Das Blog der Harvard Business Review ist eins derjenigen, die völlig zu unrecht in meinem Feedreader ein machmal ignoriertes Dasein fristen. Der Grund: Leicht verdauliches Fast-Food für den Informationshunger zwischendurch findet man da kaum. Irgendwie passt das auch zum Thema.

Denn deshalb habe ich gerade erst den empfehlenswerten Artikel von Tom Davenport gelesen: Why We Don’t Care About Information Overload. Darin frägt er sich, warum wir eigentlich nichts gegen die Informationsüberflutung unternehmen, wenn wir doch so unter ihr stöhnen. Eine gute Frage, finden Sie nicht?

Tom Davenport findet darauf drei Antworten:

1. die immerwährende Hoffnung, im Informationsstrom etwas neues, relevantes, supertolles zu entdecken und so der Langeweile des Alltags zu entkommen.
2. die Trägheit, seine Strukturen zu überdenken und zu ändern. Funktioniert ja alles. Irgendwie.
3. dass wir unserer eigenen Aufmerksamkeitsökonomie so wenig Bedeutung beimessen. Die wenigsten Menschen sind lt. Davenport bereit, die notwendige Achtsamkeit in die Steuerung ihrer Aufmerksamkeit aufzubringen. Müssen wir wirklich alles mitbekommen?

Welcher der drei ist Ihr Favorit? Was wäre der erste, spürbare Schritt um für Sie etwas zu verbessern?

Null

Wenn ihr Posteingangsordner heute zum Feierabend diese Zahl an E-Mails hat, dann ist mein aktualisierter Artikel E-Mail-Chaos ade: System und Ordnung im elektronischen Postfach auf akademie.de nichts für Sie. Ansonsten schon.

P.S.: Wenn Sie noch keinen Account bei akademie.de haben, es gibt einen 14-tägigen Probe-Zugang.

Jetzt schreibe ich doch noch was zur Schirrmacher-Diskussion. Was kurzes, praktisches, nichts philosophisch-gesellschaftliches. Versprochen, wegen Ihrer Fokussierung.

Auf eine Diskussion auf der isarrunde antwortet Frank Schirrmacher:

“Multitasking, wie Nicholas Carr zu Recht schreibt, ist deshalb ein Problem, weil wir im Informationszeitalter gezwungen sind, nur noch zu multitasken.”

Das zeigt doch sehr schön den Holzweg. Wie weit sind wir gekommen, wenn wir “gezwungen” sind zu multitasken? Wer zwingt uns zum Info-Masochismus? Outlook? Microsoft? Gar Bill Gates persönlich? Der liebe Gott? Oder doch nur wir persönlich, jeder für sich?

“Der Einwand, schalte doch deine Geräte ab ist [...] abwegig [...]”

Irrtum. Genauso einfach ist es. Denn “Ausschalten” ist erst in zweiter Konsequenz ein technischer Vorgang. Hauptsächlich ist Ausschalten ist eine bewußte, selbstbestimmte Entscheidung. Nicht mehr, nicht weniger, und doch genau der Kern. Natürlich, jetzt kann man einwenden, das sei so als einem Raucher zu erklären, er müsse doch nur die Zigarette weglegen. Ja, stimmt. Wenn es wie Entzug anmutet, dann wird es höchste Zeit.

Persönliches Informationsmanagement ist das Wiedergewinnen der Selbstbestimmtheit.

Wer sich von der Informations- und Kommunikationsvielfalt überlastet sieht, sollte den schwarzen Peter nicht der Technik geben. Die ist so gut wie das, was wir daraus machen. Am besten beginnt man, ganz wie im richtigen Leben, auch hier mit dem Kehren vor der eigenen Haustür: Was sind meine Prioritäten? Was will ich wirklich wirklich? Wer und was hilft mir dabei?

Diese Überlegungen helfen sehr dabei, eine Schneise in die Informationsfülle zu schlagen. Und: Hat man das für sich klar gezogen – allerdings ist das ein andauernder Prozess, keine einmalige Aktion -, dann kann man loslassen, ganz intuitiv.

P.S.: Aus den 68’ern ist auch was ordentliches geworden, obwohl sie nackig in Woodstock mit einem Joint in der Hand getanzt haben. Wird mit den informationsverrauschten Internetkids genauso sein.

You have new Mail! Das Telefon klingelt! Das Handy auch, eine SMS! Die News aus dem Netz rauschen an Ihnen vorbei. Zeit für einen Kaffee? Die Kollegin von nebenan klopft an der Tür! Wäre das alles gleichzeitig, dann könnte man darüber lachen. Es kommt aber nacheinander…

Den Teilnehmern meiner Seminare versuche ich immer zu vermitteln, dass es ein Hauptziel im persönlichen Informationsmanagement ist, die Fremdbestimmtheit zu minimieren. Es geht darum, selbstbestimmt zu agieren anstatt zu reagieren.

Zugegeben, das ist nicht immer einfach. Zu sehr sind wir oft in den Strukturen und Gewohnheiten verfangen. Zu vielseitig sind die Kommunikaitonskanäle. Früher konnte man einfach die Tür zumachen, das ist heute vermeindlich nicht mehr so einfach.

Aber was ist die Alternative? Jedem gepiepse beim Eintreffen einer neuen Mail hinterher zu hecheln? Geschwindigkeitsrekorde beim Annehmen von Gesprächen aufstellen? Ja keine News zu versäumen? Viel Kommunikation vermittelt das Gefühl, viel getan zu haben. Allerdings: “getan” ungleich “erreicht”.

Nur allzu oft erwischen wir uns selbst dabei, wie wir uns von anderen deren Prioritäten aufdrängen lassen. Jede Kommunikation spiegelt zunächst die Dringlichkeit des Initiators wider. Der Anruf mag für den Anrufer dringend sein, die E-Mail brisant formuliert. Und wo bleiben Ihre Prioritäten als Empfänger?

Wohlgemerkt, es geht nicht darum, zum Kameradenschwein zu mutieren. Es geht auch nicht darum, die eigenen Prioritäten über die des Kommunikationspartners zu setzen. Letztlich ist aber niemandem damit geholfen, wenn wir selbst mit unserer Arbeit nicht zu Potte kommen. Es ist also eine – immer beidseitige – faire Abwägung von Dringlichkeiten und Interessen. Das sollte sich im Idealfall selbst regulieren. Schließlich profitieren Sie selbst von dieser Fairness, Sie sind ja ebenfalls Initiator…

Nutzen Sie das Jahresende zum 3-Punkte-Programm zur Wiedergewinnung der informationellen Selbstbestimmung:

1. Schalten Sie jetzt gleich die Benachrichtigung bei neuen E-Mails komplett ab, auch die visuellen, und legen Sie die Stummschaltefunktion auf eine Schnellwahltaste Ihres Telefons und Handies.
2. Beginnen Sie heute damit, öfter mal ganz bewußt die virtuelle Tür zu Ihrem Arbeitsplatz zu schließen.
3. Nutzen Sie die Weihnachtstage und klären Sie Ihre Prioritäten: Was ist für Ihren Job das erfolgsentscheidende? Für die fachlichen Ergebnisse und für Ihr persönliches Fortkommen. Woran werden sie wirklich gemessen?

Persönliches Informationsmanagement ist Gelassenheit.

P.S.: Jetzt rufe ich mal in Berlin zurück und schaue, ob der Anruf gerade eben dringend war.

Visitenkarten sind ein Segen. Oder ein Fluch, wenn man sich mal wieder auf eine getarnte Visitenkartentauschbörse verirrt hat (früher gab es ja sogar mal eigene Partys für Visitenkarten – inzwischen treffen sich wieder deren Herrchen und Frauchen). Einen guten Trick, wie man die Visitenkartenflut direkt vor Ort unauffällig sortiert, habe ich auf der Karrierebibel gefunden:

“Die Zwei-Hosentaschen-Methode hilft, nach einem Geschäftstreffen eingesteckte Visitenkarten besser zu sortieren: Karten von Leuten, zu denen Sie weiterhin Kontakt halten möchten, verwahren Sie in der rechten Tasche, die Nervensägen in der linken (oder umgekehrt – das ist Geschmackssache). Den Unterschied merkt kein Mensch, aber die Entsorgung fällt hinterher wesentlich leichter.”
(Quelle: Karrierebibel von Jochen Mai)

Nein, ich verrate jetzt nicht, welche Hosentasche bei mir was bedeutet ;-)

Vor einigen Jahren versuchte ein Personalleiter in einem Unternehmen, in dem ich gearbeitet habe, einigen Mitarbeiterinnen den Job in einem der unternehmseigenen Call-Center schmackhaft zu machen. Sein Argument:

“Wenn Sie im Call-Center Feierabend machen, dann haben Sie alles erledigt. Das ist ein tolles Gefühl. Hier und heute haben Sie jeden Abend noch viele Dinge offen, das belastet. Im Call-Center gehen Sie mit dem guten Gefühl einer leeren To-Do-Liste nach Hause.”

Und in der Tat, da ist was Wahres dran. Wahrscheinlich wurden Sie heute auch wieder von Aufgaben aus den unterschiedlichsten Quellen überrollt: E-Mail, Telefon, Handy, “Laufkundschaft”, Chat, Inspirationen aus dem Netz und so weiter. Ihre Prioritäten waren obsolet, kaum hatten Sie sie gesetzt. Der klassische Eisenhower scheitert heute nicht nur daran, dass wir alle nicht amerikanischer Präsident sind, sondern auch an der Vielfalt und der Geschwindigkeit.

Einen Ausweg aus diesem Dilemma zeigt die 25.000 $-Methode. Grundlage sind Ihre persönlichen Ziele und eine einfache Überlegung:

Wenn morgen völlig unerwartet Ihre komplette IT und Telefoninfrastruktur ausfallen würde und Sie dadurch nur eine einzige Aufgabe erledigen könnten, welche wäre das? Fangen Sie mit dieser Aufgabe an und erledigen Sie sie.

Wenn Sie dann noch Zeit für eine weitere Aufgabe hätten, welche wäre das? Erledigen Sie diese sofort danach. Planen Sie für die dritt- und viertwichtigste genauso, bis Sie die Aufgaben für den Tag durch haben.

So bekommen Sie eine praktische, kurze Liste. Alles auf Ihrer Aufgabenliste schaffen Sie ohnehin nicht. So ist das heutzutage. Übrigens lässt sich das ideal mit der Kartentechnik für die tägliche To-Do-Liste umsetzen.

Mit dem skizzierten Vorgehen der 25.000 Dollar-Methode ist das aber nicht tragisch, denn Sie haben die wichtigsten Dinge erledigt. Sie sind Ihren Zielen trotz allen Widrigkeiten ein gutes Stück näher gekommen.

Versuchen Sie es mal. Ich habe gute Erfahrungen mit diesem einfachen Vorgehen gemacht.

P.S.: Der Name der Methoden geht auf eine Geschichte zurück. In dieser hat ein Unternehmensberater diesen Tipp einem Industriemagnaten gegeben mit der Bitte, ihn nach eigenem Gusto zu entlohnen. Darauf hin hat der Berater nach einiger Zeit einen Scheck über 25.000 $ erhalten. Und jetzt kommt der Standard-Gag jedes Trainers bei dieser Methode: Ich gebe Ihnen gerne meine Kontonummer.

Es ist tatsächlich schon wieder so weit. Bald ist Weihnachten, Urlaub und nach dem Urlaub Postfach-Overflow. Zwei Dinge helfen:

1. Das E-Mail-Programm vorbeugend für Übersichtlichkeit sorgen lassen und
2. nach der Rückkehr das Verbliebene geschickt abarbeiten.

Mehr Details gibt’s auf akademie.de: Machen Sie Ihren E-Mail-Posteingang fit für den (Weihnachts-)Urlaub

“Alle klagen über E-Mails. Denn niemand will sie lesen. Aber jeder will welche schreiben. Und zwar viele. Und dann, vermute ich, sich über die Antworten beschweren.”

So endet der sehr lesenswerte Bericht über einen Monat E-Mail-Verzicht von Valentin Groebner auf faz.net: Per Mail nicht erreichbar – ein Selbstversuch

Und tatsächlich, E-Mail ist ein tolles Werkzeug – richtig eingesetzt. Das beginnt damit, dass wir uns an der eigenen Nase fassen:

• Ist die E-Mail die wir gerade schreiben wirklich wichtig?
• Braucht der Adressat diese Information wirklich (und warum)?
• Ist E-Mail überhaupt das geeignete Medium für das, was wir da gerade tippen?
• Würden wir uns gut fühlen, wenn wir genau diese E-Mail in genau dieser Form selbst von einem anderen bekommen würden?

Wenn wir diese vier Fragen mit “Ja” beantworten und die E-Mail dann noch adressatengerecht formulieren, den Inhalt strukturieren und klar und verständlich schreiben…

Ist übrigends bei jedem anderen Kommunikationsmedium genauso.

Frisch zurück vom Urlaub ein Artikel über Burnout? Klar, erhohlt schreibt sich das leichter ;-)

Im geförderten Projekt Präventiver Gesundheitsschutz in der IT-Branche wurde ein sehr praktisches Arbeitspapier veröffentlicht: Burnout in der IT-Branche (via heise).

Laut Titel speziell für IT-Freelancer, im Inhalt hoch relevant für alle Wissens- und Informationsarbeiter, egal ob Selbständig, angestellt oder als Freiangestellter. Es geht darum, wie man Burnout erkennen kann, welche Ursachen dafür verantwortlich sind und vor allem darum, wie man Burnout vermeiden kann.

Wie zeigt sich ein Burnout? Laut dem ITG-Papier in drei Schritten:

1. Emotionale und körperliche Erschöpfung
2. Zynismus, Entfremdung, Demoralisierung
3. Verfall des Engagements und Gefühl der Ineffizienz

Diese drei Punkte eignen sich ganz gut für die kritische Selbstdiagnose.

Sicher haben die Unternehmen dafür eine Verantwortung, andererseits kann jeder eigenverantwortlich für sich selbst sehr viel tun. Und: Je selbständiger und freier die Arbeitsweise desto höher die Selbstverantwortung. Natürlich haben die vom Einzelnen nur schwer zu verändernden Rahmenbedingungen in den Unternehmen, das Paper zeigt eine Vielzahl davon auf, eine zentrale Bedeutung. Auch daran sollte man als Einzelner Einfluß nehmen.

Einfacher und mit weniger Aufwand kann man sich selbst schützen. Es gibt keine Ausreden dafür. Ein paar Maßnahmen:

• Sich nicht dauerhaft überfordern und Neues mit Bekanntem abwechseln
• Nicht alles verplanen, Puffer einbauen
• Pausen, nach Abschluß einer Aufgabe oder regelmäßig alle 60 bis 90 Minuten, weg vom Rechner, am besten an der frischen Luft.
• Jeden Tag eine Bewegungspause. Spazieren gehen, etwas körperliches tun.
• Strikt arbeitsfreie Zonen und Zeiten schaffen. Zeit für Hobbies und Freunde reservieren.
• Diese arbeitsfreien Zonen vor “Überfällen” schützen: Handy aus, Rechner aus.
• Vielleicht hilft hier nur Routine? Zwei Abende die Woche, immer die gleichen, regelmäßig, ohne Ausnahme.
• Leichte Lektüre. Die Fachzeitschriften, Blogs, Podcasts, Feeds etc. abends weglegen. Mal wieder einen guten Roman oder Krimi lesen, ins Kino gehen, im Straßencafe andere Leute beobachten.
• Eine stille Stunde in den Büroalltag einbauen. Eine Stunde am Tag, in der Sie sich nicht stören lassen. Mit etwas Konsequenz ist das im Kollegenkreis leichter durchzusetzen als man glaubt.
• Über den Streß sprechen, den Dampf verbal rauslassen, auch wenn es schwer fällt. Wenn die Kolleginnen und Kollgen nicht die geeigneten Gesprächspartner sind, dann vielleicht Freunde oder die Familie? Andere haben die gleichen Probleme…
• Bei länger andauernder Erschöpfung ist vielleicht auch ein Arzt die richtige Ansprechperson?

Wichtig scheint mir dieser Satz, nicht nur für Freelancer, sondern für alle Informations- und Wissensarbeiter:

“Wenn Sie ‘unternehmerisch’ [oder selbstverantwortlich] am Markt [oder im Unternehmen] auftreten, sollten Sie auch in anderer Hinsicht wie ein Unternehmer handeln. Physische und psychische Ressourcen sind das Kapital des Freelancers [in der modernen Arbeitswelt]. Sichern und vermehren Sie Ihr Kapital.”

In diesem Sinne…

Projekthomepage
Direkter Download des Arbeitspapiers (pdf, ca. 290 KB)

Dass das Nehmen leicht ist, dass sehen Sie in Ihrem E-Mail-Postfach. Geben ist nicht ganz so leicht. Vielleichts gibt es ja einen Zusammenhang zwischen beidem?

In den letzten zwei Monaten habe ich mich bewußt und aufgrund akuter Arbeitsüberlastung mit E-Mails und anderer elektronischer Kommunikation zurück gehalten. Klar, das Notwendige wurde verschickt, eher zu wenig als zu viel. Manches lies sich per Telefon direkt klären, auf vieles kam ohne lange Nachfrage automatisch das notwendige Info-Update, manches blieb – folgenlos – liegen.

Ich habe keine Info-Diät gemacht, nichts abbestellt, keine Online-Bekanntschaften gekündigt. Das einzige was ich gemacht habe war, mich als Sender zurück zu nehmen, sowohl in der Anzahl als auch in der Länge der gesendeten Nachrichten und Messages. Die Konsequenz: Auch im Posteingang war weniger los.

Ist es das gute, alte Sprichwort “Wie man in den Wald hineinruft, so schallt es zurück”? Für mich klingt es plausibel, denn Information ist nicht One-Way, sondern Two-Way.