Auf “Web Worker Dialy”:http://webworkerdaily.com/2007/01/06/why-instant-messaging-is-better-for-collaboration-than-email/ wird die Frage aufgeworfen, ob Instant Messaging (IM) für die Zusammenarbeit besser geeignet ist als E-Mail. Interessante Gedanken, aber die falsche Frage.
Denn der Charakter von IM und von E-Mail ist unterschiedlich. Während IM ein synchrones Kommunikationsmedium ist, ist E-Mail ein asynchrones. IM funktioniert nur dann gut, wenn der Gesprächspartner gleichzeitig online ist und “sprechen” kann.
Eine schnelle Liste von Dingen, für die ich das jeweilige Werkzeug einsetze bzw. geeignet finde (ohne Anspruch auf Vollständigkeit):
Instant Messaging
* Kurze, spontane Abstimmungen, wenn schnelle Klärung in wichtigen Dingen notwendig ist.
* Fragen, die eine direkte Problemlösung erlauben.
* Diskussion und Brainstorming mit Kollegen, die gleichzeitig, aber an anderen Orten arbeiten.
* Der virtuelle Plausch in der Kaffeepause.
* Anklopfen für eben dieses, wenn der Gesprächspartner online, aber abwesend ist.
* Presence Awareness.
* Spontane Gespräche mit Personen, die online sind und signalisieren, dass sie Zeit haben.
* Kurzes Geschnacke zwischendurch mit ausgewählten Menschen. Ganz wie die Person am Schreibtisch gegenüber. Sozialersatz.
E-Mail
* Abstimmung in weniger wichtigen Dingen. Der Kommunikationspartner wird so nicht aus seiner Arbeitroutine herausgerissen.
* Abstimmungen und Anfragen, wenn der Kommunikationspartner offline oder nicht ansprechbar ist.
* Rein informative Nachrichten.
* Fragen, die für die Problemlösung länger dauern wird, da die Kommunikation darüber ohnehin asynchron sein wird.
* Jobs und ToDos, da E-Mails (noch) besser in die Aufgabenlisten übernommen werden können und das Monitoring für mich leichter ist.
Und das gute alte Telefon gibts ja auch noch.
Instant Messaging ist ein sehr hilfreiches Tool für alle Dinge, die in der traditionellen Welt via spontanem Telefonat oder beim spontanen Treffen besprochen würden. IM ist die Politik der offenen Türe mit dem kleinen Unterschied: Eine wesentliche Hürde fehlt. Es muß niemand mehr vom eigenen Stuhl aufstehen um durch Ihre offene Türe zu kommen.
Wir werden in zwei, spätestens drei Jahren ohnehin über die IM-Flut diskutieren. Stellen Sie sich einfach vor, dass die Hälfte Ihre IM-Kontakte (und es werden in den nächsten Jahren noch deutlich mehr werden) relativ gleichzeitig was von Ihnen will und die Gesprächsfenster nur so aufpoppen.
Wie handhaben Sie das denn?
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Der große Vorteil von E-Mail ist die Asynchronität. Das lässt einem große Freiheiten für das persönliche Zeitmanagement: Ich zum Beispiel schreibe und verschicke die mit Kommunikationspartnern zu klärenden Punkte zu einer mir beliebten Stunde ohne darauf warten zu müssen, dass die Ansprechpartner Online sind.
Darüber hinaus bieten E-Mailprogramme eine bessere Darstellung von Diskussionsfäden (Threads) und wesentlich ausgereiftertere Archivierungsmöglichkeiten. Letzteres sollte aber bei Bedarf auch in IM-Systeme eingebaut werden können.
Das Thema Archivierung ist tatsälich noch ein offenes beim Instant Messaging. Man kann allerdings in fast allen Clients das Gespräch im Nachgang als Textdatei speichern. Gar nicht so ungeschickt, denn so fügt es sich in die Dateiablage ein und kann über eine (Desktop) Suchmaschine wieder gefunden werden. Letzteres hat sich schon häufiger als recht nützlich erwiesen, da in einem Gespräch ja häufig mehrere Aspekte und Themen diskutiert werden.