Vor der ersten Tasse Kaffee habe ich gerade im x-ten Buch zum Thema E-Mail-Flut geblättert. Und wieder bin ich auf diesen unsinnigen Tipp gestoßen:
Um Ihre E-Mail-Datenbank nicht aufzublähen und um Speicherplatz zu sparen wird empfohlen, dass Sie E-Mails, die Sie wahrscheinlich nicht mehr benötigen, ruhig löschen sollten. So bleibt das E-Mail-Programm schnell und die Ablage übersichtlich.
Nun gut, das mag im privaten Bereich ein guter Tipp sein, im geschäftlichen Umfeld kann er kontraproduktiv sein. Warum? E-Mails haben zum einen eine Dokumentationsfunktion und sind zum anderen als Geschäftsbriefe zu behandeln. Letzteres betrifft überwiegend externe Mails, aber auch interne oder Projektmails sind natürlich wichtig. Trotzdem – oder gerade deswegen – ist die Übersichtlichkeit ein zentraler Punkt. Das schnelle Löschen ist aber, aufgrund der Nachteile, dafür nicht der richtige Ansatz.
Es ist eher eine Frage der Archivierungsstrategie. Performance des E-Mail-Programmes und eine hohe Übersichtlichkeit bekommt man auch ohne die Nachteile des (zu) schnellen Löschens. Und Speicherplatz kostet heute nun wirklich nicht mehr die Welt.
Vielleicht erzähle ich einfach kurz, wie ich das handhabe:
# Gelöscht werden ausschließlich Werbe- und Spam-Mails sowie Monitoring-Mails (ich bekomme z.B. täglich Statusberichte über die Sicherung meiner Blog-Datenbank per Mail). Diese aber richtig, ohne Umweg über den Papierkorb. Sie werden sozusagen geshreddert. In Outlook muß man dafür einfach die Shift-Taste beim Löschen drücken.
# Möchte ich eine Werbemail aufheben, dann gibt es dafür einen Ordner “Zwischenablage”, den ich ab und an rigoros lösche.
# Relevante Mails, die ich nicht in einem Ordner ablege, werden zwar in den Papierkorb verschoben. Der Papierkorb wird jedoch nicht geshreddert, ist also nur ein Vor-Papierkorb. Etwa alle halbe Jahre archiviere ich ihn in ein extra Archiv mit dem sinnigen Namen “zzz_Papierkorb_JAHR.pst”. Ungefähr zwei Monate lasse ich dabei in der Mailbox. Das hat mir schon einige Male gute Dienste erwiesen.
# Gleiches passiert mit dem Ornder “Gesendete Objekte”, in dem ohnehin nur ausgehende Mails zu finden sind, die sich thematisch nicht in einen Ordner ablegen lassen. Die Archivdatei hört auf den Namen “zzz_Gesendet_JAHR.pst”. Bei der Ablage gesendeter Mails in den richtigen Ordner hilft mir der SpeedFiler, den ich kürzlich hier vorgestellt habe: “Outlook-Erweiterungen 2: Gesendete Mails sofort richtig ablegen”:http://www.work-innovation.de/blog/2007/03/09/outlook-erweiterungen-2-gesendete-mails-sofort-richtig-ablegen/
# Abgeschlossene Projekte und Themen werden zunächst mal innerhalb der Mailbox in einen Unterordner “zzz_Archiv” verschoben. Einfach den Hauptordner des jeweiligen Projektes bzw. Themas per drag-and-drop beim Projektabschluß rüberziehen. Inklusive aller (!) Mails, die ich zum Projekt oder Thema erhalten und verschickt (!) habe. Beim halbjährlichen Aufräumzyklus werden diese dann ebenfalls archiviert. Die Archivdatei heißt “zzz_Archiv_JAHR.pst”.
# Diese Archivdateien kann man bei Bedarf einfach in Outlook öffnen und mit Boardmitteln durchsuchen. Zwar verfällt die in Outlook integrierte Suchfunktion nicht gerade in einen Geschwindigkeitsrausch, für den eher seltenen Gebraucht reicht sie gut.
Mit dieser Vorgehensweise bleibt die Mailbox schlank, schnell und übersichtlich. Also genau das, was man mit obigem Tipp des schnellen Löschens erreichen möchte. Nur ohne die Nachteile. Dafür aber mit geringstmöglicher Fehlerquote und minimalem Zeitaufwand. Ohne mitgestoppt zu haben, wohl keine 30 Minuten im Jahr. Das reicht für keine halbwegs vollständige Aufräumaktion, bei der ja auch noch mehr oder weniger händisch sortiert werden muß.
Meine über inzwischen knapp sechs Jahre gewachsene Outlook-Mailbox (incl. aller Termine, Aufgaben und Kontakte) ist aktuell 860 MB groß (der nächste Aufräumzyklus steht in etwa zwei Monaten an). Die systemkritische Grenze für ein Postfach liegt bei Outlook bei 2 Gigabyte, genug Puffer also. Dazu kommen natürlich noch verschiedene Archive. Das ist in Zeiten, in denen eine 160 Gigabyte-Festplatte um die 100 Euro kostet, allerdings kein wirkliches Problem.
Mein Tipp also: Entsorgen Sie nur Werbe- und Spam-Mails sofort. Alle anderen E-Mails aufheben, sofort sinnvoll ablegen und ab und an archivieren.
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Seit ich Gmail nutze, habe ich keine einzige E-Mail mehr gelöscht. Alles wird archiviert und der Spam-Ordner leert sich nach 30 Tagen automatisch. Somit habe ich jede E-Mail aus über einem Jahr Gmail-Nutzung direkt per Suche auf dem Bildschirm.
Das Gmail-System mit der Archivierung statt dem Löschen ist wirklich sinnvoll.
Ja, das archivieren ist wirklich praktisch. Wie sinnvoll die Nutzung von Gmail (als “Platzhalter” für alle undurchsichtigen Dienste mit Rechtsstand in fremden Ländern und unklaren Locations der Archiv-Server) dafür ist, das mag jeder für sich selbst und abhängig vom Einsatzzweck entscheiden