Wir schreiben das Jahr 2011, Outlook ist im Jahr 2010 angekommen und kann eines immer noch nicht: Ausgehende E-Mails ordentlich ablegen. Da steckt man viel Mühe in eine ausgefeilte Ablagestruktur und trotzdem legt Outlook stur alle eigenen Ergüsse im Sammelbecken “Gesendete Objekte” ab.
Das ist schade, denn eine Ablage ist nur so gut, wie deren Vollständigkeit und Verlässlichkeit. Erstens sind die eigenen Mails nicht unwichtiger wie die Erhaltenen. Zweitens ist ein schneller Zugriff auf z. B. alle Projektinformationen nur dann möglich, wenn alles beisammen ist.
Abhilfe schaffen Zusatzprogramme. Deren gibt es mehrere:
- SimplyFile, mein momentaner Favorit
- Xiant Filer
- ClearContext, das in der Vollversion ein ausgewachsenes GTD-Werkzeug ist
- SpeedFiler, mein bisheriger Favorit, der jedoch in OL2010 nicht mehr hundertprozentig funktioniert
Am Beispiel des SpeedFilers sehen Sie das Funktionsprinzip: Sobald auf Senden geklickt wird, erscheint ein zusätzlicher Dialog. Dort werden Vorschläge für Ablageordner gemacht. Das Tool lernt dabei auf Basis Ihrer Ablagentscheidungen und wird damit in den Empfehlungen immer besser. Sollte kein passender Vorschlag gemacht werden, fangen Sie einfach in der Eingabezeile das tippen an, SpeedFiler schränkt dann die Ordnerauswahl sukzessiv ein.
Automatische Vorschläge für die Ablage nach dem Senden mit SimplyFile
Je nach Button wird die Mail nun verschickt und abgelegt, auf Wunsch zusammen mit der Mail, auf die Sie eine Antwort geschrieben haben. Praktisch: Sie können Mails verschicken, ohne sie überhaupt irgendwo abzulegen. Warum sollen die vielen kurzen Danke- und Spaßmails das Postfach zumüllen? Und war der Klickfinger mal zu schnell auf dem Senden-Button, dann kann man an dieser Stelle immer noch gefahrlos das Senden abbrechen. Das hat schon einige Male geholfen…
Ebenfalls sehr praktisch ist es, dass eingegangene Mails im Posteingang mit einem Mausklick richtig abgelegt werden können. Kein mühsames drag-and-drop mit aufklappenden Ordnern mehr. Zeitsparend: Der Wechsel in ein Verzeichnis klappt ohne lange Klick-Orgien.
Automatischer Vorschlag zum Ablegen einer eingehenden Mail im einem Klick
Die Tools sind nicht kostenlos, aber preiswert. Die Investition lohnt sich schnell. Im Arbeitsalltag sparen Sie sich viel Zeit. Kleinvieh macht auch Mist. Abgesehen davon, dass es spassigere Jobs gibt, als in der Mailbox herumzuklicken und die gesendeten Objekte zu durchwühlen.
P.S.: Der Thunderbird machts nicht besser, Abhilfe schafft Copy Sent to Current.
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