Immer auf der Suche nach wirklich nützlichen Tools, wird im Laufe eines Jahres viel Software auf meinem Notebook getestet. Nur wenige Werkzeuge schaffen es, zu einem festen Bestandteil meines Arbeitsalltags zu werden. Die Zeiterfassung Xpert Timer ist so ein Werkzeug.

Im Februar 2009 habe ich bereits über den Xpert Timer berichtet: Optimieren, abrechnen, bessere Angebote: Zeiten erfassen mit dem Xpert-Timer.

Meine Haupteinsatzgebiete sind das Zeitmonitoring, das Erfassen von Projektzeiten für die spätere Abrechnung und die Verbesserung der Zeitschätzungen für Angebote. In allen drei Punkten konnte ich mich spürbar verbessern.

Insbesondere die permanent sichtbare Zeitleiste erleichtert das Arbeiten enorm, mit nur einem Klick ist das Projekt gewechselt – sehr hilfreich z.B. bei Telefonaten. Und: Durch diese Leiste ist nur ein Minimum an Disziplin notwendig – für so lästige Aufgaben wie die Zeiterfassung ein nicht zu unterschätzender Vorteil…

Seit einigen Wochen habe ich die neue Version 2 des Xpert Timer im Einsatz. Mit einem verbesserten Kundenmanagement, erweiterten Möglichkeiten zur Erfassung von Projektkosten und einem Rechnungsmodul ist der Xpert-Timer fast schon ein projektorientiertes CRM geworden. Auch die erweiterten Reportingmöglichkeiten und viele kleine Arbeitserleichterungen wie Filtermöglichkeiten, Textbausteine und Druckvorlagen helfen im Alltag.

Eine ausführliche Beschreibung können Sie kostenlos auf akademie.de lesen: Herr der Zeiten. Erleichtern Sie sich die Arbeit mit Zeiterfassung durch den Xpert-Timer. Oder Sie informieren sich über den Leistungsumfang direkt beim Hersteller. Sie merken schon, ich bin sehr zufrieden.

Urlaubszeit, NetBook-Zeit. Nicht nur wenn man länger Urlaub macht, eine komplette Offlinezeit ist aller guten Vorsätze zum Trotz oft nicht möglich, manchmal vielleicht auch gar nicht gewollt. Um nicht viele Kilo Notebook mit sich herumschleppen zu müssen sind NetBooks eine leichte Alternative.

Es arbeitet sich wirklich gut damit: Klein, Gewicht etwas mehr als 1 Kilo, viele Stunden Akku-Laufzeit (mein Samsung NC10 kommt auf bis zu sieben Stunden). Ein kleines Manko bleibt allerdings: Der doch sehr kleine Bildschirm mit der NetBook-typischen Auflösung von 1024×600. Während die horizontale Auflösung von 1024 noch OK ist, ist die vertikale Auflösung von 600 Pixeln doch sehr einschränkend.

Es gibt immer noch Software, bei der Dialogboxen höher als 600 Pixel sind. Offensichtlich sind Programmierer zu sehr an hohe Auflösungen gewöhnt…

Das hat den unschönen Effekt, dass einige Optionen und natürlich auch die Buttons aus dem sichtbaren Bildbereich verschwinden. Da bleibt nur das blinde Experimentieren mit der Tabulator-Taste zum Springen auf die jeweils nächste Eingabemöglichkeit bzw. Shift-Tab zum Zurückspringen. Je nachdem, ob nun zwei oder drei Buttons und im zweiten Fall, ob der Abbrechen-Knopf in der Mitte oder rechts ist, kann das schon mal zu einer kleinen Trial-Error-Aktion ausarten.

Abhilfe schafft das kleine Tool Taekwindow, das sich ganz auf das Fensterhandling spezialisiert hat. Es ist klein, startet schnell und residiert künftig im Systemtray. Dort tut es nach der Grundeinstellung unbeobachtet seine Dienste.

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Adobe ist nicht nur Hersteller von Acrobat und Photoshop, sondern bietet auch leistungsfähige Online-Werkzeuge zur Teamarbeit. Eines davon ist Adobe ConnectNow, welches auf Flash basiert und über den Internetbrowser aufgerufen wird.

Nach der Registrierung steht der Meetingraum mit dem gewählten Namen zur Verfügung. Über diese Meetingraum-URL melden sich die Teilnehmer an. Das ganze kann so konfiguriert werden, dass jede Anmeldung eines Teilnehmers zu einem Meeting genehmigt werden muß. Die Meetingraum-URL bzw. der Name bleibt übrigens immer identisch.

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Es passiert doch auch im Jahr 2009 immer mal wieder: Mail mit Anhang verschickt – Fehlermeldung kommt zurück: “File exceeds size limit”.

Und schon wirds kompliziert: Große Anhänge aufteilen? Zeitraubend und oft nicht möglich. Up- und download via FTP? Alles andere als benutzerfreundlich, einen FTP-Space vorausgesetzt. Dateien verkleinern? Für manche Dateiformate gibt es dazu gute und praktikable Lösungen, zum Beispiel den FileMinimizer. Einen der zahlreichen kostenlosen Dienste nutzen um die Dateien im Netz abzulegen? Sicher eine vergleichsweise elegante Lösung. Aber will man die wichtigen Firmen-/Kundendaten wirklich einem Filesharing-Dienst anvertrauen?

Ein auf professionelle User zugeschnittener E-Mail-Dienst ist das aus dem tiefsten Bayern stammende, komplett web-basierende sendfy. Es ist darauf spezialisiert, große Dateien zu verschicken. Auf Geschäftskunden ausgerichtet sind die Merkmale:

• Hosting auf hochverfügbaren Servern für hohe Verlässlichkeit
• Durchgängige Verschlüsselung mit AES-256
• Keine Softwareinstallation notwendig
• Werbefreiheit bei den bezahlten Accounts
• Kein Verkauf und keine Weitergabe von persönlichen Daten
• Automatisches Löschen der Dateien nach 14 Tagen
• Monatliche Kündigung des Dienstes
• Empfangsbestätigung beim Lesen
• Ein persönliches Dashboard und eine persönliche Inbox sorgen für Überblick

Mit einem Free Account lässt sich der Dienst ohne zeitliches Limit testen und ist damit sicher auch für Privatleute interessant, die nur ab und zu ein paar große Dateien verschicken.

Wie fühlt sich sendfy an? (weiterlesen…)

Eine Frage: Wie erfassen Sie Ihre Arbeitszeit? In einem handgestrickten Excel-Sheet, mehr oder weniger regelmäßig und hoffentlich nicht nachträglich am Monatsende? Oder noch gar nicht?

Es spricht viel dafür, seine Arbeitszeit systematisch zu erfassen, nicht nur für Selbständige:

• Sie wollen Ihr Zeitmanagement verbessern? Dann ist es sehr hilfreich zu wissen, wo die Zeit den Tag über hingeht.
• Sie schreiben Rechnungen und rechnen Projekte nach Aufwand ab? Dann brauchen Sie für die Abrechnung einen Arbeitsnachweis – und das mit möglichst wenig lästigem Aufwand für die Projektzeiterfassung.
• Sie erstellen Angebote? Die Erfahrungen aus der Zeiterfassung helfen Ihnen dabei, realistischer und wirtschaftlicher zu kalkulieren. Aus eigener Erfahrung: Man verschätzt sich – meistens zu eigenen Ungunsten …
• Erfolgreiche Gewohnheiten helfen dabei, sich zu verbessern. Gerade im Zeitmanagement ist die direkte Zeiterfassung ein großartiges Hilfsmittel. Vorausgesetzt, sie geht einfach vonstatten.

Seien wir ehrlich: Eigentlich ist Zeiterfassung ein lästiger Job. Umso wichtiger ist, dass sie einfach ist: Möglichst nebenher zu erledigen, wenige Mausklicks und ohne erst langwierig Programme starten zu müssen.

Zeiterfassung darf nicht stören (weiterlesen…)

Eine echte Perle hat die Times online gestellt: das Times Archive. Darin lassen sich alle Beiträge der gedruckten Times seit 1.1.1785 online recherchieren.

“Every issue of The Times published between 1785-1985, digitally scanned and fully searchable”

Das sind die faszinierenden Dinge des Internet. Ob ein solches Angebot in Deutschland auch nach 7 Tagen wieder verschwinden müsste, wenn es von einem öffentlich-rechtlichen Anbieter käme?

Groß, größer, Powerpoint. Es ist immer wieder erstaunlich, wie schnell Powerpoint-Präsentationen die 10 MB-Grenze überschreiten. Gerade wenn man, wie ich, gerne mit Fotos und Bildern arbeitet. Nun ist Festplattenplatz günstig, zumindest der eigene, also könnte es egal sein.

Was aber, wenn die Datei per Mail verschickt werden soll und der Empfänger ein Limit für die E-Mail-Größe hat? Oder eine Quota für die Postfachgröße? Dann ist häufig schnell Schluß mit einem halbwegs komfortablen Versand. Auch auf gemeinsame Projekträume zur Ablage von Präsentationen hat man nicht immer zur Verfügung. Hilft also nichts, die Präsentation muß durchs E-Mail-Nadelöhr. Bleiben zwei Möglichkeiten: (weiterlesen…)

Kommandozeilenpuristen hier? Jetzt naht Unterstützung für die Internetrecherche. Der Browser ist zukünftig nur noch die Runtime-Umgebung für die Google-Shell zur Internetrecherche: goosh.org

Eine witzige Idee. Mich würde ja schon interessieren, wie viele Nutzer es gibt.
(via Recherchen Blog)

Da war doch mal was. Dem Kunden Müller hatte ich doch vor einiger Zeit eine E-Mail mit einem Anhang zum Thema Outlook geschickt. Wie so viele andere Mails an ihn. Jetzt geht die Sucherei los, ab in den Ordner und durch lange Listen gescrollt. Xobni, ein kostenloses Addon für Outlook ab Version 2003, bingt mehr Durchblick.

Xobni zeigt Ihnen zu jedem Kontakt und jeder E-Mail die wichtigen Informationen:

• Verwandte Kontakte zum Absender,
• E-Mail-Konversationen mit dem Absender,
• Anhänge, die mit dem Absender im Laufe der Zeit ausgetauscht wurden.

Kleine Schwächen zeigt die aktuelle Beta-Version von Xobni noch im Umgang mit den Kontaktdaten. Zum Beispiel werden nicht die vorhandenen Outlook-Kontakte genutzt und die Telefoniefunktion klappt nur mit Skype.

Trotz der kleinen Schwächen ist Xobni ein empfehlenswertes Werkzeug für Outlook-Nutzer. Der Nutzen liegt im schnelleren personenbezogenen Zugriff auf Ihre E-Mails.

Bei akademie.de gibt es eine ausführlichere Beschreibung von Xobni.

“Leute, verzichtet auf Emails, sie halten euch nur vom Arbeiten ab”

So zitiert Julius Endert im ad hoc-Blog des Handelsblatt Luis Suarez Rodriguez von IBM aus einem Vortrag auf der gerade zu Ende gegangenen Internet-Konferenz next08.

“Genau!”, möchte man im ersten Impuls rufen. Man kann es sogar noch toppen: “Leute, verzichtet auf das ganze Kommunikationsgedöhns und ihr habt unendlich viel Zeit.”

Quatsch, natürlich. Es kommt wie immer darauf an, den Werkzeugkasten zu beherrschen. Wenn Sie daraus das im Kontext richtige Werkzeug auswählen und das dann gut einsetzen, dann ist das die Lösung. Und nicht, die Schuld auf den Hammer zu schieben.

Wenn Sie Ihre Informationsarbeit gut organisieren, dann werden Sie auch mit E-Mail glücklich. Wenn Sie das nicht tun, dann werden Sie auch ohne E-Mail nicht glücklich. Im Gegenteil, eher werden Sie aufgrund gleicher Verhaltensweisen und der Heterogenität der Kanäle noch mehr absaufen.