Eine Frage: Wie erfassen Sie Ihre Arbeitszeit? In einem handgestrickten Excel-Sheet, mehr oder weniger regelmäßig und hoffentlich nicht nachträglich am Monatsende? Oder noch gar nicht?

Es spricht viel dafür, seine Arbeitszeit systematisch zu erfassen, nicht nur für Selbständige:

• Sie wollen Ihr Zeitmanagement verbessern? Dann ist es sehr hilfreich zu wissen, wo die Zeit den Tag über hingeht.
• Sie schreiben Rechnungen und rechnen Projekte nach Aufwand ab? Dann brauchen Sie für die Abrechnung einen Arbeitsnachweis – und das mit möglichst wenig lästigem Aufwand für die Projektzeiterfassung.
• Sie erstellen Angebote? Die Erfahrungen aus der Zeiterfassung helfen Ihnen dabei, realistischer und wirtschaftlicher zu kalkulieren. Aus eigener Erfahrung: Man verschätzt sich – meistens zu eigenen Ungunsten …
• Erfolgreiche Gewohnheiten helfen dabei, sich zu verbessern. Gerade im Zeitmanagement ist die direkte Zeiterfassung ein großartiges Hilfsmittel. Vorausgesetzt, sie geht einfach vonstatten.

Seien wir ehrlich: Eigentlich ist Zeiterfassung ein lästiger Job. Umso wichtiger ist, dass sie einfach ist: Möglichst nebenher zu erledigen, wenige Mausklicks und ohne erst langwierig Programme starten zu müssen.

Zeiterfassung darf nicht stören

Ein Tool hilft dabei mit einer Reihe von Erleichterungen: der Xpert-Timer von Xpert-Design Software, mit dem ich selbst seit einigen Wochen arbeite. Und ich tue es immer noch – ein gutes Zeichen. Das zentrale Element des Xpert-Timer ist die permanent sichtbare Zeitleiste am oberen Bildschirmrand:

Die Zeitleiste ist das zentrale Element. Hier starten, pausieren und stoppen Sie die Arbeitszeiterfassung per Mausklick. Über die Schaltflächen können Sie einfach zwischen Projekten wechseln. Ein längeres Telefonat mit einem anderen Kunden? Einfach über den grünen Pfeil oder das Blitz-Symbol ein anderes Projekt auswählen. Die Zeiterfassung stellt sich automatisch um. Für die wichtigsten Projekte können hierfür auch Tastaturkürzel eingestellt werden.

Auf den ersten Blick gewöhnungsbedürftig: Die Leiste ist ständig sichtbar und legt sich damit auch über die Titelleiste eines Fensters im Vollbildmodus. Manchmal führt das dazu, dass einige Informationen wie der Dateiname nicht mehr lesbar sind. Da die Bedienung der Programme dadurch in keiner Weise eingeschränkt wird, gewöhnt man sich schnell daran.

Ein praktisches Detail: Wenn Sie den Rechner herunterfahren, ohne vorher das laufende Projekt beendet zu haben, dann werden Sie beim nächsten Booten gefragt, ob Sie das letzte Projekt fortsetzen wollen. Und wenn Sie mal nicht am Rechner sitzen, dann können Sie die Zeiten natürlich manuell nachtragen.

Zeiterfassung einrichten

Voraussetzung ist, dass Sie zunächst Ihre Projekte erfassen. Das geht über den Projektmanager zügig, trotz einer Fülle an Möglichkeiten. So können Sie beispielsweise nicht verrechenbare Projekte definieren. Außerdem können Sie Dokumente hinterlegen, zum Beispiel Angebote oder Kalkulationen, die Sie dann zeitsparend direkt aus der Zeitleiste aufrufen können.

Ein anderes Highlight ist die Möglichkeit, zu jedem Projekt und Unterprojekt geplanten Zeiten und Aufwände, inkl. Kostensatz, zu hinterlegen. So erhalten Sie durch die Zeiterfassung automatisch Ihr Projektcontrolling.

Aufgabenliste

Ergänzt wird die Zeiterfassung um eine einfache, aber oft ausreichende Aufgabenverwaltung. Diese ist mit den Projekten der Zeiterfassung gekoppelt, sodass das Abhaken einer Aufgabe automatisch einen entsprechenden Eintrag in der Projekthistorie generiert. Auch eine Filterung nach Aufgaben zum gerade aktiven Projekt ist per Mausklick möglich, genauso wie eine Suche über alle Aufgaben. Weitergehende Sortier- und Organisationsfunktionalitäten, etwa nach dem GTD-Prinzip, fehlen leider.

Persönlich nutze ich die Aufgabenliste inzwischen als Ersatz für die Karteikarten in meiner täglichen To-do-Liste. Praktisch: Die Aufgaben in der Aufgabenleiste lassen sich mit den oben angelegten Projekten verknüpfen.

Das Ziel: Auswerten und Weiterverwenden

Die Zeiterfassung ohne die nachgelagerte Auswertung und Weiterverarbeitung wäre nichts weiter als Arbeitsbeschaffung. Der Xpert-Timer bietet nun eine Reihe von Möglichkeiten:

• Selektion und Ansicht im Programm selbst
• Export der Projekte und Zeiten nach Excel
• Umfassende Reports, die durch ein separat erhältliches Modul auch selbst gestaltet werden können
• Die Übernahme der Daten aus den Reports per Copy&Paste in andere Anwendungen, z. B. das Rechnungsdokument in Word

Das Aussehen und die Inhalte der Reports können nur mithilfe eines zusätzlichen, kostenpflichtigen Moduls angepasst werden. Da das Erstellen von Datenbankreports allerdings eine durchaus komplexe Angelegenheit ist, vor allem wenn man sich erst in die fremde Datenbankstruktur einarbeiten muss, ist das zu verschmerzen. Über die Programmoberfläche kann man die erfassten Zeiten flexibel abfragen, was für die meisten Anwendungsfälle ausreicht.

Zeiten unterwegs erfassen

Vom Xpert-Timer gibt es eine Variante für USB-Sticks (U3), sodass eine Zeiterfassung von jedem Rechner aus möglich ist. Das ist besonders interessant, wenn Sie häufiger an fremden Rechnern arbeiten. Der Datenbestand des Sticks wird synchronisiert. Leider gibt es noch keine Smartphone-/PDA-Version des Xpert-Timers.

Lizenzen

Eine kostenlose Lightversion des Xpert-Timer ist verfügbar. Mit dieser können Sie Ihre Projektzeiten erfassen, die Projekte verwalten und die Zeiten auswerten. Multi-User-Funktionalitäten, Dokumentenverwaltung sowie Druck- und Exportfunktionalitäten bleiben hingegen den Bezahlversionen vorbehalten. Die Vollversion kostet für einen Benutzer knapp 120 Euro. Eine Übersicht über die unterschiedlichen Lizenzen hält der Hersteller bereit.

Tipp: Leser von akademie.de erhalten bis zum 01.03.2009 einen Rabatt von 20 % auf die Single User-Lizenz des Xpert-Timers (ans Ende des dortigen Artikels scrollen).