So, noch schnell das Protokoll vom letzten Meeting an die Runde verschickt, dann ist Feierabend. Den Mailverteiler eingetippt, Betreff dazu, “Im der Anlage erhaltet ihr das Protokoll vom heutigen Wochenmeeting. Wünsche ein schönes Wochenende.” Senden.
Auf dem Heimweg, an der ersten Ampel dann die Einsicht: Shit. Was stimmt nicht? Nein, ich meine nicht den unwahrscheinlichen Umstand, dass ein Protokoll am gleichen Tag verschickt wird 
. Es hängt kein Attachment an der Mail.
Ganz ehrlich, wem ist das noch nicht passiert? Mir jedenfalls häufiger. Das Protokoll, die Kalkulation, eine wichtige Info in der Anlage – der Mausfinger war einfach zu schnell.
Für Nutzer von Outlook gibt es ein kleines, aber feines kostenloses Tool, dass das verhindert, incl. der peinlichen Mail “und jetzt mit Anhang ”:
Von “Smarttools”:http://www.smarttools.de/ gibts den “Mail-Assistent 2.0 für Outlook”:http://www.add-in-world.com/katalog/ol-mailass/. Nach der Installation startet das Tool automatisch mit Outlook und macht Schluß mit zwei Fouls beim E-Mailen:
# Keine vergessene, leere Betreff-Zeilen mehr
# Keine vergessenen Anhänge mehr
Dazu definiert man einfach in der Liste die Ausdrücke und Phrasen, die man selbst des öfteren benutzt und aktiviert die Funktion.
Künftig wird dann jede ausgehende Mail überprüft. Kommt einer der definierten Ausdrücke vor und ist _kein_ Attachment an der Mail, bekommt man ein Hinweisfenster, ob man die Mail trotzdem verschicken möchte. Gleiches beim Check auf eine leere Betreffzeile:
Einen kleinen Haken hat diese Prüfung: Kommt einer der definierten Ausdrücke bei einer Antwort- oder weitergeleiteten Mail im zitierten Ursprungstext vor, dann meldet sich das Tool auch. Dafür gibt es dann aber den entsprechenden “Egal”-Button, den Sie drücken können um die Mail trotzdem zu verschicken. Eine vergleichsweise kleine Unschönheit im Vergleich zum Nutzen.
Weitere Möglichkeiten des kostenlosen “Mail-Assistenten”:http://www.add-in-world.com/katalog/ol-mailass/, für mich weniger wichtig, aber vielleicht für Sie interessant:
* Jede Nachricht automatisch auch als Blind-Copy an eine definierte Adresse verschicken
* Jede Nachricht auf dem Default-Drucker ausdrucken
* Für definierte Empfänger Nachrichteneigenschaften wie Wichtigkeit, Vertraulichkeit, Empfangs-/Lesebestätigung individuell und automatisch einstellen.
Ein nützliches kleines Tool, das mir schon seit Monaten klaglos hilft, häufige Fallen und Peinlichkeiten beim E-Mailen zu vermeiden. In den kommenden Wochen werde ich wöchentlich ein oder zwei weitere nützliche Add-Ins für Outlook vorstellen. Stay tuned.
Edit: Etwas überarbeitet und ergänzt jetzt auch bei “akademie.de”:http://www.akademie.de/direkt?pid=42231&tid=12274
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Update: Seit der Version 3 ist das Tool leider nicht mehr kostenlos.