Liebe Frau Schütz,

ist die Ära der Information Worker vorbei, bevor sie begonnen hat? Ich finde Ihre Frage hoch interessant, ist doch der Information Worker keine eigene Spezies, sondern immer noch ein Homo Sapiens. Letzterer entwickelt allerdings – seine schon immer vorhandenen – Fähigkeiten zur Informationsverarbeitung immer weiter und verändert sich dabei natürlich. Nicht nur durch immer kräftigeren Daumen vom SMS tippen.

Tom Peters, provozierender Querdenker, hat in einem Kommentar in der Zeitschrift “Markt und Mittelstand” (Ausgabe 11/2007) gleich mal der kompletten Spezies der Büroarbeiterinnen und Büroarbeiter das Aus vorhergesagt. Nicht generell, aber zumindest in den westlichen Industriestaaten. Ganz in Analogie zum Rückgang der Arbeitschaft in der Industrie. Denn Büroarbeiten werden immer mehr ausgelagert, insbesondere einfachere Sachbearbeitungsaufgaben.

Diese Einschränkung halte ich für ganz wesentlich. (weiterlesen…)

Wußten Sie, dass alle Ameisen dieser Erde zusammengenommen etwa genauso viel wiegen wie alle Menschen? Nicht, dass das etwas mit Schwarmintelligenz zu tun hätte, interessant finde ich es trotzdem. Im National Geographic Deutschland gibt es in der Ausgabe August 2007 einen umfassenden, sehr spannenden und gewohnt faszinierend bebilderten Beitrag zur Schwarmintelligenz. Einen kurzen Teaser können Sie auch online lesen.

“Ein Beispiel sind die Massendemonstrationen von Globalisierungsgegnern. Zu beobachten im Juni 2007 in Deutschland, im Umfeld des sogenannten G-8-Gipfels: Vor allem die gewaltbereiten Randalierer informierten sich per Handy kontinuierlich gegenseitig über die Bewegungen der Polizei. Eine früher eher unkoordiniert handelnde Masse wurde zu einem ‘schlauen Schwarm’, der sich bei Vorstößen der Polizei immer wieder aufteilte und an anderer Stelle neu zusammenfand.” Quelle: Peter Miller, National Geographic, Verweis

Ich will Ihnen und mir nachfolgend einige Gedanken und Aussagen des Artikels festhalten. Nicht den Artikel ersetzend, nicht vollständig, nicht perfekt ausformuliert. Eher ein kleines, spontan mitgeschriebenes Exzerpt.

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In letzter Zeit mehren sich die Gespräche über die Rolle des Büros als Arbeitsumgebung bei der aktiven Gestaltung der täglichen Arbeit. Typische Anlässe sind noch Umzüge und Neubauten. Verstärkt allerdings auch die Erkenntnis, dass die traditionellen Bürostrukturen nur noch selten auf die modernen Anforderungen passen: “Da muß doch was zu holen sein”.

Fünf Anregungen, um intensiver über die Rolle des Büros für die Organisationsgestaltung nachzudenken:

1. Flexibilität bei organisatorischen Veränderungen: Organisatorische Änderungen sind heute an der Tagesordnung. Häufig findet man in Unternehmen Situationen vor, wo diese nicht oder nur unvollständig in die Belegungssituation umgesetzt sind. Nach einer Umorganisation sitzen dann plötzlich die Abteilungen nicht mehr zusammen, sind über die Stockwerke verstreut und kennen sich nur flüchtig. Der logistische Aufwand ist zu hoch und die nächste Umorganisation kommt ja eh bald. Wie kann man das lösen? Eine Ausstattung, sowohl des Arbeitsplatzes als auch der Technik, die auf den schnellen Umzug vorbereitet sind. Best Practice: In 15 Minuten an einem neuen Arbeitsplatz vollständig arbeitsfähig sein. Nicht schwer, nur selten realisiert.
2. Kommunikation fördern: Innovation genauso wie Problemlösung benötigt das “miteinander Reden”. Nicht immer kann und muß das als Meeting geplant werden, sehr häufig ist spontan und informell zielführender. Wie kann man das abbilden? Zum Beispiel über offene Kommunikationspunkte an Schnittstellen, die alles bereit halten, was zur Arbeit benötigt wird. Oder über Kaffeeküchen, die vom lieblosen Schattendasein am Ende des Ganges erlöst werden und zentral mit hoher Begegnungsqualität aktiv eingesetzt werden. Inklusive der dann notwendigen anderen Art der Mitarbeiterführung.
3. Prozesse optimieren, Wege verkürzen: Hundert Meter Laufweg und zwei Stockwerke entfernt sitzt die Kollegin, die für den Vorgängerschritt im Prozess zuständig ist. Ein Problem taucht auf, man müßte “nur” kurz bei ihr vorbei laufen. Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass das passiert? Oder doch eine E-Mail geschrieben wird. Und nach der Antwort nochmal rückgefragt werden muß. Wäre man kurz persönlich vorbei gegangen, wäre es schnell erledigt. So hat man Liegezeiten und Reibungsverluste. Wie wenig Kommunikation über Distanzen im Büro funktioniert beschreibt dieser Blogbeitrag. Lohnenswert wäre es zu überlegen, ob durch eine räumliche Nähe hier Verbesserungen erreicht werden können. Das ist mit Knobeleien verbunden, die sich lohnen.
4. Kreative Lösungen fördern: Wie läuft ein kreativer Prozeß? Nach dem man sich über ein Problem bewußt wurde, wird dieses intensiv bearbeitet und diskutiert. Während der sogenannten Inkubationsphase arbeitet das Unterbewusstsein am Problem, das neue Wissen über das Problem wird mit Erfahrungswissen verknüpft. Dies passiert in Entspannungsphasen, z.B. beim Sport, an der roten Ampel oder unter der Dusche. Ergebnisse sind die sogenannten Geistesblitze, welche einem der Lösung näher bringen. Diese wiederum werden validiert und diskutiert bevor sie dann umgesetzt werden. Rhetorische Frage: Unterstützen die traditionellen Büros diesen Prozess optimal? Vielleicht noch bei der Problemfindung und der Recherche, bereits bei der Diskussion von Aufgabe und Lösungsansätzen mit anderen sind sie oft kontraproduktiv. Für Inkubation und Geistesblitze sind traditionelle Büros nicht die richtige Umgebung. Allerdings existieren gute Ansätze, diese Kreativitätsphasen durch einen Mix von Arbeitsmöglichkeiten sehr gut zu unterstützen. Vom ruhigen Arbeitsplatz für die Konzentration über gute Kommunikationszonen bis hin zu “spinnerten” Flächen in guten Kreativräumen.
5. Schwachstellen auflösen: Probleme und Fälle werden “über die Mauer gekippt”, die Stimmung untereinander ist nicht optimal, das Verständnis für den gesamten Prozess ist nicht ausgeprägt, die rechte Hand weiß nicht, was die linke tut. Situationen, die Zeit kosten und für das Ergebnis nicht förderlich sind. Aber häufig so lange erduldet werden, bis man sich daran gewöhnt hat. Begünstigt wird das durch trennende Bürostrukturen die es ermöglichen, sich aus dem Weg zu gehen. Anstehende Umzüge und Neubauten bieten den in solchen Situationen häufig notwendigen Event um hier Verbesserungen einzuleiten. Durch die gezielte Gestaltung des neuen Arbeitsumfeldes und den begleitenden Change Management-Prozess (der übrigends bei allen hier diskutieren Punkten sehr zu empfehlen ist).

Was bedeutet das jetzt? Ein Handwerker hat für verschiedene Tätigkeiten darauf optimierte Werkzeuge im Koffer. Dagegen verfügen Büroarbeiter heute häufig einen sehr eingeschränkten Werkzeugsatz. Meist einen Schreibtisch und dazu Besprechungsräume. Beides notwendig. Bessere Ergebnisse werden jedoch erzielt, wenn für die unterschiedlichen Anforderungen optimierte Arbeitsumgebungen zur Verfügung stehen. Büroplanung nicht nur unter Flächengesichtspunkten, sondern als ein – nicht unwichtiger – Teil des Werkzeugsatzes und als Gestaltungselement für bessere Gesamtergebnisse.

Das Institut für Zukunftsstudien und Technologiebewertung führt eine Studie zu den Erfolgsfaktoren virtueller Unternehmen durch:

Was kennzeichnet “Ihr” virtuelles Unternehmen und Ihr Aufgabenfeld? Welche Kompetenzen werden in virtuellen Unternehmen gefördert? Lassen sich Beruf und Privatleben in virtuellen Strukturen vereinbaren? Diese Themen stehen im Mittelpunkt unserer Befragung im Rahmen des Forschungsprojektes “Erfolgsfaktoren virtueller Unternehmen”.

Es winken Buchgutscheine und Erkenntnisgewinne.

Marcel Widmer diskutiert in seinem JobBlob einen Artikel zu neuen Bürokonzepten aus der Süddeutschen. Unter anderem geht es um Erfahrungen mit den neuen Bürokonzepten.

Weil es auch in diesem Blog interessant ist, hier mein erstes, auf die schnelle geschriebenes Statement im JobBlog.

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Erfahrungen:

• Persönlich: Nach Umgewöhnung sehr positiv
• Beratend: Überwiegend positiv. Es braucht eine Zeit der Umgewöhnung.

Vier wesentliche Aspekte dazu:

• Die wirklichen Potenziale liegen nicht in der Kosteneinsparung durch weniger Bürofläche. Sie liegen in der besseren Kommunikation, in der spontanen Zusammenarbeit z.B. bei Problemen, im Wissensmanagement (“Lernen durch Mitbekommen”) und darin, dass nach einer Zeit der Umgewöhnung die Schnittstellen besser funktionieren.
• Man muss was tun dafür. Einige der Stichwörter sind: Wohlfühlatmosphäre, Farben, Pflanzen, Licht, Klima, Akustik, Ergonomie.
• Solche Konzepte sind absolut mehr als das “Reinstellen von Tischen und Stühlen”. Es fängt damit an, dass man sich Gedanken um das Wie macht: Wie kann man die Organisation mit dem Bürokonzept optimal unterstützen. Wie die Anforderungen aus den Prozessen, aus der täglichen Zusammenarbeit am besten erfüllen. Wie kann das Bürokonzept helfen aktuelle Probleme in der Organisation (imaginäre Mauern, Kommunikationsprobleme, fehlendes Wissen über die Schnittstellen, etc.) zu lösen.
• Change-Management ist absolut erfolgskritisch. Am Anfang hat man vielen Ängsten zu tun (“Verliere ich meinen Bezugspunkt im Büro”, “Wohin mit dem Bild meiner Familie”, etc.). Lösungen gibts für alles.

Übrigends ergänzen sich Business Clubs und Desksharing hervorragend. Bei einem Kunden mache ich gerade die Erfahrung, dass das identisch aussehende Büro bei den Mitarbeitern, die es flexibel nutzen, deutlich besser ankommt als bei den anderen. Ein Grund: Abwechslung. Ein zweiter: Niemand hat auf Dauer einen schlechteren Platz. Und der wesentliche: Die deutlich bessere Kommunikation, gerade auch mit KollegInnen, die man vorher nur im Vorbeigehen in der Kantine gesehen hat. Sprich: Es bereichtert.

In der Summe: Eigentlich ist das ein Organisationsentwicklungsprojekt, in dem man sehr fachübergreifend zusammen arbeitet. Was leider häufiger noch ein Verständnisproblem mit sich bringt.

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Bin gespannt, wie sich die Diskussion im JobBlog entwickelt.