Null

Wenn ihr Posteingangsordner heute zum Feierabend diese Zahl an E-Mails hat, dann ist mein aktualisierter Artikel E-Mail-Chaos ade: System und Ordnung im elektronischen Postfach auf akademie.de nichts für Sie. Ansonsten schon.

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Vor etwa eineinhalb Jahren hatte ich hier im Blog schon mal eine Vision skizziert, den Personal Communicator als zentrale Instanz des Online-Lebens.

Inzwischen gibt es mit Mozilla Raindrop, Google Wave, Pio.io oder auch mit der Aggregation innerhalb von Facebook verschiedene Ansätze auf dem Weg dorthin. Gerade erreicht mich die Frage, was ich denn von all diesen Diensten halte.

Kurze Antwort: Viel.

Das Arbeitsleben ist heute ein virtuoses Spiel mit den unterschiedlichen synchronen und asynchronen Kommunikationsmedien, online und offline. Das ist anstrengend und verwirrend, weshalb viele immer noch E-Mail für alles nutzen.

Eine Art “Personal Communicator (PC)” ist deshalb eine sehr hilfreiche und wünschenswerte Sache: Alle Kommunikationskanäle laufen in diesem Werkzeug zusammen. Es hat alle notwendigen Verwaltungswerkzeuge um die ein- und ausgehenden Informationen zu kanalisieren und zu filtern. Idealerweise berücksichtigt ein solches Werkzeug den Onlinestatus und den Arbeitskontext der Kommunikationspartner.

Beispiel: Ist der Absender einer Mail gerade in Skype online, dann könnte das Tool anstelle einer Antwortmail automatisch eine Skype-Chatnachricht abschicken, sofern der Empfänger für den aktuellen Arbeitskontext zugelassen hat. So werden die typischen langen E-Mail-Kaskaden vermieden und beispielsweise kurze Nachfragen sind direkt und persönlich möglich. Das wäre eine deutliche Effizienzsteigerung und reduziert gleichzeitig die E-Mail-Fluten.

Anderes Beispiel: Ein automatischer Interessenfilter des Tools fischt eine für mich spannende Nachricht aus dem Web 2.0 und zeigt sie mir symbolisch oder farblich gekennzeichnet im Eingangsfach des Personal Communicator an. Eine Menge Such- und Beobachtungsarbeit würde mir so abgenommen, ich bräuchte keinen RSS-Reader und keinen speziellen Twitterclient, keine eigene Facebook- und Xing-Seite mehr. Eine enorme Arbeitserleichterung. Zusätzlich bietet der “PC” natürlich Kommentarfunktionen und die Kontaktaufnahme (natürlich wieder den Status des Gegenüber berücksichtigend) an, die sinnvollen “next actions” passend zur Meldung sozusagen.

Ich bin überzeugt, dass die unterschiedlichen Kommunikationskanäle nicht einfach so verschwinden werden. Sie haben zu unterschiedliche Stärken und Schwächen, auch wenn wir das bei E-Mail oft genug vergessen. Ein einfaches Zusammenspiel der Werkzeuge existiert nicht bzw. ist für die Masse der Anwender nicht einfach genug. Obwohl wir alle über E-Mail-Fluten jammern, machen wir doch nichts anders. Die Werkzeuge sind sehr in den Arbeitskulturen der jeweiligen Generationen verankert, Verhaltensweisen antrainiert.

Gerade deshalb: Raindrop, Wave und Pip.io haben das Zeug dazu, ein Dach über allen Kommunikationskanälen zu sein und so – wer weiß – auch das Kommunikationsverhalten zu verändern. Neben den Hard Facts, den tollen neuen Möglichkeiten, wird es erfolgsentscheidend sein, wie gut die Tools Brücken bauen zwischen dem alten, bekannten und den kombinierten neuen Möglichkeiten.

Schon 2007 hat basex.com eine Studie gemacht, der Titel ist die Conclusio: Information Overload: We have met the enemy and he is us. Stephan Voigt hat dazu, auch schon vor längerer Zeit, einen kleinen Blogbeitrag dazu geschrieben.

Sein Fazit:

“Yes, the enemy is us. We produce the information overload, we interrupt others, we send email with attachments without thinking because it’s easy to do.”

Wenn es so ist, dass jeder von uns selbst am Information Overload schuld ist, dann ist das allerdings sehr positiv. Denn dann können wir selbst etwas dagegen tun.

Fühlen Sie eine gewisse Verbundenheit mit Zeitgenossen, die verbissen in den Blackberry tippen? Ist Koffein genauso wichtig für Ihr Überleben wie die tägliche Dosis RSS-Feeds? Kommt es Ihnen so vor, als ob Giga- und Terrabyte als Maßgrösse ähnlich antiquiert ist wie eine Diskette (Diskette?)? Der Entzug von E-Mail und Handy ist schlimmer als Zahnschmerz?

Dann leiden Sie vielleicht auch unter dem IOS, dem Information Overload Syndrom. Doch sehen Sie selbst:

Satire schrammt manchmal schon arg nahe an der Realität vorbei…

via Berufung Selbständig

Es ist tatsächlich schon wieder so weit. Bald ist Weihnachten, Urlaub und nach dem Urlaub Postfach-Overflow. Zwei Dinge helfen:

1. Das E-Mail-Programm vorbeugend für Übersichtlichkeit sorgen lassen und
2. nach der Rückkehr das Verbliebene geschickt abarbeiten.

Mehr Details gibt’s auf akademie.de: Machen Sie Ihren E-Mail-Posteingang fit für den (Weihnachts-)Urlaub

Wie es so ist mit Themen. Ein paar Beiträge früher hatte ich mir über den Personal Communicator als zentrale Instanz des Online-Lebens Gedanken gemacht. Nun bin ich über einen interssanten Prototypen gestoßen, der einen Schritt in diese Richtung geht: Snowl aus dem Mozilla Labs.

In der Pressemeldung wird Snowl wie folgt beschrieben:

“Die Idee hinter Snowl ist, eine Anwendung zu entwickeln, die alle Nachrichten unabhängig von der Quelle und dem genutzten Protokoll – ob E-Mail, Newsfeed, Social-Network-Seite oder andere – zusammen führt und somit die Verwaltung aller Kommunikationsmittel eines Nutzers erleichtert. Der Anwender soll dabei mit Suchfunktionen und verschiedenen Anzeigeformaten für Nachrichten unterschiedlicher Bedeutung unterstützt werden.”

Die Idee des “Personal Communicator” geht einen Schritt weiter. Nicht nur die Aggregation von eingehenden Nachrichten, auch die selbständige, den Kontext berücksichtigende Verarbeitung von ausgehenden Nachrichten soll er lösen. Egal ob many-to-many, one-to-many, some-to-some, one-to-some oder one-to-one.

(weiterlesen…)

Wird E-Mail die zentrale Instanz des Online-Lebens? Das fragt sich Klaus Eck im PR Blogger. Ich denke, dass E-Mail das nicht leisten kann.

Persönlich orientiere ich mich bei den Kommunikationskanälen an den Bedürfnissen meiner Kunden. Damit ist E-Mail und Telefon immer noch das am häufigsten genutzte Werkzeug. Aber das ändert sich. Instant Messaging und Web-Conferencing kommt immer häufiger zum Einsatz. In einigen meiner persönlichen Netzwerke sind eher Xing, Twitter (ja, es ist inszwischen mehr als ein Spielzeug) oder auch Blogs und eher selten Wikis die häufiger genutzten Kommunikationsformen.

Die Anzahl der Kommunikationskanäle wächst. Einer davon ist E-Mail, mit all den bekannten Problemen. Trotzdem: Die Alternative zu E-Mail ist nicht “keine E-Mail”. Denn es geht bei dem Problem nicht um das Werkzeug, sondern um den generellen Umgang mit der Informations- und Medienvielfalt.

“werden einfach in der Verwaltung der überflüssigen Texte und Spamfilter besser?” (Klaus Eck)

Ja und nein. Ich möchte das gar nicht auf das Medium E-Mail beschränken. Entwickeln wir unsere Kompetenzen im Umgang mit der Informationsvielfalt und der Vielfalt an Kommunikationskanälen nicht weiter, dann geht es uns mit jedem anderen Medium genauso wie wir es jetzt bei der E-Mail beklagen.

Eine Aufsplittung der Kommunikationswege macht sicher Sinn, Best-of-Breed-Ansatz. Das ist aber nicht das Allheilmittel, denn es erhöht die Komplexität und den Aufwand.

Mich nervt es ziemlich, dass ich beispielsweise auf eine Xing-Nachricht nicht via E-Mail antworten kann, also über den Kanal, über den mich die Mitteilung über eine Xing-Nachricht erreicht). Nein, ich muß den Kommunikationskanal wechseln – ohne dass dieser besser geeignet wäre. Lästig und zeitraubend, denn es ist ja nicht nur Xing. Es sind einige andere Dienste, bei denen es genauso ist.

Im Moment ist die Anbindung der Dienste zueinander One-Way. Das bedingt einen Wechsel der Kommunikationskänale.

• Warum kann ich keine E-Mail als Antwort in das Xing-System schicken?

• Warum kann ich mich bei einer späteren Antwort auf eine Chat-Kommunikation im Web-Conferencing-System nicht per Mausklick (und nicht über aufwändiges Copy-Paste, sofern ich ans Speichern gedacht habe) im E-Mail oder Skype beziehen?

• Warum erkennt ein System nicht anhand einer Nachrichten- und bisherigen Kommunikationscharakteristik, dass Instant Messaging der bessere Kanal wäre und berücksichtig bei dieser Entscheidung gleich den Erreichbarkeitsstatus der Kommunikationspartner? Natürlich darf es mich vorher fragen, wenn ich das möchte.

Ein bewusstes Channel-Management spricht Klaus Eck an, damit hat er recht. Im Moment ist das ein wichtiger Punkt des Selbstmanagement, zumindest bei denjenigen, die sich mit vielen neuen Kommunikationstechniken auseinandersetzen. Otto-Normaluser hat daran keinen Spaß, muß er auch nicht. Er bleibt beim E-Mail, denn der Channel-Mix ist zu aufwändig und zu kompliziert.

Ich stelle mir für die Zukunft eher eine Art Meta-Informationsportal oder “Kommunikationsaggregator” vor, bei dem ich mich um die richtige Zuordnung der Kommunikationskanäle gar nicht bewußt kümmern muß. Kann, aber nicht muß. Eine Art “Personal Communicator”, der das Channel-Management für mich erledigt. Der dafür sorgt, dass ich mich auf die Inhalte der Kommunikation konzentrieren kann und auf deren (für mich passende) Organisation. Mit dem ganzen Technikkram will ich mich gar nicht herumplagen.

E-Mail wird das meiner Meinung nach nicht sein.

“Leute, verzichtet auf Emails, sie halten euch nur vom Arbeiten ab”

So zitiert Julius Endert im ad hoc-Blog des Handelsblatt Luis Suarez Rodriguez von IBM aus einem Vortrag auf der gerade zu Ende gegangenen Internet-Konferenz next08.

“Genau!”, möchte man im ersten Impuls rufen. Man kann es sogar noch toppen: “Leute, verzichtet auf das ganze Kommunikationsgedöhns und ihr habt unendlich viel Zeit.”

Quatsch, natürlich. Es kommt wie immer darauf an, den Werkzeugkasten zu beherrschen. Wenn Sie daraus das im Kontext richtige Werkzeug auswählen und das dann gut einsetzen, dann ist das die Lösung. Und nicht, die Schuld auf den Hammer zu schieben.

Wenn Sie Ihre Informationsarbeit gut organisieren, dann werden Sie auch mit E-Mail glücklich. Wenn Sie das nicht tun, dann werden Sie auch ohne E-Mail nicht glücklich. Im Gegenteil, eher werden Sie aufgrund gleicher Verhaltensweisen und der Heterogenität der Kanäle noch mehr absaufen.

Wie geht es Ihnen? Ich persönlich surfe kaum noch Webseiten an. RSS-Feeds sind für mich der perfekte Ersatz. Gibt es etwas Neues, dann erfahre ich es zentral in meinem Newsreader (übrigends schon lange der inzwischen kostenlose und sehr empfehlenswerte FeedDemon). Ich muß mich nicht kümmern, die veränderten, neuen Inhalte sind einfach da.

Früher war das anders. Da war ich auf einigen Seiten regelmäßig unterwegs. Das kostete viel wertvolle Zeit. Nicht nur für das explizite Ansurfen der ganzen Sites, sondern insbesondere auch für das Suchen und das Durchklicken auf der jeweiligen Site.

Heute lese (bzw. scanne) ich das alles nur noch im Newsreader. Dazu gehören natürlich Nachrichtenseiten und Blogs. Aber eben auch sehr viele andere Dienste. Um nur einige zu nennen:

• Kommentarmonitoring (via Commentful)
• Verschiedene Comics
• Feeds von Xing, z.B. die Besucher auf meiner Profilseite, Neues aus dem Netzwerk und neue Beiträge in den Diskussionsgruppen (ich bin fast nur noch in Gruppen angemeldet, die einen Feed haben, und seien die anderen noch so interessant)
• regelmäßige Google-Suchen nach Themen, bei denen ich auf dem Laufenden bleiben möchte
• Monitoring der eigenen Online-Reputation
• Neues von “Marktbegleitern”, Geschäftspartnern und, last but not least, Kunden

Eine weitere Sache kam kürzlich dazu: das Monitoring von Webseiten.

Dazu habe ich den Dienst von Feedwhip getestet und für gut genug befunden. Mit Feedwhip können Sie Veränderungen auf beliebigen Webseiten beobachten. Insbesondere solche, die keinen eigenen Feed haben und – fast noch interessanter – Bereiche, die nicht vom eventuell vorhandenen Feed abgedeckt werden. Die Änderungen erhalten Sie dann einfach im Feedreader. So sieht das dann aus:

Praktisch ist das für viele Dinge:

• Versionsstände von installierter Soft- und Hardware
• Veränderungen auf den Seiten der Konkurrenz
• Veränderungen auf den Seiten von Kunden und Geschäftspartnern
• Die Seiten mit den Zinssätzen der präferierten Banken
• und, und, und.

Enorm arbeitserleichternd ist das Monitoring von Webseiten mit Feedwhip für alle Seiten, die Sie ansonsten ab und zu besuchen – bzw. besuchen würden, wenn Sie es nicht vergessen…

Fazit: RSS und der FeedReader entwickeln sich immer mehr zum Cockpit für die Internetnutzung. Wenn ich mal direkt auf eine Seite gehe, dann in wohl mindestens 80 % der Fälle, Tendenz steigend, über einen Link aus dem FeedReader.

Warum erhöhen wir die Informationsflut durch neue Technologien eigentlich immer mehr, wenn wir doch noch nicht mal den derzeitigen lauen Informationswellengang bewältigen?