Organisieren Sie Ihre E-Mails in einer Ordnerstruktur? Eingehende und auch selbst verschickte? Nach der Information Worker Performance-Studie des Fraunhofer IAO organisieren 85 % der Nutzer die erhaltenen Mails in thematisch passende Unterordner – aber nur 44 % machen das auch mit den gesendeten. Als sei das, was man selbst schreibt, weniger relevant…

Ist es natürlich nicht. Es ist nur häufig sehr umständlich, die gesendeten Mails richtig abzulegen. Den richtigen Ordner aufklappen, dann in den Ordner “Gesendete Objekte” wechseln, dann die betreffende Mail erneut anfassen und richtig ablegen. Einfach nur umständlich. Wie viele andere E-Mail-Programme bietet auch Outlook eine Möglichkeit, gesendete Mails automatisch in spezifische Ordner abzulegen. Im Standard versteckt sich die Option dazu ziemlich gut in den Eigenschaften einer zu versendenden Mail:

Nicht gerade intuitiv, oder? Haben Sie diese Option überhaupt schon wahrgenommen? Eben. Abhilfe naht.

Mit dem SpeedFiler von Claritude Software. Nach der Installation gibt es in der E-Mail-Maske eine zusätzliche Symbolleiste. Dort kann vor dem Verschicken der richtige Ordner direkt ausgewählt werden. Praktisch: Die zuletzt verwendeten Ordner sind direkt auswählbar.

Alternativ steht ein Auswahldialog zur Verfügung, analog dem folgenden Screenshot. Als nützlich erweist sich auch die Funktion “Delete After Sending”, die genau das macht. So vermeidet man, dass nicht aufhebenswerte (Spaß-)Mails das Postfach verstopfen und Speicherplatz fressen.

Hat man hier keine Auswahl getroffen, dann öffnet sich nach dem Klick auf “Versenden” ein Fenster, in dem man einfach den richtigen Ordner auswählen kann:

Um die Navigation in langen Baumstrukturen zu erleichtern, kann im Eingabefeld nach “Folder name contains” ein Teil des Ordnernamens eingegeben werden. Bereits während dem Tippen springt der SpeedFiler zum ersten passenden Ordner. Erst wenn man in diesem Fenster auf “OK” klickt wird die Mail versendet und danach gleich richtig abgelegt. Sehr viel einfacher als die Standard-Lösung von Microsoft.

Zusatz-Goodie: Man hat noch einen Cancel-Knopf, wenn der Mausfinger wieder einmal zu schnell war…

Ebenfalls sehr praktisch: Antwortet man auf eine E-Mail, die bereits in einem Ordner abgelegt war, dann kann man den SpeedFiler so einstellen, dass die zu verschickende Mail automatisch ebenfalls in diesem Ordner abgelegt wird.

Ein weiteres nützliches Goodie dieses Tools: Über eine zusätzliche Menüleiste im Hauptfenster von Outlook kann jede einkommende Mail recht einfach in Ordner verschoben werden, ohne sich dabei durch den Ordnerbaum hangeln zu müssen. Eine komplette Übersicht der Features gibts auf den Seiten von Claritude.

Nach mehreren Wochen im täglichem Einsatz möchte ich auf den SpeedFiler nicht mehr verzichten. Einen kleinen Haken hat das Tool vielleicht: Der SpeedFiler ist nicht kostenlos. Allerdings ist er jeden der 25 us-$ wert, da man sich viel Zeit im Mail-Handling und bei der Suche eigenen Mails spart. Eine 30-Tage-Testversion ist verfügbar. Lauffähig ist er unter Outlook XP/2003/2007.

Zuvor in dieser Reihe:
Outlook-Erweiterungen 1: Nie mehr Anhänge vergessen