Da war doch mal was. Dem Kunden Müller hatte ich doch vor einiger Zeit eine E-Mail mit einem Anhang zum Thema Outlook geschickt. Wie so viele andere Mails an ihn. Jetzt geht die Sucherei los, ab in den Ordner und durch lange Listen gescrollt. Xobni, ein kostenloses Addon für Outlook ab Version 2003, bingt mehr Durchblick.

Xobni zeigt Ihnen zu jedem Kontakt und jeder E-Mail die wichtigen Informationen:

• Verwandte Kontakte zum Absender,
• E-Mail-Konversationen mit dem Absender,
• Anhänge, die mit dem Absender im Laufe der Zeit ausgetauscht wurden.

Kleine Schwächen zeigt die aktuelle Beta-Version von Xobni noch im Umgang mit den Kontaktdaten. Zum Beispiel werden nicht die vorhandenen Outlook-Kontakte genutzt und die Telefoniefunktion klappt nur mit Skype.

Trotz der kleinen Schwächen ist Xobni ein empfehlenswertes Werkzeug für Outlook-Nutzer. Der Nutzen liegt im schnelleren personenbezogenen Zugriff auf Ihre E-Mails.

Bei akademie.de gibt es eine ausführlichere Beschreibung von Xobni.

Gleich zwei Meldungen in den letzten Tagen. Scotty scheint auf der Erde angekommen zu sein.

“Forget conference calls or video crosses – beaming your hologram interstate for a live chat is closer to becoming a reality.”

...sagt Telstra, die wohl ihren Cheftechniker für Beam-Experimente mißbrauchen:

(Photo: Telstra)

Auch Bill Gates hat solche Experimente wohl schon über sich ergehen lassen.

Ooch, wie schade

Clean Desk war das Thema des vorherigen Artikels. Clean Desk bedeutet jedoch nicht, dass Büros steril und wenig ansprechend sein sollen. Im Gegenteil. Gerade haben amerikanische Forscher wieder herausgefunden, dass Pflanzen zum Wohlbefinden und zur Zufriedenheit der Mitarbeiter beitragen. In einem früheren Beitrag hatte ich schon auf die positiven Wirkungen von Pflanzen hingewiesen.

Betriebsklima im doppelten Wortsinn. Auch für die Akustik können Sie durch die Auswahl der richtigen Pflanzen einiges tun. Wichtig für letzteres sind möglichst kleinblättrige, buschige Pflanzen. Das könnte beispielsweise ein Ficus Benjamini sein. Dieser trägt, genauso wie zum Beispiel Grünlinien und Efeu, auch zu einer besseren Luftqualität bei. Die beliebten Drachenbäume bauen Formaldehyd in der Büroluft ab. Wenn Sie tiefer in die Wirkung der Pflanzen einsteigen wollen, dann empfehle ich Ihnen den Besuch der Seite von Plants for People.

Neben den akustischen und gesundheitlichen Wirkung sind Pflanzen natürlich auch ein hervorragendes Gestaltungs- und Raumteilungselement für die Bürogestaltung.

Aus der Praxis drei Empfehlungen:

1. Sorgen Sie für eine professionelle Betreuung der Pflanzen. So stellen Sie sicher, dass sie möglichst lange Freude an der Investitionen haben und vor allem, dass die Pflanzen keine schädlichen Mikroorganismen (z.B. Schimmel) entwickeln.
2. Planen Sie die Aufstellung der Pflanzen sorgfältig. nur so können Sie zum Beispiel ihre Wirkung für eine bessere Akustik optimal entfalten.
3. Qualität und Quantität. Eine einzelne Pflanze sieht nett aus, wird aber die gewünschten Wirkungen nicht entfalten. Erst wenn genügend Pflanzen aufgestellt werden treten die Effekte ein. Wie viel “genügend” ist, lässt sich pauschal leider nicht beantworten.

Sicher, das sind überwiegend “weiche” Faktoren. Auf der anderen Seite stehen die Hard Facts von Investitions- und Wirtschaftlichkeitsrechnungen. Sowohl Studien als auch Auswertungen aus meinen Projekten zeigen jedoch, dass dieses Thema mehr ist als nur Ökosprech.

Was dachten Sie eigentlich das letzte Mal, als Sie in ein chaotisches Büro eines Kollegen gingen? Oder als Sie durch eine Abteilung gelaufen sind, in der die meisten Schreibtische unaufgeräumt waren? Haben Sie sich spontan wohl gefühlt und gedacht “Wow, hier wird aber was weggeschafft”?

Bei der Einführung flexibler Arbeitskonzepte gibt es immer auch ein Thema: Clean Desk. Denn es ist schlicht eine Voraussetzung dafür, dass die Mitarbeiter aufgabenbezogen mehrere Arbeitsplätze nutzen können. Genauso umgekehrt: Damit ich einen bestimmten Arbeitsplatz nutzen kann muß er aufgeräumt sein. Wenn ich den Platz in der Kreativecke erst aufräumen oder wenn ich erst die Kaffeetassenränder im Think Tank wegmachen muß – keine Frage, ich werde es mir zweimal überlegen ob ich diese Angebote nutze.

Natürlich bleibt Clean Desk eine Glaubensfrage und ist damit in vielen New Work-Projekten eine der zu nehmenden Hürden. Drei Vorteile hat eine Clean Desk-Policy in der Praxis:

• Vertraulichkeit und Datenschutz. Klar, was nicht rumliegt, das kann von den Kollegen und vom eventuellen Publikumsverkehr nicht eingesehen werde. Theoretisch ist diese Anforderung in vielen Firmen definiert, praktisch scheitert sie an einer fehlenden Clean Desk-Policy…

• Erscheinungsbild. Nicht nur bei Publikumsverkehr wichtig. Es gibt Stimmen und Studien, die von besseren Karrierechancen für die Leertischler sprechen. Und mal ehrlich, im Einzelbüro ohne Besucher mag es einem ja noch egal sein – aber im Gruppen- oder Teambüro? G’schlampert. Von gelungener Inszenierung ganz zu schweigen.

• Selbstorganisation. Ob man durch Aufräumen wirklich schneller wird? Die chreativen Chaoten unter uns werden das wohl bestreiten. Zwei Aspekte lassen sich jedoch nicht wegdiskutieren: Durch das Abräumen am Abend lässt sich das Geschaffte quasi wie von selbst reflektieren. Durch das wohlüberlegte Herausräumen der Unterlagen strukturiert sich der Tag und die Aufgabe fast von selbst.

Mich würde in der folgenden kleinen Umfrage interessieren: Wie halten Sie es mit dem Clean Desk?

In der aktuellen c’t kann man einen Test lesen, bei dem Onlinedienste für Backups geprüft wurden. Eine Vorabversion gibt’s online: c’t-Test: Online-Backups mit schweren Sicherheitsproblemen

“Die verwundbaren Hoster sind anscheinend ihren eigenen Werbekampagnen aufgesessen”

Ein Test, der meine Einschätzung bestätigt: Online-Dienste sind überwiegend nett zum Ausprobieren. Für professionelle Nutzung kommen sie aber meistens (noch?) nicht in Frage. Dazu sind Firmendaten, vor allem die von und über Kunden, zu wichtig.

Probleme mögen zwar im Artikel nur für Backup-Angebote nachgewiesen worden sein, jedoch sind die Ursachen grundlegend für alle Arten von Online-Diensten:

• Abhängigkeit von der (manchmal vermeindlichen und nur schwer nachprüfbaren) Kompetenz
• Abhängigkeit von der Güte oder Nicht-Güte der technischen Infrastruktur
• Abhängigkeit von den tagesaktuellen organisatorischen Gegebenheiten
• Abgabe der Kontrolle über die eigenen Daten
• Unsicherheit, wer mit welchen Interessen am Anbieter beteiligt ist
• Hohe Anforderungen bei Datenschutz und Datensicherheit (besonders im professionellen Umfeld)

Sind die Online-Dienste also überflüssig? Nein, denn es hat nichts mit Funktionalität zu tun, sondern mit Vertrauen. Ich bin überzeugt, dass der Durchbruch auch im professionellen Bereich kommt. Voraussetzung: Die Dienste werden für den sicheren Betrieb in der eigenen Unternehmensinfrastruktur angeboten.

Weil man garantiert immer wieder über Formulierungen stolpert, die direkt daraus kopiert wurden: Die Phrasendreschmaschine

“Leute, verzichtet auf Emails, sie halten euch nur vom Arbeiten ab”

So zitiert Julius Endert im ad hoc-Blog des Handelsblatt Luis Suarez Rodriguez von IBM aus einem Vortrag auf der gerade zu Ende gegangenen Internet-Konferenz next08.

“Genau!”, möchte man im ersten Impuls rufen. Man kann es sogar noch toppen: “Leute, verzichtet auf das ganze Kommunikationsgedöhns und ihr habt unendlich viel Zeit.”

Quatsch, natürlich. Es kommt wie immer darauf an, den Werkzeugkasten zu beherrschen. Wenn Sie daraus das im Kontext richtige Werkzeug auswählen und das dann gut einsetzen, dann ist das die Lösung. Und nicht, die Schuld auf den Hammer zu schieben.

Wenn Sie Ihre Informationsarbeit gut organisieren, dann werden Sie auch mit E-Mail glücklich. Wenn Sie das nicht tun, dann werden Sie auch ohne E-Mail nicht glücklich. Im Gegenteil, eher werden Sie aufgrund gleicher Verhaltensweisen und der Heterogenität der Kanäle noch mehr absaufen.

“Von zwei Narren hält der größere den kleineren für den größeren.”
Emil Gött, dt. Schriftsteller, 1864-1908

Mal wieder geht es hoch her im Meeting. Es wird lauter, die Köpfe werden röter. Wütend schlägt Frau Müller auf den Tisch. STOP, wird der Karrierecoach künftig rufen.

Denn das ist eine ziemlich schlechte Idee, wenn man einer Studie der Yale-Universität glauben darf, die von Ilka Lehnen-Beyel auf new-worXs.de zitiert wird:

“Im Job sollten Frauen tunlichst nicht zeigen, wenn sie sich ärgern oder wütend sind: Eine solche Gefühlsregung lässt sie nämlich in den Augen sowohl von weiblichen als auch von männlichen Kollegen weniger kompetent aussehen [...] Ganz im Gegensatz zu Männern: Bei ihnen steht das gleiche Verhalten für Stärke und Männlichkeit”

Immerhin: Wenn Frau nachher erklärt, warum sie auf den Tisch gehauen hat, dann stärkt das wieder ihr Standing. Der männliche Kollege hingegen würde sich durch die Erklärung schwächen.

Ich werde bei den nächsten Gelegenheiten mal aufpassen, ob das Muster wirklich so stimmt. Oder bestätigen Ihre Erfahrungen das?

Es hilft nichts. Um gute, stabile Software zu erkennen, muß man den Entwicklern beim Arbeiten zuhören°:

Das einzig wirklich aussagefähige Meßwerkzeug ist die WTF°-Rate pro Minute.

Gefunden in einem Vorlesungsraum der Berufsakademie Stuttgart, Originalverfasser unbekannt Originalquelle: Thom Holwerda, OS news (Danke, Bernd).

° WTF: What The Fuck