“Es wurde jahrelang geplant, und dann kam das Projekt doch.”
(Quelle: bekannt)

Gerade habe ich für ein Projekt zwei kostenlose Tools für die Projektplanung getestet und, wie es der Zufall will, ist die Frage auch bei Bernd Röthlingshöfer aufgetaucht. Hier meine ganz persönliche Kurzbewertung der zwei mir bekannten kostenlosen (unter Windwos laufenden) Tools:

GanttProject: http://ganttproject.biz/

Läuft halbwegs stabil, könnte schneller sein, ist sehr einfach zu bedienen und schön anzusehen. Kostenlos, außer der Geduld, die man manchmal bei aufwändigeren Neuberechnungen mitbringen muß. Dafür kann es auch mit MS-Project-Daten umgehen (Import/Export). GanttProject wird laufend weiterentwickelt, braucht Java als Laufzeitumgebung.

OpenWorkbench: http://www.openworkbench.org/

Ebenfalls kostenlos. Kann etwas mehr Projektmanagement, ist schneller, stabil, aber deutlich umständlicher zu bedienen. Altbacken anzusehen (auch ein Hygienefaktor bei Software) und ohne MS-Project-Schnittstelle. Bei der Weiterentwicklung scheint sich seit vielen Monaten nichts mehr zu tun.

Der Vollständigkeit halber: In der c’t 13/2007 gibt es einen Test von mehreren Projektmanagement-Tools, überwiegend kostenpflichtige, aber auch die beiden oben erwähnten.

Wenn Sie andere kennen, die kostenlos unter Windows eingesetzt werden können – immer her damit.

Edit: Grips ToDo ist ein weiteres Tool, in einer kostenlosen und einer kostenpflichtigen Version erhältlich. Im ersten zehnminütigen Kurztest nicht sofort intuitiv zu bedienen, macht aber einen mächtigen Eindruck, auch in der kostenlosen Variante. Aufgabenplanung, Gantt- und Netzplandiagramme sind enthalten, wobei das Gantt-Chart in den beiden anderen Programmen leistungsfähiger und intuitiver zu bedienen ist. Dafür bietet Grips viele Möglichkeiten, die Projektressourcen, Termine, Ansprechpartner, etc. zu verwalten. (Danke an Susanne für den Hinweis in den Kommentaren bei Bernd)

Edit2: OpenProj ist ein weiteres kostenloses Werkzeug, das ich aber noch nicht getestet habe. Da es auf Java basiert sollte es plattformübergreifend einsetzbar sein, u.a. für OS X. Laut Webseite kann es Daten mit Microsoft Project austauschen und unterstützt Gantt- und PERT-Charts.

Doppelt gut kommt MPM, das “masochistische Projektmanagement”. Die Anleitung ist recht einfach:

Man füge sich zunächst durch immer wieder aufgeschobene Entscheidungen einen möglichst langen, kontinuierlichen Schmerz zu. Um danach, wenn die Entscheidung dann doch noch – aber zu spät – gefallen ist, die Qualen beim Ausbaden der Konsequenzen und beim Rechtfertigen genüsslich auskosten zu können.

Spontane Assoziationen?

Einige wenige, aber grundlegene Überlegungen helfen, dass MPM Fiktion bleibt:

• Wie fühlt es sich an, wie lebt es sich, nachdem das Projekt erfolgreich war?
• Was sind dafür die erfolgskritischen Punkte?
• Was sind die weichen Erfolgsfaktoren für die späteren Nutzer?
• Und was muß dafür getan werden?
• Welches Wissen wird dafür gebraucht und wo kommt es her?
• Wo ist der kritische Pfad?
• Was kann zum kritischen Pfad werden, wenn Entscheidungen nicht getroffen werden?
• Wie “ticken” die Entscheider, die im Projektverlauf entscheidend sind?

Braucht man dazu jetzt Microsoft Project-Orgien? Nein, im Gegenteil. Nicht jeder baut gleich einen Airbus. Außerdem macht das keinen Spaß.

Meistens reicht eine Mindmap (das man z.B. im Fall vom Mindmanger mit wichtigen projektrelevanten Daten versehen und später sogar nach Project exportieren kann). Nicht zu vergessen: Eine klare und zeitnahe Entscheidungsstruktur, und – der schwierigere Teil – eine offene Kommunikationskultur im Projektteam. Apropos Projektteam, ein interessantes Zitat:

“Das ist Teil meines Jobs. Ich muss alles tun und dabei helfen, dass andere Leute ihre Arbeit gut erledigen können.” Jennifer Allerton, CIO Roche Pharma
(Quelle: Computerwoche 46/2006, S. 45)

Die Schmerzen werden dann allerdings weitestgehend ausbleiben.

...wenn Sie in den verschiedenen Meetings, die ein Unternehmen Tag für Tag heimsuchen, häufiger die folgenden oder ähnliche Statements zu hören bekommen. Oder gar selbst gebrauchen.

• “Ich nehme die Punkte mit in mein Team, wir nehmen sie für das nächste Team-Meeting auf die Agenda.”
• “Dann müssen wir halt mehr Gas geben, dann schaffen wir das schon.”
• “Natürlich würde das mit %%MegaZukunftsBubble%% sehr viel mehr Sinn machen. Damit kommt das dann richtig gut.”
• “Lass uns bis in %%VielZuHoheAnzahl%% Tagen ein Szenario zu diesem Vorschlag entwickeln.”
• “Ist ja grundsätzlich nur eine Kleinigkeit, die wir da ändern müssen.”
• “Nur wenn %%BeliebigKomplexeNichtGegebeneBedingung%% gegeben ist, kann das klappen.”

Und der allseits beliebte Klassiker:

• “Man sollte %%BeliebigeAussage%%.”

“Man sollte” in solchen Fällen kurz innehalten und die Grundlagen überdenken. Inhaltlich, team- und auch selbstbezogen.

Wenn Sie/Du Lust haben: Unten in den Kommentaren ist Platz für viele weitere “gute” Sprüche aus diesem rhetorischen Gruselkabinett ;-)

Der Projektmanagement- und Softwaretechnik-Experte Tom DeMarco stellt fest, dass gerade IT-Unternehmen zu viel Zeit für die Koordination verwenden. Das führt dazu, dass die Projekte nicht schnell genug vorangetrieben werden können, da wichtige Ressourcen für die Koordination gebunden werden. Das sei in einer sehr schnelllebigen Zeit mit dem entscheidenden Faktor Geschwindigkeit ein Problem.

Die Lösung: Projekte und Innovationen sorgfältiger auswählen und schneller vorantreiben. Auch auf Kosten von Fehlern.

via projektmanagement magazin

Auf die Frage, was denn die Erfolgsfaktoren für das Projektmanagement im Projekt “Internet” sind, antwortet Tim Berners-Lee im vorher schon zitierten Interview:

“This is a huge area – an answer would fill several books. But I think IT projects are about supporting social systems – about communications between people and machines. They tend to fail due to cultural issues.”

Kernaussage ist, dass Projektmanagement mit der Qualität der Zusammenarbeit und der Projekterfolg mit der Qualität der Soft-Facts in der Arbeit mit dem späteren Anwender steht und fällt.

In diesem Zusammenhang sagt er auch:

“The original idea of the Web was about supporting the way people already work socially [...]”

Wie üblich: So neu ist die Idee des Social Web also nicht. Aber vielleicht läuft das Projektmanagement für Web 2.0-Projekte mit den obigen, nicht neuen, Erkenntnissen ja besser. Schliesslich hat der Meister gesprochen.

An dieser Stelle ein kleiner Hinweis für die Zeitplanung für Web 2.0-Projekte: Ein Web-Jahr dauert genau 2,6 Monate.

Für alle, die mit Microsoft Project arbeiten und sich schon lange darüber ärgern, dass sie auf ihrem PocketPC nicht damit arbeiten können, gibt es Abhilfe. Signalkontor hat das kostenlose Plugin XD Mobile Project veröffentlicht.

Die Anwendung kann laut Webseite folgendes:

• Synchronisation der Daten mit dem mobilen Endgerät.
• Ansicht und Editieren der Projekt-Aufgaben auf dem mobilen Gerät.
• Sprachnotizen zu den Aufgaben hinterlegen. Diese werden synchorinisiert.

Zum Download auf der Seite von Signalkontor links unten auf den schwarzen Kasten klicken.