60 % der Internetnutzer lesen immer öfters am Bildschirm. Das ist das Ergebnis einer Studie von eResult, die dazu 600 Personen befragt haben. Ältere Usability-Studien liefern hier ein deutlich anderes Bild, aber sie sind eben älter. Unlogisch erscheint diese neue Zahl nicht, da sich sowohl das Nutzungsverhalten als auch die technologischen Voraussetzungen in den letzten Jahren rasant verändert haben.

Auf dem shopbetreiber-Blog liefert der Autor der Studie, Thorsten Wilhelm, ein paar mögliche Gründe für diese Entwicklung:

• Mobile Technologien werden zum Lesen verwendet, ohne dass immer und überall ein Drucker zur Verfügung steht
• Texte im Internet sind oftmals kürzer, z.B. in Blogs
• Reichweitenstarke Webseiten liefern verstärkt kurze Statusmeldungen

Wenn ich mich beobachte, dann kann ich diese Ergebnisse durchaus bestätigen. Bei mir gar nicht mal aus den genannten drei Gründen sonder eher aus praktischen Überlegungen: Digitale Texte haben einfach viele Vorteile, Informationen sind heute viel schnelllebiger und das Ausdrucken nur zum Lesen ist mir oft zu unpraktisch bzw. Papier, Toner und Platz in der Papiertonne nicht wert.

Immer auf der Suche nach wirklich nützlichen Tools, wird im Laufe eines Jahres viel Software auf meinem Notebook getestet. Nur wenige Werkzeuge schaffen es, zu einem festen Bestandteil meines Arbeitsalltags zu werden. Die Zeiterfassung Xpert Timer ist so ein Werkzeug.

Im Februar 2009 habe ich bereits über den Xpert Timer berichtet: Optimieren, abrechnen, bessere Angebote: Zeiten erfassen mit dem Xpert-Timer.

Meine Haupteinsatzgebiete sind das Zeitmonitoring, das Erfassen von Projektzeiten für die spätere Abrechnung und die Verbesserung der Zeitschätzungen für Angebote. In allen drei Punkten konnte ich mich spürbar verbessern.

Insbesondere die permanent sichtbare Zeitleiste erleichtert das Arbeiten enorm, mit nur einem Klick ist das Projekt gewechselt – sehr hilfreich z.B. bei Telefonaten. Und: Durch diese Leiste ist nur ein Minimum an Disziplin notwendig – für so lästige Aufgaben wie die Zeiterfassung ein nicht zu unterschätzender Vorteil…

Seit einigen Wochen habe ich die neue Version 2 des Xpert Timer im Einsatz. Mit einem verbesserten Kundenmanagement, erweiterten Möglichkeiten zur Erfassung von Projektkosten und einem Rechnungsmodul ist der Xpert-Timer fast schon ein projektorientiertes CRM geworden. Auch die erweiterten Reportingmöglichkeiten und viele kleine Arbeitserleichterungen wie Filtermöglichkeiten, Textbausteine und Druckvorlagen helfen im Alltag.

Eine ausführliche Beschreibung können Sie kostenlos auf akademie.de lesen: Herr der Zeiten. Erleichtern Sie sich die Arbeit mit Zeiterfassung durch den Xpert-Timer. Oder Sie informieren sich über den Leistungsumfang direkt beim Hersteller. Sie merken schon, ich bin sehr zufrieden.

Das Blog der Harvard Business Review ist eins derjenigen, die völlig zu unrecht in meinem Feedreader ein machmal ignoriertes Dasein fristen. Der Grund: Leicht verdauliches Fast-Food für den Informationshunger zwischendurch findet man da kaum. Irgendwie passt das auch zum Thema.

Denn deshalb habe ich gerade erst den empfehlenswerten Artikel von Tom Davenport gelesen: Why We Don’t Care About Information Overload. Darin frägt er sich, warum wir eigentlich nichts gegen die Informationsüberflutung unternehmen, wenn wir doch so unter ihr stöhnen. Eine gute Frage, finden Sie nicht?

Tom Davenport findet darauf drei Antworten:

1. die immerwährende Hoffnung, im Informationsstrom etwas neues, relevantes, supertolles zu entdecken und so der Langeweile des Alltags zu entkommen.
2. die Trägheit, seine Strukturen zu überdenken und zu ändern. Funktioniert ja alles. Irgendwie.
3. dass wir unserer eigenen Aufmerksamkeitsökonomie so wenig Bedeutung beimessen. Die wenigsten Menschen sind lt. Davenport bereit, die notwendige Achtsamkeit in die Steuerung ihrer Aufmerksamkeit aufzubringen. Müssen wir wirklich alles mitbekommen?

Welcher der drei ist Ihr Favorit? Was wäre der erste, spürbare Schritt um für Sie etwas zu verbessern?

Null

Wenn ihr Posteingangsordner heute zum Feierabend diese Zahl an E-Mails hat, dann ist mein aktualisierter Artikel E-Mail-Chaos ade: System und Ordnung im elektronischen Postfach auf akademie.de nichts für Sie. Ansonsten schon.

P.S.: Wenn Sie noch keinen Account bei akademie.de haben, es gibt einen 14-tägigen Probe-Zugang.

Jetzt schreibe ich doch noch was zur Schirrmacher-Diskussion. Was kurzes, praktisches, nichts philosophisch-gesellschaftliches. Versprochen, wegen Ihrer Fokussierung.

Auf eine Diskussion auf der isarrunde antwortet Frank Schirrmacher:

“Multitasking, wie Nicholas Carr zu Recht schreibt, ist deshalb ein Problem, weil wir im Informationszeitalter gezwungen sind, nur noch zu multitasken.”

Das zeigt doch sehr schön den Holzweg. Wie weit sind wir gekommen, wenn wir “gezwungen” sind zu multitasken? Wer zwingt uns zum Info-Masochismus? Outlook? Microsoft? Gar Bill Gates persönlich? Der liebe Gott? Oder doch nur wir persönlich, jeder für sich?

“Der Einwand, schalte doch deine Geräte ab ist [...] abwegig [...]”

Irrtum. Genauso einfach ist es. Denn “Ausschalten” ist erst in zweiter Konsequenz ein technischer Vorgang. Hauptsächlich ist Ausschalten ist eine bewußte, selbstbestimmte Entscheidung. Nicht mehr, nicht weniger, und doch genau der Kern. Natürlich, jetzt kann man einwenden, das sei so als einem Raucher zu erklären, er müsse doch nur die Zigarette weglegen. Ja, stimmt. Wenn es wie Entzug anmutet, dann wird es höchste Zeit.

Persönliches Informationsmanagement ist das Wiedergewinnen der Selbstbestimmtheit.

Wer sich von der Informations- und Kommunikationsvielfalt überlastet sieht, sollte den schwarzen Peter nicht der Technik geben. Die ist so gut wie das, was wir daraus machen. Am besten beginnt man, ganz wie im richtigen Leben, auch hier mit dem Kehren vor der eigenen Haustür: Was sind meine Prioritäten? Was will ich wirklich wirklich? Wer und was hilft mir dabei?

Diese Überlegungen helfen sehr dabei, eine Schneise in die Informationsfülle zu schlagen. Und: Hat man das für sich klar gezogen – allerdings ist das ein andauernder Prozess, keine einmalige Aktion -, dann kann man loslassen, ganz intuitiv.

P.S.: Aus den 68’ern ist auch was ordentliches geworden, obwohl sie nackig in Woodstock mit einem Joint in der Hand getanzt haben. Wird mit den informationsverrauschten Internetkids genauso sein.

You have new Mail! Das Telefon klingelt! Das Handy auch, eine SMS! Die News aus dem Netz rauschen an Ihnen vorbei. Zeit für einen Kaffee? Die Kollegin von nebenan klopft an der Tür! Wäre das alles gleichzeitig, dann könnte man darüber lachen. Es kommt aber nacheinander…

Den Teilnehmern meiner Seminare versuche ich immer zu vermitteln, dass es ein Hauptziel im persönlichen Informationsmanagement ist, die Fremdbestimmtheit zu minimieren. Es geht darum, selbstbestimmt zu agieren anstatt zu reagieren.

Zugegeben, das ist nicht immer einfach. Zu sehr sind wir oft in den Strukturen und Gewohnheiten verfangen. Zu vielseitig sind die Kommunikaitonskanäle. Früher konnte man einfach die Tür zumachen, das ist heute vermeindlich nicht mehr so einfach.

Aber was ist die Alternative? Jedem gepiepse beim Eintreffen einer neuen Mail hinterher zu hecheln? Geschwindigkeitsrekorde beim Annehmen von Gesprächen aufstellen? Ja keine News zu versäumen? Viel Kommunikation vermittelt das Gefühl, viel getan zu haben. Allerdings: “getan” ungleich “erreicht”.

Nur allzu oft erwischen wir uns selbst dabei, wie wir uns von anderen deren Prioritäten aufdrängen lassen. Jede Kommunikation spiegelt zunächst die Dringlichkeit des Initiators wider. Der Anruf mag für den Anrufer dringend sein, die E-Mail brisant formuliert. Und wo bleiben Ihre Prioritäten als Empfänger?

Wohlgemerkt, es geht nicht darum, zum Kameradenschwein zu mutieren. Es geht auch nicht darum, die eigenen Prioritäten über die des Kommunikationspartners zu setzen. Letztlich ist aber niemandem damit geholfen, wenn wir selbst mit unserer Arbeit nicht zu Potte kommen. Es ist also eine – immer beidseitige – faire Abwägung von Dringlichkeiten und Interessen. Das sollte sich im Idealfall selbst regulieren. Schließlich profitieren Sie selbst von dieser Fairness, Sie sind ja ebenfalls Initiator…

Nutzen Sie das Jahresende zum 3-Punkte-Programm zur Wiedergewinnung der informationellen Selbstbestimmung:

1. Schalten Sie jetzt gleich die Benachrichtigung bei neuen E-Mails komplett ab, auch die visuellen, und legen Sie die Stummschaltefunktion auf eine Schnellwahltaste Ihres Telefons und Handies.
2. Beginnen Sie heute damit, öfter mal ganz bewußt die virtuelle Tür zu Ihrem Arbeitsplatz zu schließen.
3. Nutzen Sie die Weihnachtstage und klären Sie Ihre Prioritäten: Was ist für Ihren Job das erfolgsentscheidende? Für die fachlichen Ergebnisse und für Ihr persönliches Fortkommen. Woran werden sie wirklich gemessen?

Persönliches Informationsmanagement ist Gelassenheit.

P.S.: Jetzt rufe ich mal in Berlin zurück und schaue, ob der Anruf gerade eben dringend war.

zdf-Online geht der Frage nach, wer Google Wave oder Mozilla Raindrop braucht: Eine Plattform für alles. Wer braucht Google Wave oder Mozilla Raindrop?. Ich durfte auch was sagen.

Statt langer Rede eine gelungene Präsentation auf Slideshare:

Vor etwa eineinhalb Jahren hatte ich hier im Blog schon mal eine Vision skizziert, den Personal Communicator als zentrale Instanz des Online-Lebens.

Inzwischen gibt es mit Mozilla Raindrop, Google Wave, Pio.io oder auch mit der Aggregation innerhalb von Facebook verschiedene Ansätze auf dem Weg dorthin. Gerade erreicht mich die Frage, was ich denn von all diesen Diensten halte.

Kurze Antwort: Viel.

Das Arbeitsleben ist heute ein virtuoses Spiel mit den unterschiedlichen synchronen und asynchronen Kommunikationsmedien, online und offline. Das ist anstrengend und verwirrend, weshalb viele immer noch E-Mail für alles nutzen.

Eine Art “Personal Communicator (PC)” ist deshalb eine sehr hilfreiche und wünschenswerte Sache: Alle Kommunikationskanäle laufen in diesem Werkzeug zusammen. Es hat alle notwendigen Verwaltungswerkzeuge um die ein- und ausgehenden Informationen zu kanalisieren und zu filtern. Idealerweise berücksichtigt ein solches Werkzeug den Onlinestatus und den Arbeitskontext der Kommunikationspartner.

Beispiel: Ist der Absender einer Mail gerade in Skype online, dann könnte das Tool anstelle einer Antwortmail automatisch eine Skype-Chatnachricht abschicken, sofern der Empfänger für den aktuellen Arbeitskontext zugelassen hat. So werden die typischen langen E-Mail-Kaskaden vermieden und beispielsweise kurze Nachfragen sind direkt und persönlich möglich. Das wäre eine deutliche Effizienzsteigerung und reduziert gleichzeitig die E-Mail-Fluten.

Anderes Beispiel: Ein automatischer Interessenfilter des Tools fischt eine für mich spannende Nachricht aus dem Web 2.0 und zeigt sie mir symbolisch oder farblich gekennzeichnet im Eingangsfach des Personal Communicator an. Eine Menge Such- und Beobachtungsarbeit würde mir so abgenommen, ich bräuchte keinen RSS-Reader und keinen speziellen Twitterclient, keine eigene Facebook- und Xing-Seite mehr. Eine enorme Arbeitserleichterung. Zusätzlich bietet der “PC” natürlich Kommentarfunktionen und die Kontaktaufnahme (natürlich wieder den Status des Gegenüber berücksichtigend) an, die sinnvollen “next actions” passend zur Meldung sozusagen.

Ich bin überzeugt, dass die unterschiedlichen Kommunikationskanäle nicht einfach so verschwinden werden. Sie haben zu unterschiedliche Stärken und Schwächen, auch wenn wir das bei E-Mail oft genug vergessen. Ein einfaches Zusammenspiel der Werkzeuge existiert nicht bzw. ist für die Masse der Anwender nicht einfach genug. Obwohl wir alle über E-Mail-Fluten jammern, machen wir doch nichts anders. Die Werkzeuge sind sehr in den Arbeitskulturen der jeweiligen Generationen verankert, Verhaltensweisen antrainiert.

Gerade deshalb: Raindrop, Wave und Pip.io haben das Zeug dazu, ein Dach über allen Kommunikationskanälen zu sein und so – wer weiß – auch das Kommunikationsverhalten zu verändern. Neben den Hard Facts, den tollen neuen Möglichkeiten, wird es erfolgsentscheidend sein, wie gut die Tools Brücken bauen zwischen dem alten, bekannten und den kombinierten neuen Möglichkeiten.

“Ein gutes Mittel gegen die Managerkrankheit:
Stecke mehr Zeit in deine Arbeit als Arbeit in deine Zeit.”

Friedrich Dürrenmatt