Wieder ein Jahr vergangen. Haben Sie auch das Gefühl, das geht immer schneller? 2009 war ein gutes Jahr, mit vielen Höhen und weniger Tiefen, im Kleinen wie im Großen. So darf und wird es auch 2010 bleiben.

Bis dahin wünsche ich Ihnen und euch ein frohes Fest, ein paar Tage gute Erholung und einen phänomenalen Start in ein sicher wieder sehr spannendes 2010.

Jetzt schreibe ich doch noch was zur Schirrmacher-Diskussion. Was kurzes, praktisches, nichts philosophisch-gesellschaftliches. Versprochen, wegen Ihrer Fokussierung.

Auf eine Diskussion auf der isarrunde antwortet Frank Schirrmacher:

“Multitasking, wie Nicholas Carr zu Recht schreibt, ist deshalb ein Problem, weil wir im Informationszeitalter gezwungen sind, nur noch zu multitasken.”

Das zeigt doch sehr schön den Holzweg. Wie weit sind wir gekommen, wenn wir “gezwungen” sind zu multitasken? Wer zwingt uns zum Info-Masochismus? Outlook? Microsoft? Gar Bill Gates persönlich? Der liebe Gott? Oder doch nur wir persönlich, jeder für sich?

“Der Einwand, schalte doch deine Geräte ab ist [...] abwegig [...]”

Irrtum. Genauso einfach ist es. Denn “Ausschalten” ist erst in zweiter Konsequenz ein technischer Vorgang. Hauptsächlich ist Ausschalten ist eine bewußte, selbstbestimmte Entscheidung. Nicht mehr, nicht weniger, und doch genau der Kern. Natürlich, jetzt kann man einwenden, das sei so als einem Raucher zu erklären, er müsse doch nur die Zigarette weglegen. Ja, stimmt. Wenn es wie Entzug anmutet, dann wird es höchste Zeit.

Persönliches Informationsmanagement ist das Wiedergewinnen der Selbstbestimmtheit.

Wer sich von der Informations- und Kommunikationsvielfalt überlastet sieht, sollte den schwarzen Peter nicht der Technik geben. Die ist so gut wie das, was wir daraus machen. Am besten beginnt man, ganz wie im richtigen Leben, auch hier mit dem Kehren vor der eigenen Haustür: Was sind meine Prioritäten? Was will ich wirklich wirklich? Wer und was hilft mir dabei?

Diese Überlegungen helfen sehr dabei, eine Schneise in die Informationsfülle zu schlagen. Und: Hat man das für sich klar gezogen – allerdings ist das ein andauernder Prozess, keine einmalige Aktion -, dann kann man loslassen, ganz intuitiv.

P.S.: Aus den 68’ern ist auch was ordentliches geworden, obwohl sie nackig in Woodstock mit einem Joint in der Hand getanzt haben. Wird mit den informationsverrauschten Internetkids genauso sein.

Brauchen wir noch traditionelle Büros? 350 Unternehmen hat der amerikanische TK-Anbieter RingCentral dazu befragt.

Nur noch 15 % der Befragten arbeiten ausschließlich im Büro. Alle anderen arbeiten zumindest teilweise an unterschiedlichen Orten, knapp 40 % haben sogar nur noch ein virtuelles Büro. Deutlich über die Hälfte der Beschäftigten arbeiten mehr als die 50 % ihrer Zeit nicht im Büro. Geht es um die Arbeitsorte für neue Beschäftigte, dann planen nur noch 12 %, dass diese vor Ort im Büro arbeiten. 22 % der neuen Beschäftigten sollen Zuhause arbeiten, für 57 % wird ein rein virtuelles Büro bereitstehen.

Charts und Auswertungen können Sie hier öffnen (pdf).

Sicher, ganz übertragbar sind die Ergebnisse nicht. Zum einen wurden die befragten Unternehmen nicht empirisch ausgewählt, zum anderen ist der Ort des Geschehens die USA. Dort ticken die Uhren bekanntlich etwas anders, meist schneller. RingCentral, Verfasser der Studie, ist ein Anbieter eines “cloud-based phone system” (auch nicht uninteressant). Entsprechend sind die Ergebnisse zu interpretieren. Mein Eindruck ist aber, dass die Ergebnistendenz durchaus stimmig ist.

Was bedeutet das? Zum einen spielt die technischen Ausstattung für die zunehmend virtuelle Kommunikation eine wichtige Rolle. Zum anderen, für die regelmässigen Leser dieses Blogs sicher nichts Neues, müssen sich Büros verändern.

Schreibtische für die mehr oder weniger konzentrierte Einzelarbeit verlieren in diesem Szenario an Bedeutung. Bisher der Schwerpunkt, werden Schreibtischansammlungen zukünftig immer mehr ein Addon in Bürolandschaften sein.

Verstärkt werden wir unterschiedliche Räume für verschiedene Kommunikationsanlässe und -ziele benötigen. Das schließt natürlich die Teilnahme der unterwegs oder außerhalb arbeitenden Kolleginnen und Kollegen ein. Für ein Brainstorming ist ein anderes räumliches Setting und sind andere Werkzeuge hilfreich als beispielsweise für ein formelles Gespräch zwischen Chef und Mitarbeiter.

Ein dritter Aspekt ist die Rolle der Räumlichkeiten für die Identifikation der Mitarbeiter mit der Firma und den Kolleginnen und Kollegen. Damit die zunehmende Virtualisierung und Mobilität nicht zu einer Entfremdung führt, sind neben Unternehmenskultur und Führung (die sich durch diese Tendenzen natürlich verändert) auch die physischen Treffpunkte, die Büros, ein hilfreiches Werkzeug. Das betrifft sowohl deren Gestaltung als auch die Beteiligung der Mitarbeiter dabei.

Spätestens beim nächsten Umzug, Um- oder Neubau sollten Sie diese Aspekte mit berücksichtigen. Eine Büro- und Arbeitsumgebung baut man schließlich nicht alle paar Monate neu…

Created by Online Education, via Richard Gutjahr auf Twitter

You have new Mail! Das Telefon klingelt! Das Handy auch, eine SMS! Die News aus dem Netz rauschen an Ihnen vorbei. Zeit für einen Kaffee? Die Kollegin von nebenan klopft an der Tür! Wäre das alles gleichzeitig, dann könnte man darüber lachen. Es kommt aber nacheinander…

Den Teilnehmern meiner Seminare versuche ich immer zu vermitteln, dass es ein Hauptziel im persönlichen Informationsmanagement ist, die Fremdbestimmtheit zu minimieren. Es geht darum, selbstbestimmt zu agieren anstatt zu reagieren.

Zugegeben, das ist nicht immer einfach. Zu sehr sind wir oft in den Strukturen und Gewohnheiten verfangen. Zu vielseitig sind die Kommunikaitonskanäle. Früher konnte man einfach die Tür zumachen, das ist heute vermeindlich nicht mehr so einfach.

Aber was ist die Alternative? Jedem gepiepse beim Eintreffen einer neuen Mail hinterher zu hecheln? Geschwindigkeitsrekorde beim Annehmen von Gesprächen aufstellen? Ja keine News zu versäumen? Viel Kommunikation vermittelt das Gefühl, viel getan zu haben. Allerdings: “getan” ungleich “erreicht”.

Nur allzu oft erwischen wir uns selbst dabei, wie wir uns von anderen deren Prioritäten aufdrängen lassen. Jede Kommunikation spiegelt zunächst die Dringlichkeit des Initiators wider. Der Anruf mag für den Anrufer dringend sein, die E-Mail brisant formuliert. Und wo bleiben Ihre Prioritäten als Empfänger?

Wohlgemerkt, es geht nicht darum, zum Kameradenschwein zu mutieren. Es geht auch nicht darum, die eigenen Prioritäten über die des Kommunikationspartners zu setzen. Letztlich ist aber niemandem damit geholfen, wenn wir selbst mit unserer Arbeit nicht zu Potte kommen. Es ist also eine – immer beidseitige – faire Abwägung von Dringlichkeiten und Interessen. Das sollte sich im Idealfall selbst regulieren. Schließlich profitieren Sie selbst von dieser Fairness, Sie sind ja ebenfalls Initiator…

Nutzen Sie das Jahresende zum 3-Punkte-Programm zur Wiedergewinnung der informationellen Selbstbestimmung:

1. Schalten Sie jetzt gleich die Benachrichtigung bei neuen E-Mails komplett ab, auch die visuellen, und legen Sie die Stummschaltefunktion auf eine Schnellwahltaste Ihres Telefons und Handies.
2. Beginnen Sie heute damit, öfter mal ganz bewußt die virtuelle Tür zu Ihrem Arbeitsplatz zu schließen.
3. Nutzen Sie die Weihnachtstage und klären Sie Ihre Prioritäten: Was ist für Ihren Job das erfolgsentscheidende? Für die fachlichen Ergebnisse und für Ihr persönliches Fortkommen. Woran werden sie wirklich gemessen?

Persönliches Informationsmanagement ist Gelassenheit.

P.S.: Jetzt rufe ich mal in Berlin zurück und schaue, ob der Anruf gerade eben dringend war.