Das letzte Wochenende habe ich eine ruhige Stunde dazu genutzt, mein E-Mail-Postfach auf Kommunikationsmuster zu untersuchen. Interessant, das sollte man öfter machen. Einige Tipps haben sich dadurch gefestigt:
* *1 Thema pro Mail*, das erlaubt dem Empfänger die schnelle und richtige Einordnung und Bearbeitung.
* Möglichst nur *1 Aufgabe pro Mail*, das erlaubt es dem Empfänger die schnelle Bearbeitung einzelner Tasks und schreckt auch nicht so fürchterlich ab.
* Nur die *notwendigen Informationen*, diese aber *vollständig* und *für den Empfänger* verständlich. Das erspart Nachfragen und spart allen Zeit.
* Beim Schreiben auf ein *scanable Layout* achten, das schnell und unangestrengt gelesen werden kann. Im Ergebnis führt das häufig sogar dazu, dass die Mail gleich beantwortet wird.
* Wird die Mail doch länger: Ein kurzes *Summary* am Anfang und alle ToDos in einen *Aufgabenblock* schreiben. Das erleichtert dem Empfänger die Bewertung und das Verständnis.
Zum “scanable Layout”: Gerade habe ich nochmal meine Liste “Zur Nachverfolgung” durchgesehen, in der ich meine “E-Mails mit Aktionsbedarf verwalte”:http://www.work-innovation.de/blog/2006/07/04/e-mails-mit-aktionsbedarf-verwalten/. Es sind bis auf zwei Ausnahmen nur relativ lange, unhandliche Mails in dieser Liste…
Arg auf den Empfänger ausgerichtet? Maybe. Aber von dem will ich ja etwas. Und das bekomme ich umso zeitnäher und besser, je klarer die Mail ist und je einfacher der Empfänger sie bearbeiten kann. In der Konsequenz geht es schneller voran, die E-Mail-Berge tragen sich schneller ab und entstehen vielleicht erst gar nicht. Wäre das nicht toll?
Stellt man sein E-Mail-Verhalten entsprechend um, dann erreicht einen schnell eine bestimmte Reaktion: “Warum schickst Du so viele Mails, das beschleunigt ja die Informationsflut noch.” => Erklärungsbedarf. Bisher habe ich nur positive Erfahrungen gemacht. Erlautert man dem Gegenüber, wie man ihm durch dieses neue eigene Verhalten (ungefragt) helfen möchte, die Jobs einfacher und mit weniger Aufwand zu erledigen, dann gibt es schnell positive Rückmeldungen.
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Das dürfte vermutlich der grösste Knackpunkt sein. (Aber kein Grund, es nicht anzupacken!)
Das war echt gut geschriben