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Immer auf der Suche nach wirklich nützlichen Tools, wird im Laufe eines Jahres viel Software auf meinem Notebook getestet. Nur wenige Werkzeuge schaffen es, zu einem festen Bestandteil meines Arbeitsalltags zu werden. Die Zeiterfassung Xpert Timer ist so ein Werkzeug.

Im Februar 2009 habe ich bereits über den Xpert Timer berichtet: Optimieren, abrechnen, bessere Angebote: Zeiten erfassen mit dem Xpert-Timer.

Meine Haupteinsatzgebiete sind das Zeitmonitoring, das Erfassen von Projektzeiten für die spätere Abrechnung und die Verbesserung der Zeitschätzungen für Angebote. In allen drei Punkten konnte ich mich spürbar verbessern.

Insbesondere die permanent sichtbare Zeitleiste erleichtert das Arbeiten enorm, mit nur einem Klick ist das Projekt gewechselt – sehr hilfreich z.B. bei Telefonaten. Und: Durch diese Leiste ist nur ein Minimum an Disziplin notwendig – für so lästige Aufgaben wie die Zeiterfassung ein nicht zu unterschätzender Vorteil…

Seit einigen Wochen habe ich die neue Version 2 des Xpert Timer im Einsatz. Mit einem verbesserten Kundenmanagement, erweiterten Möglichkeiten zur Erfassung von Projektkosten und einem Rechnungsmodul ist der Xpert-Timer fast schon ein projektorientiertes CRM geworden. Auch die erweiterten Reportingmöglichkeiten und viele kleine Arbeitserleichterungen wie Filtermöglichkeiten, Textbausteine und Druckvorlagen helfen im Alltag.

Eine ausführliche Beschreibung können Sie kostenlos auf akademie.de lesen: Herr der Zeiten. Erleichtern Sie sich die Arbeit mit Zeiterfassung durch den Xpert-Timer. Oder Sie informieren sich über den Leistungsumfang direkt beim Hersteller. Sie merken schon, ich bin sehr zufrieden.

You have new Mail! Das Telefon klingelt! Das Handy auch, eine SMS! Die News aus dem Netz rauschen an Ihnen vorbei. Zeit für einen Kaffee? Die Kollegin von nebenan klopft an der Tür! Wäre das alles gleichzeitig, dann könnte man darüber lachen. Es kommt aber nacheinander…

Den Teilnehmern meiner Seminare versuche ich immer zu vermitteln, dass es ein Hauptziel im persönlichen Informationsmanagement ist, die Fremdbestimmtheit zu minimieren. Es geht darum, selbstbestimmt zu agieren anstatt zu reagieren.

Zugegeben, das ist nicht immer einfach. Zu sehr sind wir oft in den Strukturen und Gewohnheiten verfangen. Zu vielseitig sind die Kommunikaitonskanäle. Früher konnte man einfach die Tür zumachen, das ist heute vermeindlich nicht mehr so einfach.

Aber was ist die Alternative? Jedem gepiepse beim Eintreffen einer neuen Mail hinterher zu hecheln? Geschwindigkeitsrekorde beim Annehmen von Gesprächen aufstellen? Ja keine News zu versäumen? Viel Kommunikation vermittelt das Gefühl, viel getan zu haben. Allerdings: “getan” ungleich “erreicht”.

Nur allzu oft erwischen wir uns selbst dabei, wie wir uns von anderen deren Prioritäten aufdrängen lassen. Jede Kommunikation spiegelt zunächst die Dringlichkeit des Initiators wider. Der Anruf mag für den Anrufer dringend sein, die E-Mail brisant formuliert. Und wo bleiben Ihre Prioritäten als Empfänger?

Wohlgemerkt, es geht nicht darum, zum Kameradenschwein zu mutieren. Es geht auch nicht darum, die eigenen Prioritäten über die des Kommunikationspartners zu setzen. Letztlich ist aber niemandem damit geholfen, wenn wir selbst mit unserer Arbeit nicht zu Potte kommen. Es ist also eine – immer beidseitige – faire Abwägung von Dringlichkeiten und Interessen. Das sollte sich im Idealfall selbst regulieren. Schließlich profitieren Sie selbst von dieser Fairness, Sie sind ja ebenfalls Initiator…

Nutzen Sie das Jahresende zum 3-Punkte-Programm zur Wiedergewinnung der informationellen Selbstbestimmung:

1. Schalten Sie jetzt gleich die Benachrichtigung bei neuen E-Mails komplett ab, auch die visuellen, und legen Sie die Stummschaltefunktion auf eine Schnellwahltaste Ihres Telefons und Handies.
2. Beginnen Sie heute damit, öfter mal ganz bewußt die virtuelle Tür zu Ihrem Arbeitsplatz zu schließen.
3. Nutzen Sie die Weihnachtstage und klären Sie Ihre Prioritäten: Was ist für Ihren Job das erfolgsentscheidende? Für die fachlichen Ergebnisse und für Ihr persönliches Fortkommen. Woran werden sie wirklich gemessen?

Persönliches Informationsmanagement ist Gelassenheit.

P.S.: Jetzt rufe ich mal in Berlin zurück und schaue, ob der Anruf gerade eben dringend war.

Vor einem Monat hatte ich schon mal über die neue Dienstleistung der virtuellen persönlichen Assistenten berichtet. Jetzt hatte ich die Gelegenheit, ein kleines Interview mit Bastian Köhnert zu führen. Bastian ist einer der Gründer des ersten deutschen Anbieters von VPA-Dienstleistungen: strandschicht.

Hallo Bastian. Schön, dass Du Zeit für ein kleines Interview hast. Koordiniert haben wir das ohne eine virtuelle persönliche Assistentin. Was sind VPAs überhaupt?

Virtuelle Persönliche Assistenten unterscheiden sich in zwei wichtigen Punkten von einem klassischen Assistenten oder einer Aushilfe: (weiterlesen…)

“Ein gutes Mittel gegen die Managerkrankheit:
Stecke mehr Zeit in deine Arbeit als Arbeit in deine Zeit.”

Friedrich Dürrenmatt

ist es nicht verblüffend, wie man sich mit Ausrede-Aktivitäten ein wunderbar beschäftigtes und aktives Gefühl verschaffen kann, ohne dem eigentlichen Ziel wirklich einen konkreten Schritt näher zu kommen?

Sie müssen alles selber erledigen? Müssen Sie nicht. Es gibt seit kurzem die ersten deutschen Virtuellen Assistenten. So virtuell sind sie allerdings gar nicht, es sind Menschen aus Fleisch und Blut, mit hervorragenden Sprachkenntnissen, nur die Kommunikation findet virtuell statt. Weil die Assistenten und Assistentinnen nicht persönlich vor Ort sitzen, sind sie günstig: Zwischen zehn und fünfzehn Euro pro Arbeitsstunde muß man aktuell einkalkulieren.

Dafür schaffen sie alles weg, was langweilige Routine oder lästig ist und die Aufgabenliste verstopft. Die Wirtschaftswoche berichtet: Arbeitserleichterung. Wie Virtuelle Persönliche Assistenten das Sekretariat ersetzen. Gerade für kleine Unternehmer eine sehr interessante Option, um die lästigen und unproduktiven Jobs loszuwerden und mehr Zeit für das eigentlich Wichtige freizuschaufeln.

Ein deutscher Anbieter ist strandschicht.de. Die Macher sitzen in Berlin, die Assistenten und Assistentinnen in Polen. Zum Einführungspreis von 5 statt 10 Euro pro Stunden können Sie im Moment testen, ob Sie die Qualität und die neue Art, Ihre To-Do-Liste zu leeren überzeugt.

Sie wissen spontan gar nicht, was Sie delegieren könnten oder sind skeptisch, ob es wirklich was bringt? Lassen Sie sich vom praktischen Test von Markus Albers inspirieren.

P.S.: Ein Interview mit Bastian Kröhnert, einem der Gründer von strandschicht.de, gibt es in den nächsten Tagen.

Manche alte Herren des Zeitmanagement empfehlen: das ganze Technikzeugs ignorieren. Das würde viel Zeit sparen.

Kann man machen, muß man nicht. Man kann auch seine Methoden und Gewohnheiten anpassen, nachdem man ausprobiert (!) hat, ob eine neue Technologie einen persönlichen Nutzen bringt. Das wäre dann die positive Einstellung. Denn es geht nicht darum Zeit zu sparen, sondern darum, Zeit zielführend zu nutzen.

NZZ Online: Nicht mehr abschalten können

“Einfach mal abschalten” ist ein sehr richtiger Tipp. Die Betonung liegt allerdings auf “mal” und nicht darauf, Neues erst gar nicht einzuschalten.

Eine Frage: Wie erfassen Sie Ihre Arbeitszeit? In einem handgestrickten Excel-Sheet, mehr oder weniger regelmäßig und hoffentlich nicht nachträglich am Monatsende? Oder noch gar nicht?

Es spricht viel dafür, seine Arbeitszeit systematisch zu erfassen, nicht nur für Selbständige:

• Sie wollen Ihr Zeitmanagement verbessern? Dann ist es sehr hilfreich zu wissen, wo die Zeit den Tag über hingeht.
• Sie schreiben Rechnungen und rechnen Projekte nach Aufwand ab? Dann brauchen Sie für die Abrechnung einen Arbeitsnachweis – und das mit möglichst wenig lästigem Aufwand für die Projektzeiterfassung.
• Sie erstellen Angebote? Die Erfahrungen aus der Zeiterfassung helfen Ihnen dabei, realistischer und wirtschaftlicher zu kalkulieren. Aus eigener Erfahrung: Man verschätzt sich – meistens zu eigenen Ungunsten …
• Erfolgreiche Gewohnheiten helfen dabei, sich zu verbessern. Gerade im Zeitmanagement ist die direkte Zeiterfassung ein großartiges Hilfsmittel. Vorausgesetzt, sie geht einfach vonstatten.

Seien wir ehrlich: Eigentlich ist Zeiterfassung ein lästiger Job. Umso wichtiger ist, dass sie einfach ist: Möglichst nebenher zu erledigen, wenige Mausklicks und ohne erst langwierig Programme starten zu müssen.

Zeiterfassung darf nicht stören (weiterlesen…)

Prokrastination, Aufschieberitis, morgen ist auch noch ein Tag…