Vor einem Monat hatte ich schon mal über die neue Dienstleistung der virtuellen persönlichen Assistenten berichtet. Jetzt hatte ich die Gelegenheit, ein kleines Interview mit Bastian Köhnert zu führen. Bastian ist einer der Gründer des ersten deutschen Anbieters von VPA-Dienstleistungen: strandschicht.
Hallo Bastian. Schön, dass Du Zeit für ein kleines Interview hast. Koordiniert haben wir das ohne eine virtuelle persönliche Assistentin. Was sind VPAs überhaupt?
Virtuelle Persönliche Assistenten unterscheiden sich in zwei wichtigen Punkten von einem klassischen Assistenten oder einer Aushilfe:
- Sie können sehr flexibel eingesetzt werden. Wir beschäftigen die Assistenten und unsere Kunden können uns Aufträge geben, wann immer Sie Hilfe benötigen. Wenn Sie eine Woche lang mal überhaupt keine Unterstützung brauche, macht das überhaupt nichts. Dann fallen bei uns auch keine Kosten an.
- Ein VPA ist viel günstiger als ein Angestellter. Unsere Angestellten arbeiten nämlich in Osteuropa und beziehen entsprechend dem nationalen Lohnniveau niedrigere Gehälter als eine vergleicbare Kraft in Deutschland. Diesen Kostenvorteil geben wir an unsere Kunden weiter.
Ein VPA kann für alle einfachen Aufgaben eingesetzt werden, die keine besonderen Kenntnisse erfordern. Zur Zeit besteht ein Großteil unserer Aufgaben aus Recherchen und Telefondiensten.
Wie seid ihr denn auf die Idee gekommen? Steckt, wie bei vielen Gründern, auch persönlicher Bedarf dahinter?
Ganz genau, bei uns bestand auch zuerst der Eigenbedarf. Im November 2008 war ich für ein halbes Jahr in Peking und mein Mitgründer Simon befand sich gerade in Toronto. An einem kalten Winterabend haben wir uns per Skype über die Projekte unterhalten, an denen wir gerade arbeiten und Simon erzählt mir von Tim Ferriss und seinen Denkansätzen in seinem Bestseller “Die 4-Stundenwoche”.
Ferriss konnte seine Arbeitszeit auf vier Stunden pro Woche runterschrauben, indem er einfach und zeitintensive Aufgaben an VPAs abgab.
Aufgaben für einen solchen Assistenten hätten wir auch genug gehabt, aber wir konnten ausschließlich sehr teure Dienste in Deutschland finden (Stundenpreise von 20 bis 30 Euro). An demselben Abend und noch während des Gesprächs haben wir also entschieden, dass wir so einen Service auch in Deutschland nutzen und anbieten möchten.
Was lässt Du denn selbst von Deiner virtuellen persönlichen Assistentin erledigen?
Zur Zeit bin ich selber den ganzen Tag beschäftigt mit unserem Service und ich kümmere mich darum, dass alle Kundenaufträge in guter Qualität ausgeführt werden. Unsere Assistenten haben beispielsweise für uns nach Mitarbeitern gesucht und dabei eine erste Vorselektion durchgeführt, sie haben uns Anwälte vermittelt und die Kommunikation übernommen. Ab und zu lassen wir mal einen Blogartikel schreiben und natürlich brauchen wir auch immer mal wieder eine Recherche nach verschiedenen Informationen.
In einer Diskussion kam neulich der kritische Aspekt auf, dass VPA ja ein Schritt in Richtung Lohndumping ist.
Es stimmt sicherlich, dass durch einen VPA oft eine Aushilfe oder ein Assistent in Deutschland ersetzt werden soll. Die Alternative für die meisten unserer Kunden wäre aber, sich überhaupt niemanden einzustellen, weil sie sie sich eine Arbeitskraft nicht leisten können oder wollen.
In dem Sinne geht in der Regel kein deutscher Arbeitsplatz verloren. Vielmehr öffnen sich Kleinunternehmern und Freiberuflern neue Wachstumschancen, die zu neuen Arbeitsplätzen führen können.
Du erwähntest die 4-Stunden-Woche nach Tim Ferris. Hast Du mal ausgerechnet, wieviel Zeit Du persönlich dadurch sparst, dass Du Deine virtuelle persönliche Assistentin einsetzt?
Wenn ich alleine arbeiten würde, könnte ich nur 8 bis 14 Stunden pro Tag arbeiten. Dadurch, dass ich Assistenten habe, kann ich dieses Zeitkontingent mehrmals parallel anbieten und muss selber an dieser Stelle nicht mehr arbeiten.
In der Anfangsphase haben wir Assistenten zu unterschiedlichsten Recherche- und Telefonaufgaben eingesetzt, damit wir uns auf das Wesentliche konzentrieren können.
Ich lasse mich aber auch privat von meinen Assistentinnen unterstützen. Es kann schonmal vorkommen, dass ein Freund von mir von meinem persönlichen Assistenten angerufen wird, um ein Treffen zum Abendessen zu vereinbaren. Oder lasse mir von einem Assistenten Reisemöglichketen oder Hotels recherchieren.
Letztendlich muss ich mich natürlich gerade jetzt nach der Gründung um viele Dinge trotzdem selber kümmern und ich bin weit entfernt von einer 4-Stundenwoche, aber ich denke, die Phase nach der Unternehmensgründung ist immer ein Ausnahmezustand.
Worauf sollte man als Kunde von VPA-Dienstleistungen denn achten und wie lässt sich die Zusammenarbeit effizent und effektiv gestalten?
Im ersten Schritt ist es wichtig, sich klarzumachen, welche Aufgaben man einen VPA ausführen lassen möchte um dann zu prüfen, ob ein VPA diese Aufgabe auch ausführen kann. Manchmal kommt es vor, dass Kunden uns Aufgaben geben, die sie selber nicht ausführen können, weil sie zu schwierig sind. Wir versuchen natürlich unser Bestes und nehmen gerne neue Herausforderungen an, aber beispielsweise Recherchen auf Japanisch kann auch ein VPA in der Regel nicht ausführen.
Außerdem ist es wichtig, das gewünschte Ergebnis so genau wie möglich zu formulieren, damit wir zum Beispiel bei einer Recherche genau wissen, welche Informationen benötigt werden. Der Kunde sollte uns auch eine Zeitvorstellung mitteilen und eine Deadline setzen, bis wann eine Aufgabe ausgeführt werden soll.
Bastian, danke für die Insights. Ich glaube, dass ihr damit vielen kleinen Unternehmen eine wertvolle Dienstleistung zur Verfügungs stellt. Viel Erfolg für Euren Service!
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Das seit/seid ist ja gar nicht mal so störend, aber als Auslöser für strandschicht eine 6-monatige Reise vom November 2009 zu nehmen… Vielleicht sollte den Eintrag nochmal jemand gegenlesen?
Bisher hatten eure Artikel eine deutlich bessere Qualität hinsichtlich kleiner Tippfehler und Dreher, sonst hätte ich das vermutlich gar nicht erst angemerkt
mea culpa, mea maxima culpa