Digitaler Archivierung und elektronisches Dokumentenmanagement kann gerade in Kombination mit einer (halb-)automatischen Ablaufsteuerung eine Menge organisatorisches Potenzial heben. Da digitale Informationen jedoch grundsätzlich manipulationsanfälliger sind, müssen einige Grundsätze beachtet werden. Der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. hat seine Grundsätze zur revisionssicheren elektronischen Archivierung aktualisiert:
- Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen
Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden - Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem
Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen - Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu
archivieren - Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar
archiviert werden - Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen
werden - Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert
werden können - Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist
vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden - Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte
nachvollziehbar protokolliert werden - Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung
kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden - Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung
aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein
Erläuterungen zu den einzelnen Grundsätzen finden Sie in den Merksätzen des VOI (pdf, 25 kb)
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