.
Und Sie haben ja auch diesen Stern links neben jeder Nachricht. Damit können Sie einen Marker setzen. Das ist das Äquivalent zu den Outlook-Fähnchen. Leider nur einen, das ist damit so wie in Outlook 2000.
Nun könnte man sich aus der Kombination aus Marker und Label natürlich eine entsprechende Struktur bauen:
* Markiert = Nachverfolgung/Vielleicht/…
* Das Label sagt, warum die Nachricht markiert ist (ToDo, Kontrolle, etc.)
Beides klappt auch für gesendete Nachrichten.
Hm, doch ganz nett, dieses Googlemail. Wenn bloß diese Analyse/Indexierung durch Google nicht wäre
Alexander,
vielen Dank.
Das hört (liest) sich ja schon recht gut.
Ich glaube ich werde es mal ausprobieren, werde mir wohl allerdings zuerst mal ein paar Infos zu GTD besorgen.
Das mit der Analyse von Google stimmt natürlich, ich weiß bisher aber nicht, warum mich das stören sollte. O.K. die können mir dann noch gezielter Werbung einblenden – aber das fühle ich mich selbstbestimmt genug, immer noch selbst zu entscheiden, wann ich darauf klicke.
Oder habe ich irgendwelche Aspekte übersehen – gehört wohl hier nicht hin, die Frage.
Noch einmal vielen Dank
Stimmt schon, die Werbung ist das kleinere Übel. Mir ist halt nicht ganz wohl beim Gedanken, dass irgendwelche Server, die fremdem Recht unterliegen, wichtige private und Projekt-Mails speichern und damit irgendwelche Dinge tun, die ich nicht kontrollieren kann.
Eine stichwortartige Zusammenfassung des Buchs von Herrn Allen:
“http://www.minezone.org/wiki/MVance/GettingThingsDone”:http://www.minezone.org/wiki/MVance/GettingThingsDone
Und natürlich die beiden artverwandten Tags “Arbeitstechnik”:http://www.work-innovation.de/blog/tag/Arbeitstechnik und “Zeitmanagement”:http://www.work-innovation.de/blog/tag/Zeitmanagement hier im Blog
Da habe ich ja erst einmal was zu tun.
Ich werde darüber berichten, sobald ich durch diese Techniken eine Steigerung meines “Job&Joy” Faktors erkennen kann
Herzliche Grüße und nochmal vielen Dank
Pingback: Job & Joy » Getting things done - aber wie?
Hallo Alexander,
auf diesem Weg noch einmal ein Dankeschön.
Mein Zwischenbericht zeigt die ersten sehr erfreulichen Erfolge.
Vielen Dank und herzliche Grüße
Pingback: Kurze E-Mails schreiben | work.innovation Blog