Clean Desk war das Thema des vorherigen Artikels. Clean Desk bedeutet jedoch nicht, dass Büros steril und wenig ansprechend sein sollen. Im Gegenteil. Gerade haben amerikanische Forscher wieder herausgefunden, dass Pflanzen zum Wohlbefinden und zur Zufriedenheit der Mitarbeiter beitragen. In einem früheren Beitrag hatte ich schon auf die positiven Wirkungen von Pflanzen hingewiesen.

Betriebsklima im doppelten Wortsinn. Auch für die Akustik können Sie durch die Auswahl der richtigen Pflanzen einiges tun. Wichtig für letzteres sind möglichst kleinblättrige, buschige Pflanzen. Das könnte beispielsweise ein Ficus Benjamini sein. Dieser trägt, genauso wie zum Beispiel Grünlinien und Efeu, auch zu einer besseren Luftqualität bei. Die beliebten Drachenbäume bauen Formaldehyd in der Büroluft ab. Wenn Sie tiefer in die Wirkung der Pflanzen einsteigen wollen, dann empfehle ich Ihnen den Besuch der Seite von Plants for People.

Neben den akustischen und gesundheitlichen Wirkung sind Pflanzen natürlich auch ein hervorragendes Gestaltungs- und Raumteilungselement für die Bürogestaltung.

Aus der Praxis drei Empfehlungen:

1. Sorgen Sie für eine professionelle Betreuung der Pflanzen. So stellen Sie sicher, dass sie möglichst lange Freude an der Investitionen haben und vor allem, dass die Pflanzen keine schädlichen Mikroorganismen (z.B. Schimmel) entwickeln.
2. Planen Sie die Aufstellung der Pflanzen sorgfältig. nur so können Sie zum Beispiel ihre Wirkung für eine bessere Akustik optimal entfalten.
3. Qualität und Quantität. Eine einzelne Pflanze sieht nett aus, wird aber die gewünschten Wirkungen nicht entfalten. Erst wenn genügend Pflanzen aufgestellt werden treten die Effekte ein. Wie viel “genügend” ist, lässt sich pauschal leider nicht beantworten.

Sicher, das sind überwiegend “weiche” Faktoren. Auf der anderen Seite stehen die Hard Facts von Investitions- und Wirtschaftlichkeitsrechnungen. Sowohl Studien als auch Auswertungen aus meinen Projekten zeigen jedoch, dass dieses Thema mehr ist als nur Ökosprech.

Links den Editor (der geniale Q10), rechts den Browser mit der Vorlage für diesen Blog-Beitrag. Kein ständiges Hin-und-her-Wechseln zwischen den Anwendungen um etwas nachzulesen, kein ständiges Wechseln der Browser-Tabs, einfaches Copy-Paste zwischen zwei sichtbaren Anwendungen. Was für das Schreiben von Artikeln einfach wunderbar ist, ist in der täglichen Büroarbeit eine enorme Arbeitserleichterung, ich hatte unter anderem im Beitrag ‘Mit mehreren Monitoren arbeiten’ vor bald zwei Jahren schon ausführlich dazu geschrieben.

Alternativ zu zwei Bildschirmen kann es natürlich auch ein einzelner, großer Bildschrim sein, ich persönlich bevorzuge allerdings zwei Bildschirme.

Eine neue Studie der Universität von Utah, gefunden in der ComputerZeitung via dem neuen Mindjet-Blog, hat nun herausgefunden,

“...dass größere oder doppelte Bildschirme die Produktivität erheblich steigern. Wer beispielsweise einen 24-Zoll-Monitor benutzt, ist gegenüber den Kollegen mit einem 18-Zoll-Monitor um 52 Prozent schneller. Und wer zwei 20-Zoll-Monitore verwendet, ist immerhin noch um 44 Prozent schneller als derjenige, der an einem Single-18-Zoll-Monitor arbeiten muss.” (Quelle)

Ob es nun 2 Stunden pro Tag sind, die man sich dabei einspart, sei’s drum. Vielleicht ist es nur eine Stunde oder eine halbe. Ein weiterer, qualitativer, Effekt ist, dass man so viel konzentrierter und fokussierter arbeitet. Man hat schlicht weniger ablenkendes Rumgeklicke.

P.S.: So sah es mit zwei Monitoren auf meinem Schreibtisch aus, als ich diesen Beitrag geschrieben habe. Ich arbeite mit dem Notebook (Display 15” mit 1600×1400’er Auflösung) in einer Docking-Station, über die der zweite Monitor, ein 17-Zoller, direkt verbunden ist. Sehr bequem.

In diesem Winter kann man wahrlich nicht behaupten, dass wir bisher zu wenig Licht abbekommen hätten. Zumindest ein positiver Effekt. Denn Licht ist wichtig für unser Wohlbefinden, je mehr Licht, desto leistungsfähiger sind wir. Wir brauchen Licht um in die Gänge zu kommen.

Interessant ist, welche Helligkeit verschiedene Szenarien haben:

• Ein strahlender Sonnentag: bis zu 50.000 Lux
• Ein Tag mit bewölktem Himmel: 3.000 Lux
• Ein normal beleuchtetes Zimmer: 400 Lux

Selbst bei bewölktem und ungemütlichen Wetter lohnt also der Gang an die frische Luft. Nicht nur wegen dieser, sondern auch als natürliche Lichtdusche. Inzwischen ist in Studien nachgewiesen, dass Licht wirkt. Gegen Depressionen, gegen Jetlag und auch gegen Müdigkeit und Antriebslosigkeit. Licht ist gut für das Gemüt.

Man geht davon aus, dass mindestens 2.000 Lux notwendig sind, damit Licht seine Wirkung entfalten kann.

Weitere Informationen zum Thema Licht gibts hier im Blog im Beitrag Licht ist nicht gleich Licht und in einem guten Artikel in die-wirtschaft.at mit dem etwas unglücklichen Titel Profitfaktor Licht.

Edit, 6.5.7 – Doc Sarah Schons gibt ebenfalls viele nützliche Tipps und Leseanregungen zu diesem Thema: Leben im Jetlag

“Want to really know what makes the wealthiest entrepreneurs tick?” so frägt Forbes zum Beginn eines sehr lesenwerten Artikels über die Erfolgsgeheimnisse erfolgreicher Unternehmer. Und stellt diesen Fragen zu folgenden Themen:

• Dem ersten Job – Die wenigsten mit sonderlich hochqualifizierten Jobs, ganz im Gegenteil.
• Dem grössten Fehler – Eine bunte Mischung. Wichtig ist, wie man damit umgeht.
• Die Einschätzung, ob die Idee oder die Umsetzung wichtiger ist – In der Summe: Das eine geht nicht ohne das andere.
• Empfehlungen für junge Unternehmer – Sehr lesenswert.
• Dem Anteil der Zeit, der mit Lesen verbracht wird – Durchaus eine Menge.
• Der Motivation – Eine bunte Mischung, überwiegend intrinsisch
• Dem Grund für einen MBA-Abschluß – Ein klares Jein. Lernen als lebenslanger Prozeß.
• Ohne was sie nicht leben können – Familie, Flugzeuge, Schokoladensoufflé.
• Was das beste am Chefsein ist – Gestalten, Ideen umsetzen, der eigene Chef sein. Was auch sonst.
• Was man anderes sein möchte – Golfer, Baseball-Star, GM-Chef. Der Flug zum Mond. Schön, wenn man mit 85 sagen kann:

“I don’t think that way. I have always chosen the life I want to lead and the things I want to be involved in.” James Sorenson

Immer das gleiche, langweilige Grau in Grau. Kombiniert mit einem Teppich in einem dunklen Blauton und weißen Wänden. Vielleicht sieht Ihr Arbeitsplatz ja nicht ganz so trist aus, trotzdem kann man vielleicht an der einen oder anderen Stelle noch was tun.

• Schaffen Sie sich Ihr Wohlfühlambiente. Farben, Pflanzen, gutes Licht. Letzteres am besten dreistufig: Tageslicht, indirekte Raumbeleuchtung und eine gute Lampe am Schreibtisch. Vielleicht mögen Sie Düfte? Dann stellen Sie doch eine Duftlampe oder ein Potpourri mit anregenden ätherischen Ölen auf. Riecht gut, stimuliert und hat zusätzlich einen dekorativen Charakter. Auch die richtige, stimmungsabhängige Musik kann dazu gehören. Arbeiten Sie zu mehreren im Büro? Dann nutzen Sie doch ein Teammeeting dazu, Ihr gemeinsames Arbeitsumfeld zu gestalten. Das gelingt und trägt zur Teambildung bei. Vielleicht machen Sie dieses Meeting auch mal an der frischen Luft?
• Gönnen Sie sich gute Möbel. Ein guter Stuhl ist kein Luxus, sondern eine feine Sache für Ihren Körper. Sie werden merken, dass Verspannungen und Nackenschmerzen nachlassen und Sie abends weniger geschafft nach Hause gehen. Ein Tisch, zumindest an Ihre Körpergrösse und Sitzgewohnheiten anpassbar. Oder gleich ein Steh-/Sitzarbeitsplatz? Achten Sie auch auf gute Materialien. So sieht Ihre Möblierung länger neu aus – auch ein Wohlfühlaspekt, denn wer arbeitet schon gerne mit abgenutztem Zeug?
• Sorgen Sie für gesunde Luft im Büro. Zum einen durch die sorgfältige Auswahl von Farben und Stoffen, zum anderen durch Pflanzen und Frischluft.
• Besorgen Sie sich einen Ventilator. Im Sommer sorgt er für etwas Abkühlung. Achten Sie aber darauf, dass der erzeugte Luftstrom Sie nur indirekt trifft. Im Winter für eine bessere Verteilung der Heizungswärme. Wichtig ist, dass der Ventilator nicht stört, also leise ist. Nehmen Sie daher nicht den billigsten. Sehr gute Erfahrungen habe ich persönlich mit dem Vornado gemacht. Sehr leise und effizient.
• Halten Sie Ordnung. Es wäre ja schade, wenn man von all Ihren Bemühungen um einen schönen Arbeitsplatz vor lauter Chaos nichts sieht. Abgesehen davon arbeitet es sich an einem aufgeräumten Arbeitsplatz performanter. Und man hat mit einem am Abend aufgeräumten Schreibtisch das Gefühl, mehr geschafft zu haben.
• Wenige persönliche Dinge schaffen Bindung. Sie sind Sie, und das darf man auch am Arbeitsplatz spüren. Sie haben keinen festen Schreibtisch? Macht nichts. Nutzen Sie Ihren Caddie, den Desktop-Hintergrund Ihres Rechners oder packen Sie das Bild Ihrer Familie einfach aus. Ein schönes Ritual.
• Sorgen Sie für Bewegungsspielraum. Im wahrsten Sinne des Wortes. Laufen Sie ab und zu ein paar Schritte. Ein mobiles Telefon und/oder ein Headset mit guter Reichweite sorgt dafür, dass Sie erreichbar bleiben.
• Etablieren Sie ruhige Phasen. Zum einen werden Sie wichtige Aufgaben in solchen Zeiten besser, fokussierter erledigen. Zum anderen werden Sie merken, dass das gut für Ihren inneren Ausgleich ist. Ruhig meint auch, dass das Telefon nur in Notfällen klingelt und Sie nicht nach den E-Mails schauen.

Schwierig? Sie verbringen mehr Zeit im Büro als Zuhause. Ihren Chef überzeugen vielleicht diese Ergebnisse aus dem Forschungsprojekt Office 21.

Wann fangen Sie an? Schreiben Sie doch was über Ihre Schritte zum schöneren Arbeitsplatz in die Kommentare.

Vor einiger Zeit machte ein Bericht über die Arbeitsweise von Bill Gates die Runde (hier im Blog und Originalquelle). Er arbeitet mit mehreren Bildschirmen und verwendet dabei ein sehr E-Mail-lastiges Setup. Optimiert für seine Arbeitsweise.

Persönlich arbeite ich auch mit zwei Bildschirmen. Dem Display des Notebooks und einem 17” TFT, welcher über die Docking-Station mit dem Notebook verbunden ist. Meine Arbeitsweise ist nicht annähernd so E-Mail-lastig wie die von Bill Gates, entsprechend ist meine Bildschirmaufteilung anders. Outlook läuft als Mailprogramm übrigends still und leise im Tray vor sich hin, alle Benachrichtigungen sind abgestellt – das lenkt mich sonst viel zu sehr ab.

Letztlich nutze ich den zweiten Bildschirm wie ein zweites Blatt Papier. Am rechten Bildschirm (dem Notebook) läuft meist die Anwendung, mit der ich gerde arbeite. Sagen wir Word, um einen Text zu schreiben. Links, auf dem externen Display, liegt quasi das zweite bzw. die weiteren Blätter, die ich zum arbeiten brauche. Sagen wir eine Excel-Tabelle mit Zahlen und Auswertungen. Diese Aufstellung erleichtert mir im wesentlichen zwei Dinge:

1. kann ich einfach mit den Informationen arbeiten, ohne ständig zwischen den Programmen wechseln zu müssen und
2. ist der Datenaustausch zwischen den Programmen ebenfalls viel leichter und braucht weniger als die Hälfte der Mausklicks, die beim ständigen Wechsel zwischen Vollbild-Programmen über die Taskleiste notwenig wären.

Andere Szenarien:

• Rechts die Powerpoint-Präsentation, links der Browser mit dem Bilderdienst.
• Rechts ein pdf-Dokument, links der Mindmanager um die Infos daraus in ein Konzept einfliessen zu lassen.
• Rechts der Beitrag für das Blog, links Photoshop mit dem dafür zu bearbeitenden Bild.
• Rechts den FeedDemon zum Lesen der Nachrichten, links den Browser für die zugrundeliegenden Webseiten.
• Rechts das Projektplanungstool, links den Outlook-Kalender.
• Und so weiter.

Aus den Microsoft-Research-Labs gibt es von Suzanne Ross einen interessanten Aufsatz mit dem Titel Two Screens are better than One, in dem von deutlichen Performancesteigerungen durch das Arbeiten mit mehreren Monitoren berichtet wird. Eine Studie berichtet von einer 9 %-igen Gesamtsteigerung der Arbeitsperformance. Einzelne Tätigkeiten, wie zum Beispiel Copy-Paste, sind um 50 % schneller. Wer mit mehreren Monitoren arbeitet, kann diese Zahlen rein aus dem Gefühl heraus nachvollziehen.

Jetzt läuft man allerdings durch die Büros dieser Arbeitswelt und stellt zwei Dinge fest:

1. Es gibt kaum Arbeitsplätze mit mehreren Bildschirmen.
2. Es gibt viele Arbeitsplätze mit großen Bildschirmen (19” TFT aufwärts), darauf läuft dann allerdings Word im Vollbildmodus – obwohl grundsätzlich genug Bildschirmfläche für mehrere Anwendungen vorhanden ist.

Es gibt einige mögliche Interpretationen, warum das so ist:

• Ein Programm im Vollbildmodus erlaubt die Fokussierung darauf, ohne Ablenkung durch andere Oberflächen und/oder Inhalte. Sozusagen Komplexitätsreduktion. Das ist bei mir ähnlich, nur habe ich halt zwei Vollbilder (wobei ich auf einem Bildschirm auch mehrere Programme verwende).
• Programme, die nicht für den Mehr-Bildschirmbetrieb gemacht sind bzw. nicht intuitiv funktionieren. So kann zum Beispiel Excel nur mit einem Fenster offen sein. Das kann man zwar über beide Bildschirme ziehen (und so parallel mit zwei Spreadsheets arbeiten), jedoch ist man dann darauf festgelegt und kann es nur komplett verkleinern. Word im Gegensatz läuft in verschiedenen Fenstern, so dass ein Dokument offen sein kann, das zweite hingegen verkleinert in der Taskleiste.
• Die Nutzer kommen von selbst nicht auf diese Idee und haben nicht die entsprechende Arbeitstechnik.

Hier kommen wir an ein generelles Problem beim Arbeiten mit IT: Zwar hat man eine immer bessere Ausstattung mit immer mehr Möglichkeiten – doch niemand erklärt den Anwendern, wie sie produktiver und befriedigender damit umgehen können. Nachholbedarf!

Edit: Duplizität der Ereignisse. Auch Martin Röll hat sich Gedanken zu Multi-Monitor-Setups gemacht und verweist auf interessante Artikel von Steve Richards.

Edit: Sven Lennartz verschiedene Tools für die komfortable Steuerung eines Multi-Monitor-Setups gefunden und stellt diese im Dr. Web Weblog vor.

Der Begriff “Geek” ist ein alter und wird heute in der IT-Szene für Personen verwendet, die…

“...sich stark mit Mathematik, Technologie oder Computern, häufig in neuen Medien beschäftigen. Diese Definition von ‘Geek’ kommt der klassischen Definition von Hacker (oder Nerd) nahe. Tatsächlich hat ein Geek oft gute soziale Fähigkeiten und Beziehungen; einzig die interaktive soziale Verhaltensweise von Geeks auf ihrem jeweiligen Fachgebiet sowie die Kommunikation von Geeks untereinander ist für Nicht-Geeks meist unverständlich.” (Quelle: Wikipedia)

Rob May führt in seinem Blog Businesspundit aus, dass das Geschäftsleben mehr solcher Geeks benötigt, eben “Business-Geeks”. Die Merkmale legt er gleich fest, frei übersetzt:

1. Business Geeks haben Spaß daran, Wissen aufzubauen.
2. Business Geeks experimentieren gerne und arbeiten gerne an neuen Lösungen.
3. Business Geeks debattieren gerne offen über den Nutzen von Ideen.
   (Zum Beispiel in Blogs ;-)
4. Business Geeks machen gute Arbeit um der guten Arbeit willen.
5. Business Geeks legen Wert auf Resultate, nicht auf politische Spielchen.

Also, ich bin einer. Und Sie?

“In a world of too much work and too much multitasking, the best way to beat the competition may be to do less.” Anne Fisher, FORTUNE senior writer

Warum kann das sogar sehr produktiv sein? Weil ein entspannter Geist mehr neue Ideen zu Tage bringt.

“The physiological effects of tiredness are well-known. You can turn a smart person into an idiot just by overworking him” Peter Capelli, Professor of management at Wharton, ebenda

Ein interessanter und richtiger Gedanke. Was mich allerdings daran etwas stört ist, dass wieder zwischen Arbeit und Freizeit getrennt wird. Ich sehe den Stress nicht in der Anzahl der täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Arbeitsstunden sondern eher resultierend aus den Rahmenbedingungen.

Ein Projektpartner brachte gestern den interessanten Vergleich, dass es ja eigentlich nicht um die “Arbeit-Freizeit-Balance” (die häufige Mißinterpretation der “Work-Life-Balance”) geht sondern eher um das “Empfinden von Muse oder nicht Muse”. Ich möchte das mal beschreiben als das Gefühl, sich wohl zu fühlen und positive Assoziationen zu haben oder halt eben nicht. Und es soll ja durchaus Situationen im Alltag geben, die zugleich etwas mit Arbeiten und mit wohl fühlen zu tun haben. Genauso wie es welche gibt, die mit Freizeit und Unwohl fühlen zu tun haben.

Jeder Mensch reagiert anders auf Situationen, Erlebnisse, Diskussionen und die verschiedenen Belastungen. Diese Unterscheidung wird allerdings meistens nicht in die Diskussion um die Work-Life-Balance eingebracht. Ein viel passender Begriff wäre vielleicht schlicht das “wohl fühlen” in einer Situation. Schaffen wir uns mehr solche Situationen, egal ob im Kontext Arbeit oder im Kontext Freizeit.

Passend dazu noch ein drittes Zitat:

“Die Rolle der Muse im Mythos war immer die der Inspiration.” Anaïs Nin

Bei der Gelegenheit: Mal einige Tage richtig ausschlafen. In diesem Sinne wünsche ich meinen Leser erholsame Feiertage und frohe Ostern.

“Wenn Sie an Ihre tägliche Arbeit denken, unter welchen der folgenden Probleme leidet Ihre Arbeit ganz besonders?” Diese Frage haben wir den Teilnehmern der Studie zur Information Worker Performance gestellt. Heraus kam, dass

• Fehlende oder unzuverlässige Planungsgrundlagen,
• Organisatorische Mängel und ineffiziente Prozesse und
• Ineffiziente Meetings

von den Teilnehmern als die wesentlichen Störfaktoren benannt wurden. Die Top 6 zeigt die Grafik:

Schwatzende Kollegen, eintreffende E-Mails, klingelnde Telefone, Papier und Suchzeiten, fehlende Rückzugsmöglichkeiten etc. stehen hinter diesen doch sehr generellen Problemen hinten an.

Geht es Ihnen auch so? Einige Empfehlungen, was man im Unternehmen dagegen tun kann:

1. Planungsgrundlagen verbessern:
   Dazu gehören definierte und verbindliche Prioritäten. Und das Bewußtsein des Managements, dass die Mitarbeiter im “Daily-Work” dieses Problem haben. So können sie ihr Führungsverhalten danach ausrichten. Es ist auch immer wieder interessant zu beobachten, in wie wenig Unternehmen die Teamfunktionen zur Koordination und Information genutzt werden. Hier ist ebenfalls ein Ansatzpunkt.
2. Prozesse weiter optimieren:
   Immer wieder zeigt sich, dass die Schnittstellen in den Prozessen die kritischen Punkte sind. Ziel sollte sein, diese zu minimieren und genau zu spezifizieren. Dazu gehören auch integrierte Anwendungen, hier ist die IT-Abteilung gefordert. Ein besserer mobiler Zugriff auf die Prozessinformationen sorgt für geringere Verzögerungen. Daneben kann auch jeder Einzelne etwas tun, in dem das persönliche und das Team-Informationsmanagement verbessert wird.
3. Interne Bürokratie abbauen: Ohne Worte.
4. Meetings effektiv und effizient gestalten:
   Immer schwieriger ist es, alle physisch an einen Tisch zu bekommen, Technologien wie Live-Meetings bzw. Web-Collaboration helfen, verteilt arbeitende Teams trotzdem zu integrieren. Eine gezielte Vor-/Nachbereitung und eine gute Leitung sollten eigentlich selbstverständlich sein, denn sie steigern die Effizienz. Ruhig sollte auch mal die Frage gestellt werden, welche Meetings überhaupt benötigt werden und wer die Teilnehmer sind. Auf Basis dieser Überlegungen können Meetings ausgedünnt werden. Statt dessen sollte die häufig effizientere informelle Kommunikation gestärkt werden. Ein früherer Beitrag hier im Blog gibt eine Anregung für sinnvolle Meetingplanung. Last but not least: Sorgen Sie für ein gemeinsames Verständnis der Inhalte, z.B. durch eine gute Gesprächsleitung und durch Visualisierungen.

Swisscom Innovations hat spannende Visionen für das Jahr 2015 entwickelt. Unter anderem The Perfect Worker:

“In 2015, the office will be nicer and may seem more empty thanks to some enhanced technologies and products such as screens as large and thin as wallpaper or miniaturized powerful computers.

As technological enablers appear, new behavour will emerge such as working based on collaborative applications and internationalization of contacts. Productivity will increase thanks to taks automation and supporting tools such as knowledge management software.

These improvements will become mandatory as devices increase in complexity, competition grows and the need for flexibility at work increases.

Demnächst wird die Auswertung der Office 21 Studie zur Information Worker Performance fertig sein. Darin kann man dann sehen, wie es um diese Themen heute schon bestellt ist. Ich werde den Download natürlich hier verlinken.

gefunden via Webonomy